I vår pågående serie har vi diskutert de økonomiske og skalerbare fordelene ved å gå over fra et lokalt til et skybasert dokumenthåndteringssystem (DMS). For advokatfirmaer er disse faktorene avgjørende, men kompleksiteten rundt datagjenoppretting, samsvar og sikkerhet gir enda mer overbevisende grunner til å gjøre overgangen.

Utfordringen med datagjenoppretting i lokale systemer

Et sentralt problem med lokale systemer er at de ofte er avhengige av manuelle sikkerhetskopier, noe som kan føre til betydelige hull i datagjenoppretting.  

Datatap er en kritisk risiko for ethvert advokatfirma, der tap av sensitiv klientinformasjon ikke bare kan føre til økonomisk skade, men også omdømmeskade … og det er dyrt. Per 2023 kan den gjennomsnittlige kostnaden for datainnbrudd overstige 4,45 millioner dollar – et potensielt katastrofalt beløp for et mindre advokatfirma.

Utover økonomiske konsekvenser har advokatfirmaer også en etisk plikt til å håndtere konfidensielle klientdata på en ansvarlig måte, noe som inkluderer muligheten til å gjenopprette disse dataene i tilfelle et brudd.  

Komplikasjoner ved samsvar

Gartner spår at investeringer i styring, risiko og samsvar vil øke med 50 % innen 2026 – uten tvil fordi samsvar med forskrifter som HIPAA, GDPR og andre kan være spesielt byrdefullt for bedrifter med begrensede IT-ressurser. Kundenes krav til samsvar med forskrifter øker også. Samsvar krever sikker lagring, samt riktig håndtering og overføring av data.  

Den gode nyheten? Skyleverandører tilbyr vanligvis innebygde samsvarsverktøy som kontinuerlig oppdateres for å gjenspeile de nyeste regelendringene, og dermed reduserer byrden på advokatfirmaer. Ved å bruke disse verktøyene kan firmaer redusere risikoen for manglende samsvar og tilhørende straffer.  

Det er også en fordel advokatfirmaer kan tilby klienter som «i økende grad spør om sikkerheten til dokumentene våre», sier Toh Kok Seng, seniorpartner hos Lee & Lee. «Med NetDocuments på plass kan vi trygt gi dem trygghet, vel vitende om at dokumentene våre alltid vil forbli sikre, samtidig som de oppfyller deres samsvarsbehov.»

Sikkerhet: Den evige bekymringen

Selv om sikkerhetsbekymringer ofte avskrekker firmaer fra å ta i bruk skyløsninger, er realiteten at skyleverandører investerer tungt i sikkerhetsteknologier og -protokoller. Skytjenester kan tilby sofistikerte sikkerhetstiltak som små og mellomstore advokatfirmaer ville synes var uoverkommelig dyre å implementere på egenhånd.

«Skytjenester er i ferd med å bli den faktiske sikkerhetsmodellen», forklarer Dennis Smith, en anerkjent visepresidentanalytiker hos Gartner. «[D]eleste skyimplementeringer er sikrere enn det du ville hatt i et mer tradisjonelt datasenter.»  

For den juridiske bransjen er datasikkerhet avgjørende. «Høyprofilerte datainnbrudd var en skikkelig vekker for den juridiske sektoren i Australia», forklarer Marco Marcello, IT-sjef hos Lavan. «Vi innså raskt at det å flytte dokumenthåndteringen vår til skyen ville gi oss et ekstra lag med sikkerhet.»

Risikoen for løsepengevirusangrep 

I tillegg til bekymringer om skalerbarhet, utgjør lokale dokumenthåndteringssystemer en betydelig sikkerhetsrisiko, spesielt med tanke på ransomware-angrep. Disse ondsinnede angrepene kan kryptere lokale filer, noe som gjør dem utilgjengelige og krever løsepenger for å få dem utlevert. Ifølge en rapport fra Cybersecurity Ventures vil kostnadene for skader fra ransomware nå 265 milliarder dollar årlig , noe som understreker det presserende behovet for robuste sikkerhetstiltak.  

Skybaserte løsninger tilbyr forbedrede sikkerhetsprotokoller, inkludert regelmessige oppdateringer, kryptering og automatiserte sikkerhetskopier, som samlet sett reduserer risikoen for datainnbrudd og ransomware-angrep. Advokatfirmaer som migrerer til et skybasert DMS kan dermed bedre beskytte sin sensitive klientinformasjon og opprettholde driftskontinuitet selv i møte med cybertrusler. 

Forbedret sikkerhet med skybasert DMS

Skybaserte DMS-leverandører bruker avanserte krypteringsmetoder både i ro og under overføring, noe som styrker datasikkerheten. De utfører også regelmessige sikkerhetsrevisjoner og trusseldeteksjon i sanntid, noe som reduserer risikoen for uautorisert tilgang eller datainnbrudd betydelig. For mindre advokatfirmaer betyr det å stole på en skyleverandør at de kan dra nytte av sikkerhet på bedriftsnivå uten de tilhørende kostnadene.

Konklusjon: Å ta det strategiske spranget til skyen

For små og mellomstore advokatfirmaer handler overgangen til et skybasert DMS ikke bare om teknologiadopsjon, men om å sikre langsiktig levedyktighet. Med skyen kan firmaer oppnå bedre økonomistyring og skalerbarhet, samt overlegne samsvars- og sikkerhetsforhold.  

Etter hvert som den juridiske sektoren fortsetter å utvikle seg, må advokatfirmaer ta i bruk løsninger som lar dem forbli konkurransedyktige samtidig som de ivaretar klientenes tillit. Å gå over til et skybasert DMS kan gi den sikkerheten og driftseffektiviteten som er nødvendig for å trives i dagens komplekse juridiske landskap.

For advokater som ønsker å redusere risiko og forbedre effektiviteten, er overgangen til et skybasert DMS en klar vei videre, som forvandler potensielle sårbarheter til styrker.

‍