Dokument- og arkivhåndteringssystemer har mange likheter. Faktisk, i denne digitale tidsalderen, hvis du vil administrere elektroniske dokumenter, gir funksjonene og funksjonaliteten som kreves for å administrere elektroniske dokumenter et solid grunnlag for arkivhåndtering. Dette gjenspeiles for flere tiår siden da arkivhåndteringsfagfolk som hadde administrert arkiver av fysiske dokumenter begynte å snakke om EDRM – elektronisk dokument- og arkivhåndtering. Bransjen har gått videre, og det er nyanser i håndteringen av dokumenter og poster, så det er viktig å forstå hvordan disse fagområdene er forskjellige og hvor de overlapper hverandre.

Hva er dokumenthåndtering?

Dokumenthåndtering er praksisen med å gi struktur til ustrukturerte data ved hjelp av ulike verktøy og strategier. Det er viktig å huske at et dokument er en form for informasjon som generelt anses å være «ustrukturert», i motsetning til de strukturerte radene og kolonnene i en database. Et DMS er et nøkkelverktøy for å gi struktur til disse ustrukturerte dataene.

I praksis tilbyr et dokumenthåndteringssystem (DMS) verktøy som hjelper deg med å opprette, redigere, lagre, finne, dele og generelt administrere dokumenter, som kan være tekstbehandlingsdokumenter, presentasjoner, regneark, bilder, PDF-filer osv.

Men hva oppnår egentlig denne funksjonaliteten? La oss se på noen av målene med dokumenthåndtering for å finne det ut.

Formålet med dokumenthåndteringsprogramvare

På et overordnet nivå er hovedmålet med dokumenthåndtering å organisere informasjonen din og gjøre det mulig for folk å finne det de trenger, når de trenger det; men det er flere faktorer som kan påvirke suksessen din.

En sterk dokumenthåndteringsstrategi (og et skybasert dokumenthåndteringssystem , eller DMS) støtter dette målet ved å bidra til å:

• Oppretthold versjonskontroll
• Forbedre dokumentsøk
• Digitaliser fysiske dokumenter
• Unngå tapte eller feilarkiverte dokumenter
• Etabler én enkelt sannhetskilde
• Hold dokumenter og mapper organisert, inkludert elektroniske dokumenter

For advokatfirmaer og juridiske team er sikkerhet og samsvar selvsagt også høyt prioritert – spesielt når teamene er spredt. Ondsinnet oppførsel og selv enkle menneskelige feil kan avspore en dokumenthåndteringsstrategi og eksponere organisasjonen din for risiko. Derfor er det så viktig at du har en forretningsprosess og verktøy på plass for å kontrollere brukertilgang til dokumenter, inkludert etiske vegger, for å etablere DMS-et ditt som den eneste sannhetskilden for organisasjonen din.

Hvordan et dokumenthåndteringssystem (DMS) hjelper

Som vi allerede har diskutert, er en dokumenthåndteringsprogramvareplattform som hjelper organisasjoner med å administrere dokumenter ved hjelp av en rekke verktøy for sikker lagring, organisering, endring og deling av dokumenter bare toppen av isfjellet.

En av hovedfordelene med et DMS er at det forenkler og effektiviserer mange av prosessene som kan undergrave en solid dokumenthåndteringsstrategi. Det kan automatisere arbeidsflyter og hjelpe teammedlemmene dine med å opprettholde dokumentorganisering, og det gjør dem i stand til å utføre oppgavene sine effektivt, uansett hvor komplekse arbeidsflytene dine er.

I tillegg til produktivitetsfremmende verktøy og funksjoner, er et annet utrolig verdifullt aspekt ved et DMS forbedret dokumentsikkerhet . Fordi konfidensialitet og samsvar er så viktig for juridisk arbeid, har ingen organisasjon råd til å overse dokumentsikkerhet når de velger et DMS og bygger en dokumenthåndteringsstrategi.

Hva er arkivhåndtering?

