«Non si può sfuggire alla forza di gravità». È quanto afferma Andy Jassy a proposito del passaggio al cloud. E, in qualità di persona che sta per subentrare a Jeff Bezos alla guida di Amazon, ne sa qualcosa.

Ma per gli studi legali e gli uffici legali aziendali, adottare strumenti basati sul cloud è più facile a dirsi che a farsi. Considerata la valanga costante di richieste contrastanti a cui devono far fronte la maggior parte degli avvocati e dei consulenti legali interni, potreste chiedervi: «Ma esiste davvero un software in grado di fare la differenza?».

La nostra risposta: assolutamente sì. Ma non ci aspettiamo che ci crediate sulla parola.

Il nostro obiettivo è invece quello di fornirvi tutte le informazioni necessarie per decidere se la gestione dei documenti nel cloud sia la soluzione giusta per la vostra organizzazione o il vostro team, tra cui:

• Risposte alle domande più frequenti
• Idee sbagliate comuni sul cloud — e perché non dovresti crederci
• I principali vantaggi che il tuo team può trarre dalla gestione dei documenti nel cloud
• Consigli utili per scegliere il fornitore di servizi cloud più adatto

Pronti? Cominciamo.

Che cos’è la gestione dei documenti basata sul cloud?

In linea generale, i sistemi di gestione dei documenti (DMS) indicano gli strumenti e i processi utilizzati dalla vostra organizzazione per archiviare e gestire i documenti. In passato, le aziende ricorrevano a sistemi on-premise, condivisioni di file e persino alle proprie caselle di posta elettronica per individuare, organizzare e condividere documenti importanti.

Purtroppo, questi approcci obsoleti e improvvisati spesso non garantiscono la sicurezza, le funzionalità e la facilità d'uso di cui hanno bisogno gli utenti aziendali moderni.

Ma, per fortuna, c'è un modo migliore.

La gestione dei documenti basata sul cloud per studi legali e team legali offre il meglio di entrambi i mondi: strumenti affidabili che aumentano la produttività, abbinati a una maggiore sicurezza e a controlli di governance più rigorosi.

Qual è la differenza tra le soluzioni di gestione dei documenti basate sul cloud e quelle “on-prem”?

Prima di proseguire, potrebbe essere utile chiarire la differenza tra le soluzioni on-premises e la gestione dei documenti nel cloud.

La differenza fondamentale tra questi due tipi di sistemi è che le soluzioni on-premise richiedono l'acquisto e la gestione interna di hardware server, licenze software, sistemi di sicurezza e personale IT. Si ha il controllo (e la responsabilità) su ogni singolo componente.

Le soluzioni cloud (note anche come Software-as-a-Service, o SaaS) si occupano delle operazioni più complesse al posto vostro. Non è necessario acquistare hardware o software. Basta pagare un canone mensile al fornitore di servizi cloud e accedere alla piattaforma DMS tramite Internet. Avrete inoltre a disposizione un team di assistenza dedicato, senza dover fare affidamento sulle vostre risorse IT interne.

Ma attenzione: alcune piattaforme denominate “DMS cloud” sono in realtà sistemi di gestione dei documenti on-premise camuffati. Assicuratevi di comprendere l’architettura di base di qualsiasi soluzione di gestione dei documenti che state prendendo in considerazione.

L'uso del cloud computing in ambito legale è etico?

Data la natura spesso riservata dell’attività legale, ci si potrebbe chiedere se sia eticamente corretto che i consulenti legali interni e altri professionisti del settore ricorrano a fornitori di servizi cloud di terze parti. Si tratta infatti di un tema talmente scottante che gli ordini degli avvocati negli Stati Uniti e in tutto il mondo hanno emesso pareri deontologici sul cloud computing. 

Sebbene un certo scetticismo sia comprensibile, la realtà è che le soluzioni cloud possono essere utilizzate a condizione che si effettui un’adeguata verifica e si trovi un fornitore che rispetti i propri obblighi etici.

Idee sbagliate comuni sulla gestione dei documenti nel cloud

Sebbene il software basato sul cloud stia rapidamente diventando la norma per la maggior parte delle aziende, permangono ancora alcuni pregiudizi diffusi che impediscono agli studi legali e ai team legali di sfruttare appieno tutti i vantaggi offerti dalla gestione dei documenti nel cloud.

Mito n. 1: Il cloud è meno sicuro.

Solo perché si chiama “cloud” non significa che sia meno rigoroso in materia di sicurezza.

In effetti, la gestione dei documenti nel cloud può rivelarsi addirittura più sicura rispetto alle soluzioni on-premise. Ciò è in parte dovuto al fatto che i fornitori di servizi cloud hanno un forte incentivo a garantire la sicurezza dei dati dei clienti, integrando nella piattaforma solide funzionalità di sicurezza e rispondendo rapidamente ai bug e alle minacce emergenti.

Le soluzioni di gestione dei documenti basate sul cloud possono persino offrire un’archiviazione dei contenuti con funzionalità di geolocalizzazione per le organizzazioni soggette a requisiti di residenza dei dati a livello locale.

Mito n. 2: La gestione dei documenti basata sul cloud è troppo costosa.

