«Du kan ikke bekjempe tyngdekraften.» Det er det Andy Jassy sier om å flytte til skyen. Og som fyren som tar over tøylene som Amazon-sjef fra Jeff Bezos, vet han en ting eller to.

Men for advokatfirmaer og juridiske team i bedrifter er det lettere sagt enn gjort å ta i bruk skybaserte verktøy. Med den konstante flommen av konkurrerende krav som de fleste advokater og interne rådgivere står overfor, tenker du kanskje: Kan noen programvare faktisk gjøre en forskjell?

Vårt svar: absolutt. Men vi forventer ikke at du skal stole på oss.

I stedet tar vi sikte på å gi deg all informasjonen du trenger for å avgjøre om skybasert dokumenthåndtering er riktig for din organisasjon eller ditt team, inkludert:

• Svar på de vanligste spørsmålene
• Vanlige misoppfatninger om skyen – og hvorfor du ikke bør tro på dem
• Viktige fordeler teamet ditt kan få med skybasert dokumenthåndtering
• De beste tipsene for å finne riktig skyleverandør

Klar? La oss sette i gang.

Hva er skybasert dokumenthåndtering?

Generelt sett refererer dokumenthåndteringssystemer (DMS) til verktøyene og prosessene organisasjonen din bruker til å lagre og administrere dokumenter. Historisk sett har bedrifter brukt lokale systemer, fildeling og hendelsesbaserte e-postinnbokser for å finne, organisere og dele viktige dokumenter.

Dessverre mangler disse utdaterte og ad hoc-tilnærmingene ofte sikkerheten, funksjonaliteten og brukervennligheten som moderne forretningsbrukere trenger.

Men heldigvis finnes det en bedre måte.

Skybasert dokumenthåndtering for advokatfirmaer og juridiske team tilbyr det beste fra begge verdener: robuste produktivitetsøkende verktøy kombinert med økt sikkerhet og styringskontroller.

Hva er forskjellen mellom skybaserte og lokale dokumenthåndteringsløsninger?

Før vi går videre, kan det være nyttig å avklare forskjellen mellom lokale løsninger og skybasert dokumenthåndtering.

Hovedforskjellen mellom disse to systemtypene er at lokale løsninger krever at du kjøper og vedlikeholder intern servermaskinvare, programvarelisenser, sikkerhetssystemer og IT-personell. Du har kontroll (og ansvar) over hver komponent.

Skyløsninger (også kjent som programvare som en tjeneste, eller SaaS) tar seg av det tunge arbeidet for deg. Det er ingen maskinvare eller programvare å kjøpe. I stedet betaler du månedlige brukeravgifter til skyleverandøren og får tilgang til DMS-plattformen via internett. Du har også fordelen av et dedikert supportteam, i stedet for å være avhengig av dine interne IT-ressurser.

Men vær advart: Noen «skybaserte DMS»-plattformer er faktisk lokale dokumenthåndteringssystemer i forkledning . Sørg for at du forstår kjernearkitekturen bak enhver dokumenthåndteringsløsning du vurderer.

Er bruk av skytjenester i juss etisk?

Gitt den ofte konfidensielle naturen til juridisk arbeid, lurer du kanskje på om det i det hele tatt er etisk for interne advokater og andre juridiske fagfolk å bruke tredjeparts skytjenester. Faktisk er dette et så hett tema at advokatforeninger og advokatsamfunn i USA og rundt om i verden har gitt etiske uttalelser om skytjenester . 

Selv om det er forståelig med litt skepsis, er realiteten at skyløsninger kan brukes så lenge du gjør nødvendige undersøkelser og finner en leverandør som overholder dine etiske plikter.

Vanlige misoppfatninger om skybasert dokumenthåndtering

Selv om skybasert programvare raskt blir normen for de fleste bedrifter, er det fortsatt noen vanlige misoppfatninger som hindrer advokatfirmaer og juridiske team i å benytte seg av alle fordelene som skybasert dokumenthåndtering kan tilby.

Myte nr. 1: Skyen er mindre sikker.

