Ploum, den annorlunda nederländska advokatbyrån, brinner för att införa innovativa tekniker som verkligen hjälper verksamheten och delar med sig av sin resa till molnet med NetDocuments.

”Molntjänster och programvara som tjänst är helt logiskt för mig. Jag behöver inte oroa mig för serveradministration, underhåll och energiförbrukning. Kapitalinvesteringen är minimal, men vi kan skala upp efter behov.”

Ewa Krysmann, IT-chef, Ploum

Det dynamiska företaget började sin jakt på ett dokumenthanteringssystem redan 2014. Idag använder alla på Ploum NetDocuments, oavsett om de är jurister, ekonomer, marknadsförare eller HR-specialister.

Utmaning: Behovet av förändring

Ploum ville göra sin dokumenthantering mer effektiv, enkel och flexibel, och insåg vikten av att hitta en teknik som kunde anpassas till de föränderliga arbetsformerna hos företagets medarbetare och partners.

”Världen och arbetslivet förändras ständigt. Jag letar alltid efter nya tekniker och verktyg som kan hjälpa oss att leverera utmärkt service till våra kunder”, förklarar IT-chefen Ewa Krysmann, som har arbetat på Ploum i 17 år.

Under den tiden har Krysmann sett och drivit många förändringar och har en framgångsrik meritlista när det gäller att implementera tekniska innovationer för att driva positiva affärsresultat.

Från början var en molnbaserad lösning ett måste.

”Moln och programvara som tjänst är helt logiskt för mig. Jag behöver inte oroa mig för serveradministration, underhåll och energiförbrukning. Kapitalinvesteringen är minimal, men vi kan skala upp efter behov”, förklarar Krysmann.

”Våra medarbetare kan verkligen arbeta var som helst och göra allt i molnet. Flera av våra partners reser världen runt i sitt arbete och betraktar sig nu som framgångsrika digitala nomader. De är överens om att NetDocuments ger uppenbara och trovärdiga affärsfördelar till en rimlig kostnad.”

Ewa Krysmann, IT-chef, Ploum

Lösning: En plattform och partner med en vision för framtiden

Redan från den första demonstrationen gjorde NetDocuments intryck på även de mest erfarna juristerna på Ploum tack vare sin användbarhet och uppenbara fördelar. NetDocuments valdes som en beprövad, äkta molnplattform med en robust säkerhetsprofil, övertygande användbarhet och en vision om kontinuerlig produktutveckling.

”NetDocuments lovade att de skulle fortsätta att förnya och förbättra sina produkter. Det är precis vad de har gjort, och det är precis vad vi vill ha av en teknikpartner”, säger Krysmann.

Införandet på Ploum skedde i två faser. Först var det en liten distinkt grupp – notarierna – ett team på 20 personer. Den andra fasen omfattade hela byrån, juridiska och funktionella team, totalt 135 anställda.

”Denna strategi fungerade bra för oss eftersom vi måste hålla notariearbetet helt åtskilt från våra advokater, så de utgjorde en naturlig och hanterbar utgångspunkt. Det innebar också att vi då hade en informell grupp av NetDocuments-hjälpare på plats för den mycket större lanseringen”, förklarade Krysmann.

Resultat: Hur ser framgång ut?

Krysmanns team använde en kombination av klassisk utbildning och golvpromenader för att säkerställa att alla kände sig bekväma med att använda de nya verktygen. Även advokater som vanligtvis inte ser fram emot förändringar har insett fördelarna. Ploum ville hjälpa dem som inte var så tekniskt kunniga att snabbt uppleva fördelarna med tekniken.

"Vårt ledningsteam förstår att nästa generation advokater är företagets framtid, och sedan lanseringen har de själva upplevt fördelarna med att arbeta med NetDocuments", säger Krysmann.

Värdet i NetDocuments bevisades mycket snart efter implementeringen, under en betydande och uppmärksammad konkursärende där Ploum behövde samarbeta med flera andra företag.

”Det fanns en enorm mängd data att lagra, hantera och dela mellan personer inom och utanför företaget. Vi hade NetDocuments och det gav oss en klar fördel jämfört med de andra advokatbyråerna som var inblandade”, säger Krysmann.

NetDocuments blev snabbt ett bevis på att företagets molnstrategi var rätt. Företaget har nu gått över till ett molnbaserat PMS, Microsoft Office 365, och använder även Microsoft Surface-surfplattor.

”Våra medarbetare kan verkligen arbeta var som helst och göra allt i molnet. Flera av våra partners reser världen runt i sitt arbete och ser sig själva som framgångsrika digitala nomader. De är överens om att NetDocuments ger uppenbara och trovärdiga affärsfördelar till en rimlig kostnad”, säger Krysmann.

Framtiden: Implementering av verktyg för förbättrad samverkan

Ploum planerar att använda ndMail™ och ndThread™ under 2019. Krysmann är övertygad om att samarbetet och kommunikationen som ligger till grund för dessa verktyg kommer att bli en succé på företaget.

”Samarbetet och kommunikationen som är kärnan i ndThread kommer att förbättra och organisera e-kommunikationen i konversationsstil. Vi kommer också att kunna kommentera och samarbeta direkt i ett dokument, även när vi arbetar i team på olika platser. Dessutom blir det ännu enklare att arkivera e-postmeddelanden med ndMail”, säger Krysmann.

Även partnerna är med på tåget: ”Vi har alltså det ideala – erfarna jurister som hjälper till med förändringen. När man börjar prata om något nytt skapas ett intresse och en efterfrågan. När innovationen väl landar vill alla ha den”, avslutar Krysmann.

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.