Ploum, het Nederlandse advocatenkantoor dat zich onderscheidt door zijn passie voor het toepassen van innovatieve technologieën die het bedrijf echt vooruit helpen, deelt zijn ervaringen met NetDocuments op weg naar de cloud.

“Cloud en software als dienstverlening zijn voor mij gewoon logisch. Ik hoef me geen zorgen te maken over serverbeheer, onderhoud en energieverbruik. De kapitaalinvestering is nominaal, maar we kunnen opschalen naargelang de behoeften van het bedrijf.”

Ewa Krysmann, IT-manager, Ploum

Het dynamische bedrijf begon al in 2014 met zijn zoektocht naar een documentbeheersysteem. Tegenwoordig gebruikt iedereen bij Ploum NetDocuments, of het nu gaat om een fee earner of een financiële, marketing- of HR-professional.

Uitdaging: de noodzaak van verandering

Ploum wilde zijn documentbeheer efficiënter, eenvoudiger en flexibeler maken en zag het belang in van het vinden van een technologie die zich zou aanpassen aan de veranderende werkstijlen van de medewerkers en partners binnen het kantoor.

"De wereld en het werk veranderen voortdurend. Ik ben altijd op zoek naar nieuwe technologieën en tools die ons kunnen helpen om onze klanten uitstekende service te bieden", aldus IT-manager Ewa Krysmann, die al 17 jaar bij Ploum werkt.

In die tijd heeft Krysmann veel veranderingen gezien en doorgevoerd en heeft hij een succesvolle staat van dienst opgebouwd met het implementeren van technologische innovaties om positieve bedrijfsresultaten te behalen.

Vanaf het begin was een cloudgebaseerde oplossing een must.

"Cloud en software als een service zijn voor mij gewoon logisch. Ik hoef me geen zorgen te maken over serverbeheer, onderhoud en energieverbruik. De kapitaalinvestering is minimaal, maar we kunnen opschalen naargelang de behoeften van het bedrijf", legt Krysmann uit.

"Onze mensen kunnen echt overal werken en alles in de cloud doen. Verschillende van onze partners reizen voor hun werk de hele wereld rond en beschouwen zichzelf nu als succesvolle digitale nomaden. Ze zijn het erover eens dat NetDocuments duidelijke en geloofwaardige zakelijke voordelen biedt tegen redelijke kosten."

Ewa Krysmann, IT-manager, Ploum

Oplossing: een platform en partner met een visie voor de toekomst

Vanaf de eerste demo vond NetDocuments weerklank bij zelfs de meest ervaren advocaten bij Ploum vanwege de gebruiksvriendelijkheid en duidelijke voordelen. NetDocuments werd gekozen als een bewezen, echt, single instance cloudplatform met een robuuste beveiliging, overtuigende gebruiksvriendelijkheid en een visie op voortdurende productontwikkeling.

"NetDocuments beloofde dat ze zouden blijven innoveren en hun producten zouden blijven verbeteren. Dat is inderdaad het geval en dat is wat we willen van een technologiepartner", aldus Krysmann.

De implementatie bij Ploum verliep in twee fasen. Eerst was er een kleine, aparte groep – de notarissen – een team van 20 personen. De tweede fase betrof het hele kantoor, met juridische en functionele teams, in totaal 135 medewerkers.

"Deze aanpak werkte goed voor ons, omdat we het notariswerk volledig gescheiden moeten houden van onze advocaten, dus vormden ze een natuurlijk, beheersbaar startpunt. Het betekende ook dat we toen een informele groep NetDocuments-helpers hadden voor de veel grotere uitrol", legde Krysmann uit.

Resultaten: Hoe ziet succes eruit?

Het team van Krysmann gebruikte een combinatie van klassieke training en floor walking om ervoor te zorgen dat iedereen vertrouwd raakte met de nieuwe tools. Zelfs advocaten die doorgaans niet staan te springen om veranderingen, hebben de voordelen ervan ingezien. Ploum wilde degenen die niet zo technisch onderlegd waren helpen om snel de voordelen van de technologie te ervaren.

"Ons senior team begrijpt dat de volgende generatie advocaten de toekomst van het kantoor is en sinds de livegang hebben ze zelf de voordelen van het werken met NetDocuments ervaren", aldus Krysmann.

De waarde van NetDocuments werd al snel na de implementatie bewezen, tijdens een belangrijke en spraakmakende faillissementszaak waarbij Ploum moest samenwerken met verschillende andere kantoren.

"Er was een enorme hoeveelheid gegevens die moest worden opgeslagen, beheerd en gedeeld tussen mensen binnen en buiten het kantoor. We hadden NetDocuments en dat gaf ons een duidelijk voordeel ten opzichte van de andere betrokken advocatenkantoren", aldus Krysmann.

NetDocuments werd al snel het bewijs van het concept voor de cloudstrategie van het bedrijf. Het bedrijf is nu overgestapt op een cloudgebaseerd PMS, Microsoft Office 365, en maakt ook gebruik van Microsoft Surface-tablets.

"Onze mensen kunnen echt overal werken en alles in de cloud doen. Verschillende van onze partners reizen voor hun werk de hele wereld rond en beschouwen zichzelf nu als succesvolle digitale nomaden. Ze zijn het erover eens dat NetDocuments duidelijke en geloofwaardige zakelijke voordelen biedt tegen redelijke kosten", aldus Krysmann.

De toekomst: implementatie van tools voor betere samenwerking

Ploum is van plan om in 2019 gebruik te maken van ndMail™ en ndThread™. Krysmann heeft er alle vertrouwen in dat de samenwerking en communicatie die centraal staan in deze tools een groot succes zullen worden binnen het kantoor.

"De samenwerking en communicatie die centraal staan in ndThread zullen de conversatiegerichte e-communicatie verbeteren en organiseren. We zullen ook rechtstreeks in een document kunnen reageren en samenwerken, zelfs wanneer we in teams werken die zich op verschillende locaties bevinden. Bovendien wordt het archiveren van e-mails nog eenvoudiger met ndMail", aldus Krysmann.

Ook de partners zijn enthousiast: "We hebben dus het ideale scenario: ervaren advocaten die voorop lopen en helpen bij veranderingen. Als je begint te praten over iets nieuws, ontstaat er een buzz en een vraag. Tegen de tijd dat de innovatie wordt geïmplementeerd, wil iedereen het hebben", concludeerde Krysmann.

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.