Bare fordi det kalles «skyen» betyr det ikke at det er mykt med sikkerheten.

Faktisk kan skybasert dokumenthåndtering være sikrere enn lokale løsninger. En del av grunnen til dette er at skyleverandører er sterkt insentiver til å holde kundedata sikre ved å bygge robuste sikkerhetsfunksjoner i plattformen og reagere raskt på feil og nye trusler.

Skybaserte dokumenthåndteringsløsninger kan til og med tilby geobevisst innholdslagring for organisasjoner med lokale krav til informasjonslagring.

Myte nr. 2: Skybasert dokumenthåndtering er for dyrt.

Vi forstår det: å bytte til et nytt system kan virke som en stor investering. Men sannheten er at det å ikke bytte til skyen kan bli enda dyrere.

Fysisk dokumenthåndtering er overraskende dyrt når man legger sammen alle kostnadene for papir, skrivere, blekk, skannere, mapper, arkivskap, lagringsplass og mer. Lokale løsninger påløper lignende utgifter for systemoppsett, maskinvare, programvarelisenser, vedlikehold og fysisk lagring. (Og ikke la oss engang begynne med kostnadene ved et datainnbrudd .)

Med skybasert dokumenthåndtering er derimot oppsetts- og løpende kostnader faktisk mye billigere. Det kan være noen engangs implementeringsgebyrer, men månedlige brukeravgifter er fortsatt ganske forutsigbare. Og med skyens avanserte sikkerhet er du mye bedre beskyttet mot datainnbrudd.

Myte nr. 3: Skyen vil ikke være like viktig når pandemien er over.

De fleste advokatfirmaer og juridiske team i bedrifter måtte tilpasse seg fjernarbeid under covid-19. Men noen firmaer stiller spørsmål ved om fjernarbeid og verktøyene som muliggjør det har fått en permanent plass i den «nye normalen».

La oss bare være helt klare på dette: Fjernarbeid er kommet for å bli. Fleksibelt arbeid er en topprioritet for etterspurte fagfolk, og spesielt for den voksende yngre arbeidsstyrken. Det er en fordel du ikke har råd til å gi slipp på.

Hvilke fordeler gir skybasert dokumenthåndtering?

Nå som vi har ryddet opp i eventuelle misforståelser om skybasert dokumenthåndtering, er det på tide å vende seg til det gode – de store skyfordelene som hjelper advokatfirmaer og juridiske avdelinger med å skinne, som:

• Øk produktiviteten. Dokumenthåndteringssystemer er utviklet for å hjelpe deg med å få gjort mer, raskere. Med spesialverktøy som bidrar til å redusere administrative oppgaver, effektivisere arbeidsflyter og forenkle kommunikasjon, hjelper skybaserte dokumenthåndteringssystemer juridiske team med å bli mer produktive.
• Forbedre sikkerheten. Å holde konfidensiell informasjon sikker er en topprioritet for juridiske team i bedrifter. De avanserte sikkerhetsfunksjonene i skyen gjør det enkelt å beskytte dokumenter og data.
• Tilgang hvor som helst. Arbeid skjer ikke bare på kontoret. Med skybasert dokumenthåndtering kan du få tilgang til viktige filer hvor som helst, på hvilken som helst enhet.
• Skaler enkelt. Det kan være komplisert og kostbart å utvide lagringskapasiteten og legge til brukere for lokale systemer. Men skybaserte plattformer lar deg skalere til akkurat det du trenger – verken mer eller mindre.
• Effektivt samarbeid. Moderne skybaserte DMS-løsninger gir deg verktøyene for å samarbeide sikkert med leverandører, forretningskunder og eksterne rådgivere – uten å bruke en tredjeparts lagringsløsning eller ekstranett.
• Arv innovasjon. Når du bruker en skybasert dokumenthåndteringsløsning, mottar programvareinstansen din automatiske oppdateringer og forbedringer – enten teamet ditt har en håndfull brukere eller tusenvis.

Hvilke problemer løser skybasert dokumenthåndtering?

