In onze doorlopende serie hebben we de financiële en schaalbaarheidsvoordelen besproken van de overstap van een lokaal naar een cloudgebaseerd documentbeheersysteem (DMS). Voor advocatenkantoren zijn deze factoren cruciaal, maar de complexiteit van gegevensherstel, compliance en beveiliging vormen nog dwingendere redenen om de overstap te maken.

De uitdaging van gegevensherstel in lokale systemen

Een belangrijk probleem met lokale systemen is dat ze vaak afhankelijk zijn van handmatige back-ups, wat kan leiden tot aanzienlijke hiaten in het herstel van gegevens.  

Gegevensverlies is een groot risico voor elk advocatenkantoor, waar het verlies van gevoelige klantgegevens niet alleen financiële schade kan veroorzaken, maar ook reputatieschade ... en dat is duur. Vanaf 2023 kunnen de gemiddelde kosten van incidenten met gegevenslekken meer dan 4,45 miljoen dollar bedragen — een potentieel catastrofaal bedrag voor een kleiner advocatenkantoor.

Naast financiële gevolgen hebben advocatenkantoren ook een ethische plicht om verantwoord om te gaan met vertrouwelijke klantgegevens, waaronder de mogelijkheid om die gegevens te herstellen in geval van een inbreuk.  

Complicaties bij naleving

Gartner voorspelt dat investeringen in governance, risico en compliance tegen 2026 met 50% zullen toenemen. Dit komt ongetwijfeld doordat naleving van regelgeving zoals HIPAA, GDPR en andere voor bedrijven met beperkte IT-middelen bijzonder belastend kan zijn. Ook de eisen van klanten op het gebied van naleving van regelgeving nemen toe. Naleving vereist veilige opslag en een correcte verwerking en overdracht van gegevens.  

Het goede nieuws? Cloudproviders bieden doorgaans ingebouwde compliance-tools die voortdurend worden bijgewerkt om rekening te houden met de nieuwste wijzigingen in de regelgeving, waardoor de druk op advocatenkantoren wordt verlicht. Door gebruik te maken van deze tools kunnen kantoren het risico op compliance-overtredingen en de daarmee gepaard gaande sancties verminderen.  

Het is ook een voordeel dat advocatenkantoren kunnen bieden aan cliënten die "steeds vaker vragen stellen over de veiligheid van onze documenten", zegt Toh Kok Seng, senior partner bij Lee & Lee. "Met NetDocuments kunnen we hen met een gerust hart geruststellen, wetende dat onze documenten altijd veilig blijven en tegelijkertijd voldoen aan hun compliance-eisen."

Beveiliging: een voortdurende zorg

Hoewel bedrijven vaak terughoudend zijn om cloudoplossingen te gebruiken vanwege bezorgdheid over de veiligheid, investeren cloudproviders in werkelijkheid fors in beveiligingstechnologieën en -protocollen. Clouddiensten kunnen geavanceerde beveiligingsmaatregelen bieden die voor kleine tot middelgrote advocatenkantoren onbetaalbaar zouden zijn om zelf te implementeren.

"Cloud computing wordt het de facto beveiligingsmodel", legt Dennis Smith, vooraanstaand VP-analist bij Gartner, uit. "De meeste cloudimplementaties zijn veiliger dan wat je in een traditioneler datacenter zou hebben."  

Voor de juridische sector is gegevensbeveiliging van het grootste belang. "Opvallende datalekken waren een echte wake-upcall voor de juridische sector in Australië", legt Marco Marcello, manager informatiesystemen bij Lavan, uit. "We realiseerden ons al snel dat het verplaatsen van ons documentbeheer naar de cloud ons een extra beveiligingslaag zou bieden."

Het risico van ransomware-aanvallen 

Naast zorgen over schaalbaarheid vormen lokale documentbeheersystemen een aanzienlijk veiligheidsrisico, met name wat betreft ransomware-aanvallen. Deze kwaadaardige aanvallen kunnen lokale bestanden versleutelen, waardoor ze ontoegankelijk worden en er losgeld moet worden betaald om ze vrij te geven. Volgens een rapport van Cybersecurity Ventures zullen de schade door ransomware jaarlijks 265 miljard dollar bedragen, wat de dringende noodzaak van robuuste veiligheidsmaatregelen onderstreept.  

Cloudgebaseerde oplossingen bieden verbeterde beveiligingsprotocollen, waaronder regelmatige updates, versleuteling en geautomatiseerde back-ups, die samen het risico op datalekken en ransomware-aanvallen verminderen. Advocatenkantoren die overstappen op een cloudgebaseerd DMS kunnen zo hun gevoelige klantgegevens beter beschermen en de bedrijfscontinuïteit handhaven, zelfs wanneer ze worden geconfronteerd met cyberdreigingen. 

Beveiliging verbeteren met cloudgebaseerd DMS

Cloudgebaseerde DMS-providers maken gebruik van geavanceerde versleutelingsmethoden, zowel voor opgeslagen als voor verzonden gegevens, wat de gegevensbeveiliging versterkt. Ze voeren ook regelmatig beveiligingsaudits en realtime dreigingsdetectie uit, waardoor het risico op ongeoorloofde toegang of datalekken aanzienlijk wordt verminderd. Voor kleinere advocatenkantoren betekent het gebruik van een cloudprovider dat ze kunnen profiteren van beveiliging op bedrijfsniveau zonder de bijbehorende kosten.

Conclusie: de strategische sprong naar de cloud maken

Voor kleine tot middelgrote advocatenkantoren gaat de overstap naar een cloudgebaseerd DMS niet alleen over het invoeren van nieuwe technologie, maar ook over het waarborgen van de levensvatbaarheid op lange termijn. Met de cloud kunnen kantoren een beter financieel beheer en schaalbaarheid realiseren, evenals een superieure compliance en beveiliging.  

Naarmate de juridische sector zich verder ontwikkelt, moeten advocatenkantoren oplossingen omarmen waarmee ze concurrerend kunnen blijven en tegelijkertijd het vertrouwen van hun cliënten kunnen behouden. De overstap naar een cloudgebaseerd DMS kan de veiligheid en operationele efficiëntie bieden die nodig zijn om te gedijen in het complexe juridische landschap van vandaag.

Voor advocaten die risico's willen verminderen en de efficiëntie willen verbeteren, is de overstap naar een cloudgebaseerd DMS een duidelijke stap voorwaarts, waarbij potentiële kwetsbaarheden worden omgezet in sterke punten.

‍