Verden over finnes det mange forskjellige definisjoner fra myndigheter og organisasjoner på hva som utgjør en «journal», men i 2001 ratifiserte Den internasjonale standardiseringsorganisasjonen (ISO) en global standard for journalhåndtering, ISO 15489. ISO-standarden forteller oss at:

«Arkiverhåndtering er det feltet innen ledelse som er ansvarlig for effektiv og systematisk kontroll av opprettelse, mottak, vedlikehold, bruk og avhending av dokumenter, inkludert prosessene for å innhente og vedlikeholde bevis på og informasjon om forretningsaktiviteter og transaksjoner i form av dokumenter.»

Men hva er en journal, og hvorfor må vi behandle den annerledes?

ISO definerte også hva en registrering er: «informasjon opprettet, mottatt og vedlikeholdt som bevis og som en eiendel av en organisasjon eller person, i forbindelse med oppfyllelse av juridiske forpliktelser eller i forbindelse med forretningstransaksjoner».

Så ikke alle dokumentene dine kan klassifiseres som poster, og ikke alle postene dine vil være dokumenter. Den grunnleggende definisjonen av en post som et element som gir bevis på en forretningstransaksjon, eller forfølgelsen av en juridisk forpliktelse, kan endres og legges til avhengig av de juridiske jurisdiksjonene du opererer innenfor, og eventuelle spesifikke forskrifter som gjelder for din bransje.

Formålene med arkivhåndtering

Til syvende og sist er formålet med å oppbevare disse registrene å overholde lover og andre forskrifter og beskytte organisasjonen din mot risiko. Hvis for eksempel firmaet eller selskapet ditt har blitt revidert, kan det bli ilagt betydelige bøter eller andre straffer hvis registrene ikke forvaltes riktig. Det beste forsvaret er å ha en strategi for registrehåndtering som inkluderer veldokumenterte retningslinjer for registrehåndtering.

Utover god dokumenthåndteringspraksis kan dokumenthåndtering kreve ytterligere elementer, inkludert utvikling av klare retningslinjer og prosedyrer for oppbevaring (oppbevaring av dokumentasjon i en bestemt periode) og avhending (endelig destruksjon av dokumentasjonen). En dokumenthåndteringsstrategi kan hjelpe ved å tilby prosesser for:

• Håndheving av nødvendige oppbevaringsperioder for lagrede poster
• Angi brukertilgangskontroller og forhindre redigering av posten
• Bistå med e-discovery eller bruk av juridiske forbehold ved behov
• Å føre et revisjonsspor som dokumenterer hvordan arkivet ble håndtert fra deklarasjon til avhending
• Opprette et arkivregister for å holde oversikt over hvilke dokumenter som oppbevares, noen ganger kalt deklarasjon og registrering
• Håndtering av fysisk og elektronisk dokumenthåndtering (f.eks. arkivering, sletting eller destruksjon av inaktive poster ved slutten av livssyklusen)
• Bruk av oppbevaringsplaner for dokumenter basert på en dokumentasjons juridiske, økonomiske, administrative eller historiske verdi.

Hvordan hjelper programvare for arkivhåndtering?

Programvare for arkivhåndtering (RM) lar deg effektivt registrere, identifisere, lagre og avhende forretningsdokumenter i henhold til nødvendige retningslinjer, prosedyrer og forskrifter.

Når et firma eller en bedrift håndterer store mengder dokumenter, er det ofte nyttig å ha et dedikert system som kan støtte dokumenthåndteringsaktiviteter – fra å sikre begrensede filer til å opprettholde et dokumentregister til å håndtere forespørsler om kassering. Et spesialisert dokumenthåndteringsverktøy er spesielt nyttig når du trenger å administrere fysiske dokumenter (faktiske dokumenter fulle av papir) så vel som elektroniske dokumenter, spesielt når disse dokumentene kan administreres eksternt av en spesialisert tjenesteleverandør.

Hvorfor vi trenger forskjellige verktøy

Et DMS kan tilby mye av funksjonaliteten som kreves for å implementere din strategi for dokumenthåndtering for elektroniske dokumenter som oppbevares i form av dokumenter, det være seg Word-filer, e-poster, presentasjoner osv.