Dokumenthåndtering i skyen handler ikke bare om å legge til nye fordeler. Det handler også om å løse problemer og få mer verdi ut av tiden, pengene og ressursene dine. Vurder følgende:

Spar penger

Ikke bare kan kostnaden for et skybasert DMS være lavere enn å vedlikeholde den gamle løsningen din, det kan også hjelpe bedriften din med å spare penger på mange andre måter.

For et ledende bioteknologiselskap var deres utdaterte DMS mer en byrde enn en fordel: «Vår gamle programvare ... [skapte] indirekte kostnader for tapt tid og krefter som var uutholdelige, og vi måtte gjøre en endring», forklarte selskapets seniorkonsernrådgiver for kontrakter.

Da teamet gikk over til skybasert dokumenthåndtering, førte det til større effektivitet og brukervennlighet – og sparte dem betydelig tid og krefter daglig. «[Det] har tatt oss inn i den moderne verden der vår juridiske avdeling virkelig kan skinne.»

Se hvordan andre juridiske avdelinger utnytter skybasert dokumenthåndtering.

Opprettholde styringen

En av de største bekymringene for advokatfirmaer og juridiske team i bedrifter er å redusere risiko. Heldigvis kan skybaserte dokumenthåndteringssystemer hjelpe deg med å beskytte og styre informasjonsflyten i organisasjonen din.

Med detaljerte brukertilgangskontroller, etiske vegger , innebygde ekstranett og forebygging av datatap , kan juridiske team forhindre at konfidensielle filer havner i gale hender – enten du jobber med interne eller eksterne brukere.

Hold deg synkronisert

Når tilnærmingen til dokumenthåndtering ikke er veletablert, er det altfor lett for teamet å ende opp med flere filversjoner som flyter fra innboks til innboks. Det kan være forvirrende og tidkrevende å spore opp riktig dokument og avstemme det med andre versjoner.

Men med skybasert dokumenthåndtering ligger alle dokumentene dine på ett sted , noe som betyr at du har én enkelt sannhetskilde du alltid kan stole på. Og du trenger aldri å bekymre deg for hvilken versjon som er riktig, fordi de alle spores i systemet.

Bygg juridisk omdømme

Det er trist, men sant: interne juridiske team har en tendens til å få det korteste laget. Til tross for at de er spredt tynt med krav fra hele virksomheten, blir de fortsatt ofte sett på som ikke mer enn et «nødvendig onde».

Tro det eller ei, men skybasert dokumenthåndtering kan hjelpe. Ved å øke effektiviteten og produktiviteten får juridiske team båndbredde til å støtte strategiske initiativer og skape større gevinster for bedriften.

Hvordan kan et juridisk team sørge for at de får det beste skybaserte dokumenthåndteringssystemet?

Når du har tatt beslutningen om å bytte til skyen , vil du sørge for at du gjør det riktig første gang. Ingen ønsker å gå gjennom en komplisert implementeringsprosess, bare for å oppdage at du har valgt en løsning som ikke passer helt riktig.

Her er tre av våre beste tips som kan hjelpe deg:

• Still de riktige spørsmålene. Legal tech-markedet er oversvømt av løsninger, men ikke alle DMS-plattformer er skapt like. Disse 26 spørsmålene vil hjelpe deg med å identifisere riktig leverandør – og eliminere de gale.
• Forbered deg på vanlige utfordringer. Endringsledelse kan være vanskelig, spesielt med et kjernesystem som ditt DMS. Men hvis du forbereder deg på potensielle hindringer på forhånd, vil du kunne håndtere dem mer effektivt.
• Se etter en juridisk-sentrert løsning. Gitt krav til konfidensialitet og juridiske plikter, er det viktig at du har en løsning som kan dekke dine behov .

Bli kjent med skyen

Vil du styrke din forståelse av skyen? Sjekk ut vårt nylige webinar, Hva er skyen egentlig?, med skyekspertene Kelly Plunkett og Scott Barnhill. I denne presentasjonen bryter de ned de grunnleggende elementene i skyteknologi – og hvordan det kan styrke teamets konkurransefortrinn.