Ploum, det nederlandske advokatfirmaet med en forskjell, brenner for å ta i bruk innovative teknologier som virkelig hjelper virksomheten deres, og deler sin NetDocuments-reise til skyen.

«Skyen og programvare som en tjeneste gir bare mening for meg. Jeg bekymrer meg ikke for serveradministrasjon, vedlikehold og energiforbruk. Kapitalinvesteringen er minimal, men vi kan skalere etter behov.»

Ewa Krysmann, IT-sjef, Ploum

Det dynamiske firmaet startet søket etter et dokumenthåndteringssystem helt tilbake i 2014. I dag bruker alle hos Ploum NetDocuments, enten de er honorarmottakere eller økonomi-, markedsførings- eller HR-profesjonelle.

Utfordring: Behovet for endring

Ploum ønsket å gjøre dokumenthåndteringen sin mer effektiv, enklere og fleksibel, og erkjente viktigheten av å finne en teknologi som kunne tilpasse seg de utviklende arbeidsstilene til medarbeidere og partnere i firmaet.

«Verden og arbeidet er i stadig endring. Jeg er alltid på utkikk etter nye teknologier og verktøy som kan hjelpe oss med å levere utmerket service til kundene våre», forklarte IT-sjef Ewa Krysmann, som har vært hos Ploum i 17 år.

I løpet av den tiden har Krysmann sett og drevet frem mange endringer, og har en vellykket merittliste når det gjelder å implementere teknologiske innovasjoner for å drive positive forretningsresultater.

Helt fra starten av var en skybasert løsning et must.

«Skyen og programvare som en tjeneste gir bare mening for meg. Jeg bekymrer meg ikke for serveradministrasjon, vedlikehold og energiforbruk. Kapitalinvesteringen er minimal, men vi kan skalere etter hvert som forretningsbehovet tilsier det», forklarte Krysmann.

«Våre ansatte kan virkelig jobbe overalt og gjøre alt i skyen. Flere av partnerne våre reiser verden rundt i jobben sin og anser seg selv som vellykkede digitale nomader nå. De er enige om at NetDocuments leverer åpenbare og troverdige forretningsfordeler til en rimelig pris.»

Ewa Krysmann, IT-sjef, Ploum

Løsning: En plattform og partner med en visjon for fremtiden

Fra den første demonstrasjonen resonerte NetDocuments med selv de mest erfarne advokatene hos Ploum på grunn av brukervennligheten og de åpenbare fordelene. NetDocuments ble valgt som en velprøvd, pålitelig skyplattform for én instans med en robust sikkerhetsposisjon, overbevisende brukervennlighet og en visjon for kontinuerlig produktutvikling.

«NetDocuments lovet at de ville fortsette å innovere og forbedre produktene sine. Dette er faktisk tilfelle, og det er det vi ønsker i en teknologipartner», sa Krysmann.

Utrullingen hos Ploum ble gjort i to faser. Den første var en liten, separat gruppe – notarene – et team på 20 personer. Den andre fasen var firmaomfattende med juridiske og funksjonelle team, som utgjorde 135 ansatte.

«Denne tilnærmingen fungerte bra for oss fordi vi må holde notararbeidet helt atskilt fra advokatarbeidet vårt, så de dannet et naturlig og håndterbart utgangspunkt. Det betydde også at vi da hadde en uformell gruppe NetDocuments-hjelpere på plass for den mye større utrullingen», forklarte Krysmann.

Resultater: Hvordan ser suksess ut?

Krysmanns team brukte en kombinasjon av klassisk opplæring og «floor walking» for å sikre at alle var komfortable med å bruke de nye verktøyene. Selv advokater som vanligvis ikke ser frem til endringer har sett fordelene. Ploum ønsket å hjelpe de som ikke var like teknologikyndige med å raskt oppleve fordelene med teknologien.

«Vårt seniorteam forstår at neste generasjon advokater er firmaets fremtid, og siden lanseringen har de selv erfart fordelene ved å jobbe med NetDocuments», sa Krysmann.

Verdien i NetDocuments ble bevist veldig raskt etter implementeringen, under en betydelig og profilert konkurssak der Ploum måtte samarbeide med flere andre firmaer.

«Det var en tidevannsbølge av data som måtte lagres, administreres og deles mellom folk i og utenfor firmaet. Vi hadde NetDocuments, og det ga oss en klar fordel i forhold til de andre involverte advokatfirmaene», sa Krysmann.

NetDocuments ble raskt selve konseptet for firmaets skystrategi. Selskapet har nå gått over til et skybasert PMS, Microsoft Office 365, og bruker også Microsoft Surface-nettbrett.

«Våre ansatte kan virkelig jobbe overalt og gjøre alt i skyen. Flere av partnerne våre reiser verden rundt i jobben sin og anser seg selv som vellykkede digitale nomader nå. De er enige om at NetDocuments leverer åpenbare og troverdige forretningsfordeler til en rimelig pris», sa Krysmann.

Fremtiden: Implementering av verktøy for forbedret samarbeid

Ploum planlegger å bruke ndMail™ og ndThread™ i 2019. Krysmann er sikker på at samarbeidet og kommunikasjonen som er kjernen i disse verktøyene vil bli en suksess for firmaet.

«Samarbeidet og kommunikasjonen som er kjernen i ndThread vil forbedre og organisere e-kommunikasjon i samtalestil. Vi vil også kunne kommentere og samarbeide direkte i et dokument, selv når vi jobber i team med ulike lokasjoner. I tillegg vil det bli enda enklere å arkivere e-poster med ndMail», sa Krysmann.

Partnerne er også med på laget. «Så vi har idealet – senioradvokater som hjelper til med endring. Når man begynner å snakke om noe nytt, skaper det en blest og en etterspørsel. Når innovasjonen lander, vil alle ha den», konkluderte Krysmann.

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.