Aunque después de la pandemia hubo un gran impulso para pasarse a la nube, algunos bufetes de abogados siguen encontrándose en una encrucijada entre mantener su sistema de gestión documental (DMS) tradicional en las instalaciones o hacer la transición a una solución más rentable basada en la nube. Las implicaciones financieras de seguir con los sistemas on-prem se están convirtiendo en una preocupación importante para los despachos de abogados que revisan sus gastos generales, flujos de trabajo y rentabilidad.

Partiendo del blog de Rebecca Sattin sobre 5 señales de que ha llegado el momento de evolucionar de on-prem a la nube, profundicemos en la primera señal, que se centra en el aumento de los costes de mantenimiento de un SGD on-premise.

La carga financiera de los sistemas in situ

Los sistemas in situ requieren importantes inversiones iniciales en hardware y software. Esta configuración tradicional no sólo implica un desembolso inicial de capital, sino también gastos continuos relacionados con el mantenimiento, las actualizaciones y la seguridad mucho después de que hayan terminado los beneficios de la amortización. Forrester estima en un estudio sobre el impacto económico total que pasarse a las soluciones en la nube es entre un 30 y un 50% más barato que actualizar los servidores in situ y reduce los costes administrativos en un 40%.

Compárelo con la experiencia de Carbert Waite en el uso de software basado en la nube: "Mantener el hardware in situ supone un gran gasto de capital", afirma Dylan Snowdon, socio y miembro del Comité Ejecutivo. "Tienes que amortizarlo durante unos años y luego tienes otro gran gasto de capital. Así que pasar a un DMS en la nube era sin duda algo que nos interesaba como parte de nuestra hoja de ruta general de TI."

Preocupaciones de escalabilidad y flexibilidad

Los SGD in situ son notoriamente rígidos y la mayoría de los sistemas llevan algún tiempo en servicio con conjuntos de datos cada vez mayores. A medida que los bufetes crecen, ampliar la infraestructura para satisfacer el aumento de la demanda puede resultar costoso y llevar mucho tiempo. Y algunos bufetes compran capacidad en exceso para asegurarse de que pueden hacer frente a los picos de carga, que pueden producirse con poca frecuencia, lo que conduce al despilfarro de recursos y a la ineficacia.

La escalabilidad era una de las principales prioridades cuando la nueva empresa Astraea Group empezó a buscar un nuevo SGD. "Queríamos una solución que fuera adecuada para el tamaño de empresa que somos ahora y que pudiera crecer con nosotros, para no tener que cambiar de sistema en uno o dos años", afirma Nina Stewart, fundadora. El cambio a una plataforma basada en la nube resolvió ese problema, permitiendo a la empresa ver un rápido retorno de su inversión.

El obstáculo de la seguridad y el cumplimiento

Aunque la seguridad suele promocionarse como un punto fuerte de las soluciones locales, la realidad puede ser diferente. Muchas estructuras de seguridad de los sistemas locales se diseñaron para proteger los datos dentro de las cuatro paredes de la empresa. Las necesidades actuales de acceso remoto presentan mayores riesgos y retos de seguridad que la nube puede abordar.

La cuestión es que la mayoría de los bufetes de abogados simplemente no pueden dedicar los recursos a una ciberseguridad robusta que sí puede dedicar un proveedor de DMS basado en la nube. "Las filtraciones de datos de alto perfil fueron una auténtica llamada de atención para el sector legal en Australia. Enseguida nos dimos cuenta de que trasladar nuestra gestión documental a la nube nos aportaría una capa de seguridad añadida", explica Marco Marcello, director de sistemas de información de Lavan.

Tiempo de inactividad y mantenimiento: Costes ocultos

Otro problema importante es el tiempo de inactividad asociado a los sistemas locales. Para los bufetes de abogados, donde las horas facturables se correlacionan directamente con los ingresos, el tiempo de inactividad no es sólo un inconveniente; es una sangría financiera directa. (Levante la mano si su indexador ha dejado de funcionar para permitir la búsqueda o simplemente bloquea el sistema).

¿No está convencido? Aquí están los datos fríos y duros: En una encuesta realizada en 2022, el 44% de los encuestados cifró el coste del tiempo de inactividad de TI en 16.700 dólares por servidor/minuto, lo que equivale aproximadamente a un millón de dólares por hora.

Los proveedores de la nube disponen de recursos dedicados para volver a poner en línea los servidores rápidamente y mitigar los costes cuando surgen problemas. La pregunta es, ¿lo hace su empresa?

Expectativas de clientes y empleados

Los clientes y los trabajadores de hoy en día esperan una agilidad y una flexibilidad similares a las que experimentan cuando tratan con otras empresas. Eso es algo que los sistemas locales tienen dificultades para ofrecer. Los clientes quieren una colaboración más sencilla en los servicios jurídicos, y los abogados con talento buscan flexibilidad en sus entornos de trabajo, para poder trabajar donde y cuando lo necesiten.

Un DMS basado en la nube puede dar a los empleados la flexibilidad que necesitan para ofrecer un servicio al cliente de primer nivel. También es bueno para el crecimiento y la estabilidad a largo plazo del bufete:

"Permitir que el personal acceda a nuestros documentos desde cualquier lugar utilizando el dispositivo de su elección es cada vez más importante", explica Julie Berry, socia de TI en Saffery. "Creemos que esto es crucial para la productividad y la felicidad de los empleados, ya que buscamos atraer y retener a los mejores talentos".

Conclusiones: ¿Es hora de cambiar?

Los costes operativos asociados al mantenimiento de un sistema de gestión documental in situ son insostenibles para los bufetes de abogados competitivos. La transición a un SGD basado en la nube no sólo aborda la sangría financiera, sino que también posiciona a los bufetes para satisfacer mejor las expectativas de clientes y empleados, al tiempo que mejora su capacidad para escalar y adaptarse a las demandas del mercado.

A medida que los bufetes se enfrentan a estos retos financieros y operativos, la elección se hace evidente. Invertir en tecnologías en la nube ya no es sólo una decisión operativa; es un movimiento estratégico fundamental para garantizar el futuro de un bufete de abogados en la era digital.

Los bufetes de abogados que deseen seguir siendo competitivos en un mercado cada vez más digital deben tener en cuenta estos factores y evaluar los beneficios potenciales que podría aportar una migración a la nube. La inversión inicial en la transición a la nube se ve rápidamente compensada por la reducción de los costes operativos, la mejora de la escalabilidad, la mayor seguridad y la capacidad de satisfacer las expectativas modernas.

Al considerar las importantes ventajas de evolucionar hacia la nube para su bufete de abogados, es crucial separar la realidad de la ficción. Profundice en las realidades de la tecnología basada en la nube con nuestra guía, Mitos sobre la nube - Desacreditados¡! Obtenga una visión clara y tome decisiones informadas para garantizar que su bufete siga siendo competitivo en la era digital. Descargue su copia hoy mismo y guíe a su bufete hacia un futuro más rentable y productivo en la nube.