Passionné par l'adoption de technologies innovantes qui aident réellement son activité, Ploum, le cabinet d'avocats néerlandais qui se distingue, partage son parcours NetDocuments vers le cloud.

« Le cloud et les logiciels en tant que service me semblent tout à fait logiques. Je n'ai pas à me soucier de l'administration des serveurs, de la maintenance et de la consommation d'énergie. L'investissement initial est minime, mais nous pouvons évoluer en fonction des besoins de l'entreprise. »

Ewa Krysmann, responsable informatique, Ploum

Cette entreprise dynamique a commencé à rechercher un système de gestion documentaire dès 2014. Aujourd'hui, tous les employés de Ploum utilisent NetDocuments, qu'ils soient chargés de clientèle, professionnels des finances, du marketing ou des ressources humaines.

Défi : la nécessité du changement

Ploum souhaitait rendre sa gestion documentaire plus efficace, plus simple et plus flexible, conscient de l'importance de trouver une technologie capable de s'adapter à l'évolution des modes de travail des collaborateurs et des associés du cabinet.

« Le monde et le travail sont en constante évolution. Je suis toujours à la recherche de nouvelles technologies et de nouveaux outils qui peuvent nous aider à fournir un excellent service à nos clients », explique Ewa Krysmann, responsable informatique chez Ploum depuis 17 ans.

Au cours de cette période, Krysmann a été témoin et acteur de nombreux changements et a fait ses preuves dans la mise en œuvre d'innovations technologiques visant à obtenir des résultats commerciaux positifs.

Dès le départ, une solution basée sur le cloud était indispensable.

« Le cloud et les logiciels en tant que service me semblent tout à fait logiques. Je n'ai pas à me soucier de l'administration des serveurs, de la maintenance et de la consommation d'énergie. L'investissement initial est minime, mais nous pouvons évoluer en fonction des besoins de l'entreprise », explique M. Krysmann.

« Nos collaborateurs peuvent vraiment travailler partout, en effectuant toutes leurs tâches dans le cloud. Plusieurs de nos partenaires voyagent à travers le monde pour leur travail et se considèrent désormais comme des nomades numériques accomplis. Ils s'accordent à dire que NetDocuments offre des avantages commerciaux évidents et crédibles à un coût raisonnable. »

Ewa Krysmann, responsable informatique, Ploum

Solution : une plateforme et un partenaire tournés vers l'avenir

Dès la première démonstration, NetDocuments a séduit même les avocats les plus expérimentés de Ploum grâce à sa facilité d'utilisation et ses avantages évidents. NetDocuments a été choisi comme une plateforme cloud unique, éprouvée et fiable, offrant une sécurité robuste, une facilité d'utilisation convaincante et une vision de développement continu du produit.

« NetDocuments a promis de continuer à innover et à améliorer ses produits. C'est effectivement le cas, et c'est exactement ce que nous attendons d'un partenaire technologique », a déclaré M. Krysmann.

Le déploiement chez Ploum s'est fait en deux phases. La première concernait un petit groupe distinct, les notaires, soit une équipe de 20 personnes. La deuxième phase concernait l'ensemble des équipes juridiques et fonctionnelles du cabinet, soit 135 employés.

« Cette approche nous a bien convenu, car nous devons séparer totalement le travail des notaires de celui des avocats. Ils ont donc constitué un point de départ naturel et facile à gérer. Cela nous a également permis de disposer d'un groupe informel d'assistants NetDocuments pour le déploiement à plus grande échelle », explique M. Krysmann.

Résultats : À quoi ressemble le succès ?

L'équipe de Krysmann a combiné une formation classique et une présence sur le terrain afin de s'assurer que tout le monde soit à l'aise avec les nouveaux outils. Même les avocats qui ne sont généralement pas favorables au changement ont pu constater les avantages de cette technologie. Ploum souhaitait aider ceux qui n'étaient pas très à l'aise avec les nouvelles technologies à découvrir rapidement les avantages de cette technologie.

« Notre équipe de direction comprend que la prochaine génération d'avocats représente l'avenir du cabinet et, depuis la mise en service, elle a pu constater par elle-même les avantages de travailler avec NetDocuments », a déclaré M. Krysmann.

La valeur ajoutée de NetDocuments s'est rapidement confirmée après sa mise en œuvre, lors d'une affaire de faillite importante et très médiatisée dans laquelle Ploum a dû collaborer avec plusieurs autres cabinets.

« Il y avait une avalanche de données à stocker, gérer et partager entre les personnes à l'intérieur et à l'extérieur du cabinet. Nous disposions de NetDocuments, ce qui nous donnait un avantage certain sur les autres cabinets d'avocats impliqués », a déclaré M. Krysmann.

NetDocuments est rapidement devenu la preuve de concept de la stratégie cloud de l'entreprise. La société est désormais passée à un PMS basé sur le cloud, Microsoft Office 365, et utilise également des tablettes Microsoft Surface.

« Nos collaborateurs peuvent vraiment travailler partout, en effectuant toutes leurs tâches dans le cloud. Plusieurs de nos partenaires voyagent à travers le monde pour leur travail et se considèrent désormais comme des nomades numériques accomplis. Ils s'accordent à dire que NetDocuments offre des avantages commerciaux évidents et crédibles à un coût raisonnable », a déclaré M. Krysmann.

L'avenir : mise en œuvre d'outils pour une meilleure collaboration

Ploum prévoit d'utiliser ndMail™ et ndThread™ en 2019. Krysmann est convaincu que la collaboration et la communication au cœur de ces outils feront le succès de l'entreprise.

« La collaboration et la communication au cœur de ndThread amélioreront et organiseront les communications électroniques de type conversationnel. Nous pourrons également commenter et collaborer directement dans un document, même lorsque nous travaillons avec des équipes dispersées géographiquement. De plus, le classement des e-mails sera encore plus facile avec ndMail », a déclaré M. Krysmann.

Les partenaires sont également impliqués : « Nous avons donc l'idéal : des avocats chevronnés qui favorisent le changement. Commencer à parler de quelque chose de nouveau crée un engouement et une demande. Au moment où l'innovation arrive, tout le monde la veut », conclut M. Krysmann.

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