Na nossa série em curso, discutimos as vantagens financeiras e de escalabilidade da mudança de um sistema de gestão documental (DMS) local para um baseado na nuvem. Para os escritórios de advogados, estes factores são cruciais, mas as complexidades da recuperação de dados, conformidade e segurança apresentam razões ainda mais convincentes para fazer a mudança.

O desafio da recuperação de dados em sistemas locais

Um dos principais problemas dos sistemas locais é o facto de dependerem frequentemente de cópias de segurança manuais, o que pode conduzir a lacunas significativas na recuperação de dados.  

A perda de dados é um risco crítico para qualquer sociedade de advogados, em que a perda de informações sensíveis dos clientes pode resultar não só em prejuízos financeiros, mas também em prejuízos para a reputação... e isso é dispendioso. A partir de 2023, o custo médio dos incidentes de violação de dados pode exceder os 4,45 milhões de dólares - um montante potencialmente catastrófico para uma sociedade de advogados mais pequena.

Para além das repercussões financeiras, os escritórios de advogados têm também o dever ético de tratar os dados confidenciais dos clientes de forma responsável, o que inclui a capacidade de recuperar esses dados em caso de violação.  

Complicações de conformidade

A Gartner prevê que o investimento em governação, risco e conformidade aumentará 50% até 2026 - sem dúvida porque a conformidade com regulamentos como a HIPAA, o RGPD e outros pode ser particularmente pesada para empresas com recursos de TI limitados. As exigências dos clientes em termos de conformidade regulamentar também estão a aumentar. A conformidade exige um armazenamento seguro, bem como o tratamento e a transmissão corretos dos dados.  

A boa notícia? Os fornecedores de serviços na nuvem oferecem normalmente ferramentas de conformidade integradas que são constantemente actualizadas para refletir as últimas alterações regulamentares, reduzindo assim os encargos para as sociedades de advogados. Ao utilizar estas ferramentas, as empresas podem reduzir os riscos de falhas de conformidade e as penalizações associadas.  

É também um benefício que os escritórios de advogados podem oferecer aos clientes que "perguntam cada vez mais sobre a segurança dos nossos documentos", diz Toh Kok Seng, sócio sénior da Lee & Lee. "Com o NetDocuments, podemos dar-lhes paz de espírito, sabendo que os nossos documentos permanecerão sempre seguros, ao mesmo tempo que satisfazem as suas necessidades de conformidade."

Segurança: A preocupação perene

Embora as preocupações com a segurança impeçam muitas vezes as empresas de adotar soluções de nuvem, a realidade é que os fornecedores de nuvem investem fortemente em tecnologias e protocolos de segurança. Os serviços na nuvem podem oferecer medidas de segurança sofisticadas que os escritórios de advogados de pequena e média dimensão considerariam proibitivamente dispendiosas de implementar por si próprios.

"A computação em nuvem está a tornar-se o modelo de segurança de facto", explica Dennis Smith, distinto analista VP da Gartner. "A maioria das implementações na nuvem é mais segura do que num centro de dados mais tradicional."  

Para o sector jurídico, a segurança dos dados é fundamental. "As violações de dados de alto nível foram um verdadeiro alerta para o sector jurídico na Austrália", explica Marco Marcello, gestor de sistemas de informação da Lavan. "Reconhecemos rapidamente que a transferência da nossa gestão de documentos para a nuvem nos daria uma camada adicional de segurança."

O risco de ataques de ransomware 

Para além das preocupações com a escalabilidade, os sistemas de gestão de documentos no local representam um risco de segurança significativo, especialmente no que diz respeito a ataques de ransomware. Estes ataques maliciosos podem encriptar ficheiros no local, tornando-os inacessíveis e exigindo o pagamento de um resgate para a sua libertação. De acordo com um relatório da Cybersecurity Ventures, os custos dos danos causados pelo ransomware atingirão 265 mil milhões de dólares por ano, o que realça a necessidade urgente de medidas de segurança robustas.  

As soluções baseadas na nuvem oferecem protocolos de segurança melhorados, incluindo actualizações regulares, encriptação e cópias de segurança automatizadas, que reduzem coletivamente o risco de violações de dados e ataques de ransomware. As sociedades de advogados que migram para um DMS baseado na nuvem podem, assim, proteger melhor as informações sensíveis dos seus clientes e manter a continuidade operacional, mesmo face a ameaças cibernéticas. 

Melhorar a segurança com o DMS baseado na nuvem

Os fornecedores de DMS baseados na nuvem utilizam métodos avançados de encriptação, tanto em repouso como em trânsito, o que reforça a segurança dos dados. Também efectuam auditorias de segurança regulares e deteção de ameaças em tempo real, reduzindo significativamente o risco de acesso não autorizado ou violações de dados. Para as sociedades de advogados mais pequenas, confiar num fornecedor de serviços na nuvem significa beneficiar de segurança de nível empresarial sem os custos associados.

Conclusão: Dando o salto estratégico para a nuvem

Para os escritórios de advogados de pequena e média dimensão, a mudança para um DMS baseado na nuvem não tem apenas a ver com a adoção de tecnologia, mas também com a garantia de viabilidade a longo prazo. Com a nuvem, as empresas podem obter uma melhor gestão financeira e escalabilidade, bem como posturas superiores de conformidade e segurança.  

À medida que o sector jurídico continua a evoluir, os escritórios de advogados têm de adotar soluções que lhes permitam manter-se competitivos e, ao mesmo tempo, salvaguardar a confiança dos seus clientes. A mudança para um DMS baseado na nuvem pode proporcionar a segurança e a eficiência operacional necessárias para prosperar no complexo panorama jurídico atual.

Para os advogados que procuram reduzir os riscos e melhorar a eficiência, a transição para um DMS baseado na nuvem é um caminho claro, transformando potenciais vulnerabilidades em pontos fortes.

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