Embora tenha havido um grande impulso pós-pandemia para migrar para a nuvem, alguns escritórios de advocacia ainda se encontram em uma encruzilhada entre manter seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS) tradicional no local e fazer a transição para uma solução mais econômica baseada na nuvem. As implicações financeiras de manter os sistemas locais estão se tornando uma preocupação significativa para as práticas jurídicas que analisam suas despesas gerais, fluxos de trabalho e lucratividade.

Com base no blog de Rebecca Sattin sobre 5 sinais de que é hora de evoluir do local para a nuvem, vamos nos aprofundar no primeiro sinal, que se concentra nos custos crescentes de manutenção de um DMS no local.

O ônus financeiro dos sistemas locais

Os sistemas locais exigem investimentos iniciais substanciais em hardware e software. Essa configuração tradicional não envolve apenas o desembolso de capital inicial, mas também despesas contínuas relacionadas à manutenção, aos upgrades e à segurança, muito tempo depois de os benefícios da depreciação terem terminado. A Forrester estima, em um Estudo de Impacto Econômico Total, que a mudança para soluções em nuvem é de 30% a 50% mais barata do que a atualização de servidores no local e reduz os custos administrativos em 40%.

Compare isso com a experiência da Carbert Waite no uso de software baseado em nuvem: "Manter o hardware local é uma grande despesa de capital", diz Dylan Snowdon, sócio e membro do Comitê Executivo. "O você tem que depreciá-lo por alguns anos e depois tem outra grande despesa de capital. Portanto, mudar para um DMS na nuvem foi certamente algo que nos interessou como parte de nosso roteiro geral de TI."

Preocupações com a escalabilidade e a flexibilidade

Os DMSs locais são notoriamente rígidos e a maioria dos sistemas já está em funcionamento há algum tempo, com conjuntos de dados cada vez maiores. À medida que os escritórios de advocacia crescem, o dimensionamento da infraestrutura para atender ao aumento da demanda pode ser caro e demorado. E alguns escritórios compram capacidade em excesso para garantir que possam lidar com picos de carga, que podem ocorrer com pouca frequência, o que leva ao desperdício de recursos e a ineficiências.

A escalabilidade era uma das principais prioridades quando a startup Astraea Group começou a procurar um novo DMS. "Queríamos uma solução que fosse adequada ao tamanho da empresa que temos agora e que pudesse crescer conosco, para que não tivéssemos que mudar de sistema em um ou dois anos", diz Nina Stewart, fundadora. A mudança para uma plataforma baseada em nuvem resolveu esse problema, permitindo que a empresa obtivesse um rápido retorno sobre o investimento.

O obstáculo da segurança e da conformidade

Embora a segurança seja frequentemente apontada como um ponto forte das soluções locais, a realidade pode ser diferente. Muitas estruturas de segurança para sistemas locais foram projetadas para proteger os dados dentro das quatro paredes da empresa. As necessidades atuais de acesso remoto apresentam maiores riscos e desafios de segurança que a nuvem pode resolver.

O fato é que a maioria dos escritórios de advocacia simplesmente não pode dedicar os recursos à segurança cibernética robusta que um provedor de DMS baseado em nuvem pode. "As violações de dados de alto perfil foram um verdadeiro alerta para o setor jurídico na Austrália. Reconhecemos rapidamente que transferir nosso gerenciamento de documentos para a nuvem nos daria uma camada adicional de segurança", explica Marco Marcello, gerente de sistemas de informação da Lavan.

Tempo de inatividade e manutenção: Custos ocultos

Outro problema significativo é o tempo de inatividade associado aos sistemas locais. Para os escritórios de advocacia, em que as horas faturáveis estão diretamente relacionadas à receita, o tempo de inatividade não é apenas um inconveniente; é um dreno financeiro direto. (Levante a mão se o seu indexador parou de funcionar para permitir a pesquisa ou simplesmente bloqueou o sistema).

O você não está convencido? Aqui estão os dados frios e concretos: Em uma pesquisa realizada em 2022, 44% dos entrevistados avaliaram o custo do tempo de inatividade da TI em US$ 16.700 por servidor/por minuto, o que equivale a aproximadamente US$ 1 milhão por hora.

Os provedores de nuvem têm recursos dedicados para colocar os servidores novamente on-line rapidamente e reduzir os custos quando surgem problemas. A questão é: sua empresa tem?

Expectativas de clientes e funcionários

Os clientes e a força de trabalho de hoje esperam agilidade e flexibilidade semelhantes às que experimentam ao lidar com outras empresas. Isso é algo que os sistemas locais têm dificuldade de oferecer. Os clientes querem uma colaboração mais fácil nos serviços jurídicos, e os advogados talentosos estão buscando flexibilidade em seus ambientes de trabalho, para que possam trabalhar onde e quando precisarem.

Um DMS baseado em nuvem pode dar aos funcionários a flexibilidade de que precisam para prestar um serviço de primeira linha ao cliente. Isso também é bom para o crescimento e a estabilidade da empresa em longo prazo:

"Permitir que a equipe acesse nossos documentos de qualquer lugar usando o dispositivo de sua preferência está se tornando cada vez mais importante", explica Julie Berry, parceira de TI da Saffery. "Acreditamos que isso é crucial para a produtividade e a felicidade dos funcionários, pois procuramos atrair e reter os melhores talentos."

Conclusão: É hora de mudar?

Os custos operacionais associados à manutenção de um sistema de gerenciamento de documentos no local são insustentáveis para escritórios de advocacia competitivos. A transição para um DMS baseado em nuvem não apenas resolve o problema financeiro, mas também posiciona os escritórios para atender melhor às expectativas dos clientes e funcionários, ao mesmo tempo em que aumenta sua capacidade de expansão e adaptação às demandas do mercado.

À medida que os escritórios de advocacia enfrentam esses desafios financeiros e operacionais, a escolha se torna evidente. Investir em tecnologias de nuvem não é mais apenas uma decisão operacional; é um movimento estratégico essencial para preparar um escritório de advocacia para o futuro em uma era digital.

Os escritórios de advocacia que desejam permanecer competitivos em um mercado cada vez mais digital devem considerar esses fatores e avaliar os possíveis benefícios que uma migração para a nuvem pode trazer. O investimento inicial na transição para a nuvem é rapidamente compensado pela redução dos custos operacionais, maior escalabilidade, segurança aprimorada e capacidade de atender às expectativas modernas.

Ao considerar as vantagens significativas de evoluir para a nuvem em seu escritório de advocacia, é fundamental separar os fatos da ficção. O você pode se aprofundar nas realidades da tecnologia baseada em nuvem com o nosso guia, Mitos da nuvem - desmascarados! Obtenha percepções claras e tome decisões informadas para garantir que seu escritório permaneça competitivo na era digital. Baixe sua cópia hoje mesmo e conduza sua empresa para um futuro mais econômico e produtivo na nuvem.