Appassionato nell’adottare tecnologie innovative che aiutino davvero la propria attività, Ploum, lo studio legale olandese che si distingue dagli altri, racconta il proprio percorso verso il cloud con NetDocuments.

“Il cloud e il software as a service mi sembrano la scelta più sensata. Non devo preoccuparmi dell’amministrazione dei server, della manutenzione e del consumo energetico. L’investimento iniziale è minimo, ma possiamo espanderci in base alle esigenze aziendali.”

Ewa Krysmann, responsabile IT, Ploum

Questa dinamica azienda ha avviato la ricerca di un sistema di gestione dei documenti già nel lontano 2014. Oggi tutti i dipendenti di Ploum utilizzano NetDocuments, che si tratti di professionisti che generano ricavi o di addetti ai settori finanza, marketing o risorse umane.

Sfida: la necessità di un cambiamento

Ploum desiderava rendere la propria gestione dei documenti più efficiente, semplice e flessibile, riconoscendo l’importanza di individuare una tecnologia in grado di adattarsi alle modalità di lavoro in continua evoluzione dei collaboratori e dei soci dello studio.

«Il mondo e il mondo del lavoro sono in continua evoluzione. Sono sempre alla ricerca di nuove tecnologie e strumenti che possano aiutarci a fornire un servizio eccellente ai nostri clienti», ha spiegato Ewa Krysmann, responsabile IT, che lavora presso Ploum da 17 anni.

Nel corso degli anni Krysmann ha assistito e guidato numerosi cambiamenti e vanta una comprovata esperienza nell'implementazione di innovazioni tecnologiche volte a generare risultati aziendali positivi.

Fin dall'inizio, una soluzione basata sul cloud era indispensabile.

“Il cloud e il software as a service mi sembrano la scelta più sensata. Non devo preoccuparmi dell’amministrazione dei server, della manutenzione e del consumo energetico. L’investimento di capitale è minimo, ma possiamo scalare in base alle esigenze aziendali”, ha spiegato Krysmann.

“I nostri collaboratori possono davvero lavorare ovunque, svolgendo tutte le loro attività nel cloud. Molti dei nostri partner viaggiano in tutto il mondo per lavoro e oggi si considerano dei nomadi digitali di successo. Sono tutti d’accordo nel ritenere che NetDocuments offra vantaggi aziendali evidenti e concreti a un costo ragionevole.”

Ewa Krysmann, responsabile IT, Ploum

Soluzione: una piattaforma e un partner con una visione per il futuro

Fin dalla prima demo, NetDocuments ha conquistato anche gli avvocati più esperti dello studio Ploum grazie alla sua facilità d’uso e ai suoi evidenti vantaggi. NetDocuments è stata scelta in quanto piattaforma cloud a istanza singola, collaudata e affidabile, dotata di un solido sistema di sicurezza, di un’eccellente usabilità e di una visione orientata allo sviluppo continuo del prodotto.

“NetDocuments ha promesso che avrebbe continuato a innovare e a migliorare i propri prodotti. È proprio così, ed è proprio questo che cerchiamo in un partner tecnologico”, ha affermato Krysmann.

L'implementazione presso Ploum è avvenuta in due fasi. La prima ha riguardato un piccolo gruppo ben definito – i notai – composto da 20 persone. La seconda fase ha interessato l'intero studio, coinvolgendo i team legali e funzionali, per un totale di 135 dipendenti.

“Questo approccio ha funzionato bene per noi perché dobbiamo mantenere il lavoro notarile completamente separato da quello dei nostri avvocati, quindi hanno rappresentato un punto di partenza naturale e gestibile. Ciò ha anche significato che avevamo già a disposizione un gruppo informale di collaboratori di NetDocuments per l’implementazione su scala molto più ampia”, ha spiegato Krysmann.

Risultati: che aspetto ha il successo?

Il team di Krysmann ha utilizzato una combinazione di formazione tradizionale e visite in sede per assicurarsi che tutti si sentissero a proprio agio nell’utilizzare i nuovi strumenti. Anche gli avvocati che di solito non vedono di buon occhio i cambiamenti ne hanno riconosciuto i vantaggi. Ploum voleva aiutare coloro che non erano particolarmente esperti di tecnologia a sperimentare rapidamente i vantaggi offerti da questa.

“Il nostro team dirigenziale è consapevole che la prossima generazione di avvocati rappresenta il futuro dello studio e, sin dall’avvio del sistema, ha potuto sperimentare in prima persona i vantaggi derivanti dall’utilizzo di NetDocuments”, ha affermato Krysmann.

Il valore di NetDocuments si è dimostrato fin da subito dopo l’implementazione, nel corso di un importante caso di fallimento di grande risonanza in cui Ploum ha dovuto collaborare con diversi altri studi legali.

«C’era un’enorme mole di dati da archiviare, gestire e condividere tra le persone all’interno e all’esterno dello studio. Avevamo NetDocuments e questo ci ha garantito un netto vantaggio rispetto agli altri studi legali coinvolti», ha affermato Krysmann.

NetDocuments è diventato in breve tempo il banco di prova della strategia cloud dell’azienda. L’azienda è ora passata a un PMS basato sul cloud, Microsoft Office 365, e utilizza anche tablet Microsoft Surface.

“I nostri collaboratori possono davvero lavorare ovunque, svolgendo tutte le loro attività nel cloud. Molti dei nostri partner viaggiano in tutto il mondo per lavoro e oggi si considerano dei nomadi digitali di successo. Sono tutti d’accordo sul fatto che NetDocuments offra vantaggi aziendali evidenti e concreti a un costo ragionevole”, ha affermato Krysmann.

Il futuro: l'implementazione di strumenti per una migliore collaborazione

Ploum ha in programma di utilizzare ndMail™ e ndThread™ nel 2019. Krysmann è convinto che la collaborazione e la comunicazione, elementi centrali di questi strumenti, riscuoteranno grande successo all’interno dello studio.

“La collaborazione e la comunicazione, elementi centrali di ndThread, miglioreranno e renderanno più organizzate le comunicazioni elettroniche in stile colloquiale. Potremo inoltre inserire commenti e collaborare direttamente all’interno di un documento, anche quando lavoriamo in team dislocati in sedi diverse. Inoltre, archiviare le e-mail sarà ancora più semplice con ndMail”, ha affermato Krysmann.

Anche i soci sono d’accordo: «Abbiamo quindi la situazione ideale: avvocati senior che fungono da promotori del cambiamento. Iniziare a parlare di qualcosa di nuovo crea fermento e domanda. Quando l’innovazione prende piede, tutti la vogliono», ha concluso Krysmann.

Per saperne di più su NetDocuments e su come lavorare in modo più efficiente grazie a un sistema intelligente di gestione dei documenti, clicca qui per richiedere una demo personalizzata.