Apaixonada pela adoção de tecnologias inovadoras que realmente ajudam o seu negócio, a Ploum, a firma de advogados holandesa com uma diferença, partilha a sua jornada NetDocuments para a nuvem.

"A nuvem e o software como um serviço fazem sentido para mim. Não me preocupo com a administração do servidor, a manutenção e o consumo de energia. O investimento de capital é nominal, mas podemos escalar conforme as necessidades do negócio."

Ewa Krysmann, Gestora de TI, Ploum

A dinâmica empresa iniciou a sua procura de um sistema de gestão de documentos em 2014. Atualmente, toda a gente na Ploum utiliza o NetDocuments, quer seja um honorário ou um profissional de finanças, marketing ou RH.

Desafio: A necessidade de mudança

A Ploum pretendia tornar a sua gestão documental mais eficiente, mais fácil e mais flexível, reconhecendo a importância de encontrar uma tecnologia que se adaptasse à evolução dos estilos de trabalho dos associados e sócios da empresa.

"O mundo e o trabalho estão em constante mudança. Estou sempre à procura de novas tecnologias e ferramentas que nos possam ajudar a prestar um serviço de excelência aos nossos clientes", explicou Ewa Krysmann, Diretora de TI, que trabalha na Ploum há 17 anos.

Ao longo desse tempo, a Krysmann assistiu e conduziu muitas mudanças e tem um historial de sucesso na implementação de inovações tecnológicas para gerar resultados comerciais positivos.

Desde o início, uma solução baseada na nuvem era uma necessidade.

"A nuvem e o software como um serviço fazem sentido para mim. Não tenho de me preocupar com a administração do servidor, a manutenção e o consumo de energia. O investimento de capital é nominal, mas podemos escalar consoante as necessidades da empresa", explicou Krysmann.

"Os nossos colaboradores podem realmente trabalhar em qualquer lugar, fazendo tudo na nuvem. Vários dos nossos parceiros viajam pelo mundo para trabalhar e consideram-se agora nómadas digitais de sucesso. Concordam que o NetDocuments oferece benefícios comerciais óbvios e credíveis a um custo razoável."

Ewa Krysmann, Gestora de TI, Ploum

Solução: Uma plataforma e um parceiro com uma visão para o futuro

Desde a primeira demonstração, o NetDocuments foi aceite até pelos advogados mais experientes da Ploum, devido à sua facilidade de utilização e às suas vantagens óbvias. O NetDocuments foi escolhido por ser uma plataforma de nuvem comprovada, verdadeira e de instância única, com uma postura de segurança robusta, uma usabilidade atractiva e uma visão de desenvolvimento de produto em curso.

"A NetDocuments prometeu que continuaria a inovar e a melhorar os seus produtos. É de facto o que acontece e é isso que queremos num parceiro tecnológico", afirmou Krysmann.

A implementação em Ploum foi efectuada em duas fases. A primeira fase foi dirigida a um pequeno grupo distinto - os notários - uma equipa de 20 pessoas. A segunda fase abrangeu toda a empresa e as equipas jurídicas e funcionais, num total de 135 funcionários.

"Esta abordagem funcionou bem para nós, porque temos de manter o trabalho de notário totalmente separado dos nossos advogados, pelo que constituíram um ponto de partida natural e fácil de gerir. Além disso, tínhamos um grupo informal de ajudantes da NetDocuments para a implementação muito mais alargada", explicou Krysmann.

Resultados: Como é o sucesso?

A equipa da Krysmann recorreu a uma combinação de formação clássica e de deslocações no terreno para garantir que todos se sentiam confortáveis a utilizar as novas ferramentas. Até mesmo os advogados que normalmente não estão ansiosos por mudanças viram os benefícios. A Ploum queria ajudar aqueles que não eram tão experientes em tecnologia a experimentar rapidamente as vantagens da tecnologia.

"A nossa equipa sénior compreende que a próxima geração de advogados é o futuro da empresa e, desde o arranque, tem experimentado as vantagens de trabalhar com a NetDocuments", afirmou Krysmann.

O valor do NetDocuments foi comprovado muito rapidamente após a sua implementação, durante um processo de falência importante e de alto nível, em que a Ploum teve de trabalhar em conjunto com várias outras empresas.

"Havia uma grande quantidade de dados para armazenar, gerir e partilhar entre pessoas dentro e fora da empresa. Tínhamos o NetDocuments e isso deu-nos uma clara vantagem sobre os outros escritórios de advogados envolvidos", afirmou Krysmann.

O NetDocuments tornou-se rapidamente a prova de conceito para a estratégia de nuvem da empresa. Atualmente, a empresa mudou para um PMS baseado na nuvem, o Microsoft Office 365 e também utiliza tablets Microsoft Surface.

"Os nossos colaboradores podem realmente trabalhar em qualquer lugar, fazendo tudo na nuvem. Vários dos nossos parceiros viajam pelo mundo para trabalhar e consideram-se agora nómadas digitais de sucesso. Concordam que a NetDocuments oferece benefícios comerciais óbvios e credíveis a um custo razoável", afirmou Krysmann.

O futuro: Implementação de ferramentas para uma melhor colaboração

A Ploum está a planear utilizar o ndMail™ e o ndThread™ em 2019. Krysmann está confiante de que a colaboração e a comunicação no centro destas ferramentas serão um sucesso na empresa.

"A colaboração e a comunicação no centro do ndThread irão melhorar e organizar as comunicações electrónicas ao estilo de conversação. Poderemos também comentar e colaborar diretamente num documento, mesmo quando trabalhamos em equipas com localizações diferentes. Além disso, arquivar mensagens de correio eletrónico será ainda mais fácil com o ndMail", afirmou Krysmann.

Os parceiros também estão a bordo: "Portanto, temos o ideal - advogados seniores que ajudam na mudança. Começar a falar de algo novo - cria um burburinho e uma procura. Quando a inovação chega, já toda a gente a quer", concluiu Krysmann.

Para saber mais sobre o NetDocuments e como pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gestão documental, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.