Et DMS kan konfigureres og organiseres slik at arbeidsområder eller mapper gjenspeiler arkivplanen for arkivhåndtering. Referanser til arkivplaner og etiketter for oppbevaringsplaner kan lagres som metadata for hvert dokument i DMS-et. Det kan også tilby oppbevarings- og kasseringsfunksjonalitet, selv om det vanligvis ikke er så sofistikert eller fleksibelt som det som finnes i et spesialisert arkivhåndteringssystem. Denne DMS-funksjonaliteten kan være spesielt nyttig hvis arkivstrategien din inkluderer et krav om å «administrere på stedet» – det vil si at du ikke ønsker å kopiere eller flytte (ofte referert til som arkivering) dokumentene dine til et separat system.

Men når du begynner å øke volumet av poster, kompleksiteten i arkivplanen eller oppbevaringsplanen, eller du trenger å administrere fysiske poster og elektroniske poster på tvers av flere og forskjellige systemer som dekker både strukturerte data og ustrukturert informasjon, trenger du virkelig et spesialisert RM-system. Et slikt system vil gi tilleggsfunksjonalitet utover det som tilbys av DMS for å unngå:

• Ufullstendige revisjonsspor
• Usikrede dokumenter og filer
• Ineffektiv søking og gjenfinning av filer
• Manglende overholdelse av juridiske krav
• Vanskeligheter med å få tilgang til og samarbeide om dokumenter
• Utilsiktede endringer gjort i poster etter ferdigstillelse
• Tidkrevende manuelle prosesser for dokumenthåndtering
• Dyr lagring når filer oppbevares etter oppbevaringsperioden
• Duplikatinnhold og/eller forvirring rundt arbeidsdokumenter kontra poster
• ... og mye mer.

Kompleksiteten i forretningsbehovene dine, dine juridiske og regulatoriske krav til samsvar, og mange av de andre faktorene nevnt ovenfor, vil avgjøre om et DMS kan bidra til å realisere din strategi for arkivhåndtering, eller om du trenger et separat arkivhåndteringssystem.

For å lære mer om fordeler og ulemper med ulike juridiske programvareløsninger, samt hvordan de overlapper og utfyller hverandre, kan du sjekke ut vårt jukseark om juridisk teknologi .

Hvordan NetDocuments kan hjelpe

Som den ledende skybaserte dokumenthåndteringsløsningen er NetDocuments-plattformen utviklet for å hjelpe juridiske fagfolk med å maksimere produktiviteten med en rekke robuste verktøy for informasjonshåndtering og informasjonsstyring som lar deg opprette, redigere, lagre, finne og samarbeide om dokumenter – hvor som helst, på hvilken som helst enhet, med prisbelønte sikkerhetsfunksjoner .

NetDocuments tilbyr funksjoner som kan brukes i retningslinjene for arkivhåndtering på dokumenter i systemet vårt, inkludert fleksible oppbevaringsregler, mulighet for juridisk sperring, sikker sletting og en ekstremt fleksibel metadatamodell som kan tilordnes til en filplan eller oppbevaringsplan.

Vi mener at du alltid bør ha tilgang til det beste teknologien har å tilby, og derfor integreres NetDocuments med en rekke ledende leverandører av elektronisk dokumenthåndtering. Dette sikrer at prosessene dine forblir strømlinjeformede og sikre uten at det går på bekostning av funksjoner eller ekspertise. Og selv om NetDocuments ikke er et dokumenthåndteringssystem, støtter vi beste praksis for dokument- og dokumenthåndtering ved å la brukere definere retningslinjer for dokumentoppbevaring og arkivering i plattformen. Dette lar deg slette og fjerne filer permanent basert på kriterier du velger.

Ved å koble arkivstyringssystemet ditt med et kraftig, sikkert og fleksibelt DMS som NetDocuments, kan du sikre at teamet ditt har de beste verktøyene for å gjøre sitt beste arbeid.

Lær mer om hvordan NetDocuments kan støtte dine strategier for dokumenthåndtering og arkivhåndtering ved å avtale en konsultasjon i dag.