En nuestra serie en curso, hemos hablado de las ventajas financieras y de escalabilidad de pasar de un sistema de gestión documental (SGD) local a uno basado en la nube. Para los bufetes de abogados, estos factores son cruciales, pero las complejidades de la recuperación de datos, el cumplimiento normativo y la seguridad presentan razones aún más convincentes para hacer el cambio.

El reto de la recuperación de datos en los sistemas locales

Un problema clave de los sistemas locales es que a menudo dependen de copias de seguridad manuales, lo que puede provocar importantes lagunas en la recuperación de datos.  

La pérdida de datos es un riesgo crítico para cualquier bufete de abogados, donde la pérdida de información sensible de los clientes puede provocar no sólo daños financieros, sino también daños a la reputación... y eso sale caro. A partir de 2023, el coste medio de los incidentes de violación de datos puede superar los 4,45 millones de dólares, una cantidad potencialmente catastrófica para un bufete de abogados pequeño.

Más allá de las repercusiones financieras, los bufetes de abogados también tienen el deber ético de manejar los datos confidenciales de los clientes de forma responsable, lo que incluye la capacidad de recuperar esos datos en caso de violación.  

Complicaciones de cumplimiento

Gartner predice que la inversión en gobernanza, riesgo y cumplimiento aumentará un 50% para 2026, sin duda porque el cumplimiento de normativas como la HIPAA, el GDPR y otras puede resultar especialmente gravoso para las empresas con recursos informáticos limitados. Las exigencias de los clientes en materia de cumplimiento normativo también están aumentando. El cumplimiento exige un almacenamiento seguro, así como una manipulación y transmisión adecuadas de los datos.  

¿La buena noticia? Los proveedores de servicios en la nube suelen ofrecer herramientas de cumplimiento integradas que se actualizan constantemente para reflejar los últimos cambios normativos, reduciendo así la carga de los despachos de abogados. Al utilizar estas herramientas, los bufetes pueden reducir los riesgos de incumplimientos y las sanciones asociadas.  

También es una ventaja que los bufetes de abogados pueden ofrecer a sus clientes, que "cada vez preguntan más por la seguridad de nuestros documentos", afirma Toh Kok Seng, socio principal de Lee & Lee. "Con NetDocuments en funcionamiento, podemos darles tranquilidad, sabiendo que nuestros documentos permanecerán siempre seguros al tiempo que satisfacen sus necesidades de cumplimiento".

La seguridad: La preocupación perenne

Aunque la preocupación por la seguridad suele disuadir a los bufetes de adoptar soluciones en la nube, la realidad es que los proveedores de servicios en la nube invierten mucho en tecnologías y protocolos de seguridad. Los servicios en la nube pueden ofrecer sofisticadas medidas de seguridad que a los bufetes pequeños y medianos les resultaría prohibitivamente caro implantar por su cuenta.

"La computación en nube se está convirtiendo en el modelo de seguridad de facto", explica Dennis Smith, distinguido analista VP de Gartner. "[L]a mayoría de los despliegues en la nube son más seguros que los que se tendrían en un centro de datos más tradicional".  

Para el sector jurídico, la seguridad de los datos es primordial. "Las violaciones de datos de alto perfil fueron una auténtica llamada de atención para el sector jurídico en Australia", explica Marco Marcello, director de sistemas de información de Lavan. "Enseguida nos dimos cuenta de que trasladar nuestra gestión de documentos a la nube nos aportaría una capa de seguridad añadida".

El riesgo de los ataques de ransomware 

Además de los problemas de escalabilidad, los sistemas de gestión de documentos in situ plantean un riesgo de seguridad importante, sobre todo en lo que respecta a los ataques de ransomware. Estos ataques maliciosos pueden cifrar los archivos locales, haciéndolos inaccesibles y exigiendo el pago de un rescate para liberarlos. Según un informe de Cybersecurity Ventures, los costes de los daños causados por el ransomware alcanzarán los 265.000 millones de dólares anuales, lo que subraya la urgente necesidad de adoptar medidas de seguridad sólidas.  

Las soluciones basadas en la nube ofrecen protocolos de seguridad mejorados, como actualizaciones periódicas, cifrado y copias de seguridad automatizadas, que reducen en conjunto el riesgo de filtración de datos y ataques de ransomware. Los bufetes de abogados que migran a un SGD basado en la nube pueden así proteger mejor la información sensible de sus clientes y mantener la continuidad operativa incluso frente a las ciberamenazas. 

Aumentar la seguridad con un DMS basado en la nube

Los proveedores de DMS en la nube emplean métodos avanzados de cifrado tanto en reposo como en tránsito, lo que refuerza la seguridad de los datos. También realizan auditorías de seguridad periódicas y detección de amenazas en tiempo real, lo que mitiga significativamente el riesgo de accesos no autorizados o violaciones de datos. Para los bufetes más pequeños, confiar en un proveedor en la nube significa beneficiarse de una seguridad de nivel empresarial sin los costes asociados.

Conclusiones: Dar el salto estratégico a la nube

Para los bufetes pequeños y medianos, el cambio a un SGD basado en la nube no consiste únicamente en la adopción de tecnología, sino en garantizar la viabilidad a largo plazo. Con la nube, los bufetes pueden lograr una mejor gestión financiera y escalabilidad, así como posturas superiores de cumplimiento y seguridad.  

A medida que el sector legal sigue evolucionando, los bufetes de abogados deben adoptar soluciones que les permitan seguir siendo competitivos al tiempo que salvaguardan la confianza de sus clientes. Pasarse a un SGD basado en la nube puede proporcionar la seguridad y la eficiencia operativa necesarias para prosperar en el complejo panorama jurídico actual.

Para los abogados que buscan reducir los riesgos y mejorar la eficiencia, la transición a un SGD basado en la nube es un claro camino a seguir, que transforma las posibles vulnerabilidades en fortalezas.

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