Apasionado por la adopción de tecnologías innovadoras que realmente ayuden a su negocio, Ploum, el bufete de abogados holandés con una diferencia, comparte su viaje de NetDocuments a la nube.

"La nube y el software como servicio tienen sentido para mí. Me despreocupo de la administración del servidor, el mantenimiento y el consumo de energía. La inversión de capital es nominal, pero podemos escalar según dicten las necesidades del negocio."

Ewa Krysmann, Directora de TI, Ploum

Esta dinámica empresa empezó a buscar un sistema de gestión documental en 2014. Hoy en día, todo el mundo en Ploum utiliza NetDocuments, ya sea un asesor o un profesional de finanzas, marketing o recursos humanos.

Desafío: la necesidad de cambio

Ploum quería que su gestión documental fuera más eficaz, sencilla y flexible, y reconocía la importancia de encontrar una tecnología que se adaptara a la evolución de los estilos de trabajo de los asociados y socios del bufete.

"El mundo y el trabajo cambian constantemente. Siempre estoy buscando nuevas tecnologías y herramientas que puedan ayudarnos a prestar un servicio excelente a nuestros clientes", explica la Directora de Informática, Ewa Krysmann, que lleva 17 años en Ploum.

Durante ese tiempo, Krysmann ha visto e impulsado muchos cambios y tiene un historial de éxitos en la aplicación de innovaciones tecnológicas para impulsar resultados empresariales positivos.

Desde el principio, era imprescindible una solución basada en la nube.

"La nube y el software como servicio tienen sentido para mí. Me despreocupo de la administración del servidor, el mantenimiento y el consumo de energía. La inversión de capital es nominal, pero podemos ampliarla según las necesidades de la empresa", explica Krysmann.

"Nuestra gente realmente puede trabajar en todas partes, haciendo todo en la nube. Varios de nuestros socios viajan por todo el mundo por su trabajo y ahora se consideran nómadas digitales de éxito. Están de acuerdo en que NetDocuments ofrece ventajas empresariales evidentes y creíbles a un coste razonable."

Ewa Krysmann, Directora de TI, Ploum

Solución: Una plataforma y un socio con visión de futuro

Desde la primera demostración, NetDocuments convenció incluso a los abogados más experimentados de Ploum por su facilidad de uso y sus evidentes ventajas. Se eligió NetDocuments por ser una plataforma en la nube probada, real y de instancia única, con una sólida postura de seguridad, una facilidad de uso convincente y una visión de desarrollo de productos en curso.

"NetDocuments prometió que seguiría innovando y mejorando sus productos. Así es, y eso es lo que buscamos en un socio tecnológico", afirma Krysmann.

La implantación en Ploum se hizo en dos fases. La primera fue para un pequeño grupo distinto, los notarios, un equipo de 20 personas. La segunda fase se extendió a toda la empresa, a los equipos jurídicos y funcionales, que suman 135 empleados.

"Este enfoque nos funcionó bien porque tenemos que mantener el trabajo notarial totalmente separado del de nuestros abogados, por lo que constituían un punto de partida natural y manejable. También nos permitió contar con un grupo informal de ayudantes de NetDocuments para una implantación mucho mayor", explica Krysmann.

Resultados: ¿Cómo es el éxito?

El equipo de Krysmann utilizó una combinación de formación clásica y paseos para asegurarse de que todos se sentían cómodos utilizando las nuevas herramientas. Incluso los abogados que no suelen estar dispuestos a cambiar han notado las ventajas. Ploum quería ayudar a los que no estaban tan familiarizados con la tecnología a experimentar rápidamente sus ventajas.

"Nuestro equipo directivo es consciente de que la próxima generación de abogados es el futuro del bufete y, desde su puesta en marcha, han podido comprobar por sí mismos las ventajas de trabajar con NetDocuments", afirma Krysmann.

El valor de NetDocuments quedó demostrado muy poco después de su implantación, durante un asunto de quiebra importante y de alto perfil en el que Ploum tuvo que trabajar junto con otros bufetes.

"Había un maremágnum de datos que almacenar, gestionar y compartir entre personas de dentro y fuera del bufete. Teníamos NetDocuments y nos daba una clara ventaja sobre los demás bufetes implicados", afirma Krysmann.

NetDocuments se convirtió rápidamente en la prueba de concepto de la estrategia en la nube de la empresa. Ahora, la empresa se ha pasado a un PMS basado en la nube, Microsoft Office 365 y también utiliza tabletas Microsoft Surface.

"Nuestra gente realmente puede trabajar en todas partes, haciendo todo en la nube. Varios de nuestros socios viajan por todo el mundo por su trabajo y ahora se consideran nómadas digitales de éxito. Están de acuerdo en que NetDocuments ofrece ventajas empresariales evidentes y creíbles a un coste razonable", afirma Krysmann.

El futuro: Implantar herramientas para mejorar la colaboración

Ploum tiene previsto utilizar ndMail™ y ndThread™ en 2019. Krysmann confía en que la colaboración y la comunicación que constituyen el núcleo de estas herramientas sean un éxito en la empresa.

"La colaboración y la comunicación que constituyen el núcleo de ndThread mejorarán y organizarán las comunicaciones electrónicas de tipo conversacional. También podremos comentar y colaborar directamente dentro de un documento, incluso cuando trabajemos en equipos con ubicaciones dispares. Además, archivar correos electrónicos será aún más fácil con ndMail", afirma Krysmann.

Los socios también están a bordo: "Así que tenemos lo ideal: abogados defensores de alto nivel que ayudan con el cambio. Empezar a hablar de algo nuevo crea expectación y demanda. Cuando llega la innovación, todo el mundo la quiere", concluye Krysmann.

Para saber más sobre NetDocuments y cómo puede trabajar de forma más inteligente con un sistema de gestión documental inteligente, haga clic aquí para solicitar una demostración personalizada.