Nella nostra serie in corso, abbiamo illustrato i vantaggi finanziari e in termini di scalabilità derivanti dal passaggio da un sistema di gestione dei documenti (DMS) on-premise a uno basato sul cloud. Per gli studi legali, questi fattori sono fondamentali, ma le complessità legate al recupero dei dati, alla conformità normativa e alla sicurezza rappresentano motivi ancora più convincenti per effettuare il passaggio.

La sfida del recupero dei dati nei sistemi on-premise

Uno dei problemi principali dei sistemi on-premises è che spesso si basano su backup manuali, il che può comportare notevoli lacune nel recupero dei dati.  

La perdita di dati rappresenta un rischio critico per qualsiasi studio legale, dove la perdita di informazioni sensibili sui clienti può comportare non solo danni finanziari, ma anche un danno alla reputazione… e questo ha un costo elevato. A partire dal 2023, il costo medio degli incidenti legati alla violazione dei dati può superare i 4,45 milioni di dollari — una cifra potenzialmente catastrofica per uno studio legale di piccole dimensioni.

Al di là delle ripercussioni finanziarie, gli studi legali hanno anche il dovere etico di gestire in modo responsabile i dati riservati dei clienti, il che comporta la capacità di recuperare tali dati in caso di violazione.  

Complicazioni relative alla conformità

Gartner prevede che gli investimenti in materia di governance, rischio e conformità aumenteranno del 50% entro il 2026 — senza dubbio perché il rispetto di normative quali l’HIPAA, il GDPR e altre può risultare particolarmente oneroso per le aziende con risorse IT limitate. Anche le richieste dei clienti in materia di conformità normativa sono in aumento. La conformità richiede un’archiviazione sicura, nonché una gestione e una trasmissione adeguate dei dati.  

La buona notizia? I fornitori di servizi cloud offrono in genere strumenti di conformità integrati che vengono costantemente aggiornati per tenere conto delle ultime modifiche normative, riducendo così l’onere a carico degli studi legali. Utilizzando questi strumenti, gli studi possono ridurre i rischi di inadempienza normativa e le relative sanzioni.  

Si tratta inoltre di un vantaggio che gli studi legali possono offrire ai clienti, i quali “chiedono sempre più spesso informazioni sulla sicurezza dei nostri documenti”, afferma Toh Kok Seng, socio senior dello studio Lee & Lee. “Grazie a NetDocuments, possiamo garantire loro la massima tranquillità, sapendo che i nostri documenti saranno sempre al sicuro e che, al contempo, soddisferanno i loro requisiti di conformità.”

Sicurezza: una preoccupazione costante

Sebbene le preoccupazioni in materia di sicurezza spesso dissuadano gli studi legali dall’adottare soluzioni cloud, la realtà è che i fornitori di servizi cloud investono ingenti risorse nelle tecnologie e nei protocolli di sicurezza. I servizi cloud possono offrire misure di sicurezza sofisticate che gli studi legali di piccole e medie dimensioni troverebbero troppo costose da implementare autonomamente.

«Il cloud computing sta diventando il modello di sicurezza di fatto», spiega Dennis Smith, illustre vicepresidente e analista di Gartner. «La maggior parte delle implementazioni cloud è più sicura rispetto a quanto si avrebbe in un data center più tradizionale».  

Per il settore legale, la sicurezza dei dati è fondamentale. “Le violazioni dei dati di grande risonanza hanno rappresentato un vero e proprio campanello d’allarme per il settore legale in Australia”, spiega Marco Marcello, responsabile dei sistemi informativi presso Lavan. “Ci siamo subito resi conto che trasferire la nostra gestione dei documenti sul cloud ci avrebbe garantito un ulteriore livello di sicurezza”.

Il rischio di attacchi ransomware 

Oltre alle preoccupazioni relative alla scalabilità, i sistemi di gestione dei documenti on-premises comportano un rischio significativo per la sicurezza, in particolare per quanto riguarda gli attacchi ransomware. Questi attacchi dannosi possono crittografare i file on-premises, rendendoli inaccessibili e richiedendo il pagamento di un riscatto per il loro sblocco. Secondo un rapporto di Cybersecurity Ventures, i costi dei danni causati dal ransomware raggiungeranno i 265 miliardi di dollari all’anno, sottolineando l’urgente necessità di misure di sicurezza efficaci.  

Le soluzioni basate sul cloud offrono protocolli di sicurezza avanzati, tra cui aggiornamenti regolari, crittografia e backup automatici, che nel loro insieme riducono il rischio di violazioni dei dati e attacchi ransomware. Gli studi legali che passano a un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud possono così proteggere meglio le informazioni sensibili dei propri clienti e garantire la continuità operativa anche di fronte a minacce informatiche. 

Migliorare la sicurezza con un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud

I fornitori di sistemi di gestione documentale (DMS) basati sul cloud utilizzano metodi di crittografia avanzati sia per i dati inattivi che per quelli in transito, rafforzando così la sicurezza dei dati. Inoltre, effettuano regolari controlli di sicurezza e rilevano le minacce in tempo reale, riducendo in modo significativo il rischio di accessi non autorizzati o violazioni dei dati. Per gli studi legali di piccole dimensioni, affidarsi a un fornitore di servizi cloud significa beneficiare di una sicurezza di livello aziendale senza i costi associati.

Conclusione: compiere il salto strategico verso il cloud

Per gli studi legali di piccole e medie dimensioni, il passaggio a un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud non riguarda solo l’adozione di una nuova tecnologia, ma anche la garanzia della sostenibilità a lungo termine. Grazie al cloud, gli studi possono ottenere una migliore gestione finanziaria e una maggiore scalabilità, oltre a livelli superiori di conformità e sicurezza.  

Con la continua evoluzione del settore legale, gli studi legali devono adottare soluzioni che consentano loro di rimanere competitivi, salvaguardando al contempo la fiducia dei propri clienti. Il passaggio a un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud può garantire la sicurezza e l’efficienza operativa necessarie per avere successo nell’odierno panorama legale, caratterizzato da una crescente complessità.

Per gli avvocati che desiderano ridurre i rischi e migliorare l'efficienza, il passaggio a un sistema di gestione dei documenti (DMS) basato sul cloud rappresenta una chiara via da seguire, in grado di trasformare le potenziali vulnerabilità in punti di forza.

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