I vårt tidigare blogginlägg diskuterade vi de stigande driftskostnaderna för att underhålla lokala dokumenthanteringssystem (DMS) på advokatbyråer. I det här inlägget kommer vi att fokusera på en annan viktig aspekt som tvingar byråer att omvärdera sin tekniska infrastruktur: behovet av skalbarhet.

Begränsningarna med lokala lösningar

Traditionella lokala DMS-plattformar är ofta byggda på infrastrukturer baserade på fysiska platser och har inte utformats – och än mindre optimerats – för att hantera snabba förändringar i efterfrågan.  

En rapport från NRDC visar att den genomsnittliga utnyttjandegraden för lokala servrar endast är 12–18 % av kapaciteten, vilket tyder på ett betydande slöseri med resurser under perioder med låg belastning. Samtidigt har dessa system fortfarande svårt att hantera belastningstoppar på ett effektivt sätt.

Däremot är molnet ”helt logiskt”, som Ewa Krysmann från Ploum förklarar:

”Jag behöver inte oroa mig för serveradministration, underhåll och energiförbrukning... [Vi] kan skala upp eller ner efter behov.”

Kravet på skalbarhet i moderna advokatbyråer

Advokatbyråer har varierande arbetsbelastning som kan fluktuera kraftigt på grund av faktorer som tillväxt, nyanställningar och kundernas krav. För företag som måste anpassa sig till snabbt föränderliga marknadsförhållanden och stödja tillväxt är det avgörande att kunna skala resurser snabbt och effektivt. Molnet erbjuder en elastisk miljö där resurser kan skalas upp eller ned omedelbart, vilket säkerställer att företagen bara betalar för det de behöver, när de behöver det.

Fördelarna med molnens skalbarhet

Genom att migrera till ett molnbaserat DMS kan advokatbyråer dra nytta av skalbar elasticitet. Det innebär att man dynamiskt kan skala upp datorresurserna för att möta byråns operativa behov från stund till stund – utan de ledtider och den omfattande planering som krävs för att skala upp lokal infrastruktur.  

Gartners forskning visar vidare att över 85 % av företagen kommer att anamma en molnbaserad strategi senast 2025, främst på grund av den skalbarhet och flexibilitet som molnmiljöer erbjuder.

Ofta får äldre lokala system fortsätta att fungera på grund av de betydande investeringar som krävs för att köpa, supporta och underhålla ny hårdvara samt migrera befintliga data till nya system. Med ett molnbaserat DMS fördelas dina kostnader jämnt varje månad och är förutsägbara. Du har alltid tillgång till den senaste tekniken och uppdateringarna utan att behöva hantera det själv, vilket garanterar optimal prestanda hela tiden utan de stora extra uppgraderingskostnaderna vartannat år.

Förbättrad prestanda och kundservice

Med molnlösningar kan advokatbyråer skala resurser och förbättra prestandan under perioder med hög belastning.  

Amazon Web Services rapporterar att molnet erbjuder en minskning av applikationslatensen med 38 % jämfört med lokala installationer, vilket kan förbättra kundservicen och den operativa effektiviteten avsevärt. Denna prestandaförbättring är avgörande för de många dataintensiva dokumentflöden som är vanliga inom juridiken, till exempel förberedelser inför avslut och stora domstolsansökningar.

En övergång till molnet förbättrar också företagets möjlighet att tillhandahålla kundportaler för säker delning av dokument från deras DMS med kunder, experter eller andra vittnen. Dessa parter och andra kan också ladda upp filer direkt till företagets arbetsyta utan att överbelasta e-postinkorgarna. Fullständiga revisionsspår kan visa mottagningsbevis och åtkomstkontroller säkerställer att endast relevant personal har tillgång till känsligt innehåll.

Stöd för samarbete vid distansarbete

Den växande efterfrågan på flexibilitet bör inte underskattas – hela 98 % av de anställda skulle föredra att arbeta på distans, åtminstone en del av tiden. Företag bör prioritera verktyg som stöder flexibelt arbete för att attrahera och behålla de bästa talangerna.  

"Allt fler riktigt smarta akademiker söker sig till miljöer där de kan arbeta flexibelt", säger Henry Humphreys, managing partner på Humphreys Law. "Vi vill rekrytera de bästa talangerna. När man sedan lägger till de bästa verktygen får man en konkurrensfördel."

Lyckligtvis tillgodoser skalbarheten hos ett molnbaserat DMS detta behov genom att teammedlemmarna kan komma åt dokument och samarbeta i realtid, oavsett var de befinner sig fysiskt, vilket ytterligare förbättrar företagets flexibilitet och reaktionsförmåga.

Slutsats: Molnet är en strategisk nödvändighet

För advokatbyråer blir övergången från ett lokalt till ett molnbaserat dokumenthanteringssystem en strategisk nödvändighet. Det gör det möjligt för advokatbyråer att hantera upp- och nedgångar i det juridiska arbetet på ett mer effektivt sätt och säkerställer att de är tillräckligt flexibla för att kunna möta framtida utmaningar och möjligheter. I takt med att den juridiska branschen fortsätter att utvecklas kommer skalbarhet att förbli en nyckelfaktor för att upprätthålla konkurrenskraften och leverera exceptionellt kundvärde.

Advokatbyråer måste se bortom de traditionella gränserna för IT-infrastruktur och omfamna molnet som ett sätt att driva inte bara operativ flexibilitet utan också långsiktig strategisk affärstillväxt.

‍