Lo capiamo: passare a un nuovo sistema potrebbe sembrare un investimento ingente. Ma la verità è che non passare al cloud potrebbe rivelarsi ancora più costoso.

La gestione dei documenti cartacei risulta sorprendentemente costosa se si sommano tutte le spese relative a carta, stampanti, inchiostro, scanner, cartelle, schedari, spazio di archiviazione e altro ancora. Le soluzioni on-premise comportano spese simili per la configurazione del sistema, l’hardware, le licenze software, la manutenzione e lo spazio fisico di archiviazione. (Per non parlare poi dei costi legati a una violazione dei dati.)

Con la gestione dei documenti basata sul cloud, invece, i costi di installazione e di gestione sono in realtà molto più contenuti. Potrebbero esserci alcuni costi una tantum di implementazione, ma i canoni mensili per utente rimangono piuttosto prevedibili. Inoltre, grazie alle avanzate funzionalità di sicurezza del cloud, si è molto più protetti contro le violazioni dei dati.

Mito n. 3: Il cloud non avrà più la stessa importanza una volta che la pandemia sarà finita.

La maggior parte degli studi legali e degli uffici legali aziendali ha dovuto adattarsi al lavoro da remoto durante la pandemia di Covid-19. Tuttavia, alcuni studi si chiedono se il lavoro da remoto e gli strumenti che lo rendono possibile si siano guadagnati un posto permanente nella “nuova normalità”.

Mettiamo le cose in chiaro: il lavoro da remoto è ormai una realtà consolidata. La flessibilità lavorativa è una priorità assoluta per i professionisti più richiesti e, in particolare, per la forza lavoro più giovane, in continua crescita. È un vantaggio di cui non potete fare a meno.

Quali vantaggi offre la gestione dei documenti basata sul cloud?

Ora che abbiamo chiarito ogni malinteso sulla gestione dei documenti nel cloud, è il momento di passare alle cose interessanti: quei grandi vantaggi offerti dal cloud che aiutano gli studi legali e gli uffici legali a distinguersi, come:

• Aumenta la produttività. I sistemi di gestione dei documenti sono progettati per aiutarti a fare di più, più velocemente. Grazie a strumenti specifici che contribuiscono a ridurre le attività amministrative, ottimizzare i flussi di lavoro e semplificare la comunicazione, i sistemi di gestione dei documenti basati sul cloud aiutano i team legali a essere più produttivi.
• Migliora la sicurezza. Garantire la sicurezza delle informazioni riservate è una priorità assoluta per gli uffici legali aziendali. Le funzionalità di sicurezza avanzate del cloud consentono di proteggere facilmente documenti e dati.
• Accesso ovunque. Il lavoro non si svolge solo in ufficio. Grazie alla gestione dei documenti nel cloud, puoi accedere ai file importanti da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo.
• Scalabilità semplice. L'espansione della capacità di archiviazione e l'aggiunta di utenti possono rivelarsi complesse e costose nei sistemi on-premise. Le piattaforme basate sul cloud, invece, consentono di scalare esattamente in base alle proprie esigenze: né più, né meno.
• Collaborazione efficace. Le moderne soluzioni DMS basate su cloud offrono gli strumenti necessari per collaborare in modo sicuro con fornitori, clienti aziendali e consulenti esterni, senza ricorrere a soluzioni di archiviazione di terze parti o a reti extranet.
• L'innovazione è garantita. Quando utilizzi una soluzione di gestione dei documenti basata sul cloud, la tua istanza del software riceve aggiornamenti e miglioramenti automatici, indipendentemente dal fatto che il tuo team sia composto da pochi utenti o da migliaia.

Quali problemi risolve la gestione dei documenti nel cloud?

La gestione dei documenti nel cloud non consiste solo nell’aggiungere nuovi vantaggi. Si tratta anche di risolvere i problemi e di ottenere il massimo dal proprio tempo, dal proprio denaro e dalle proprie risorse. Considerate quanto segue:

Risparmia

Non solo il costo di un sistema di gestione documentale (DMS) basato su cloud può essere inferiore rispetto a quello della manutenzione della vostra soluzione esistente, ma può anche aiutare la vostra azienda a risparmiare denaro in molti altri modi.

Per un’azienda leader nel settore delle biotecnologie, il proprio sistema di gestione dei documenti (DMS) ormai obsoleto rappresentava più un peso che un vantaggio: «Il nostro vecchio software… [comportava] costi indiretti in termini di tempo e risorse persi che erano intollerabili e ci hanno costretti a cambiare», ha spiegato il consulente legale senior dell’azienda responsabile dei contratti.

Quando il team è passato alla gestione dei documenti basata sul cloud, ha ottenuto una maggiore efficienza e facilità d’uso, risparmiando ogni giorno una notevole quantità di tempo e fatica. «[Questo] ci ha proiettati nel mondo moderno, dove il nostro ufficio legale può davvero dare il meglio di sé».

Scopri come altri uffici legali sfruttano la gestione dei documenti nel cloud.

Garantire la governance

Una delle principali preoccupazioni degli studi legali e degli uffici legali aziendali è la mitigazione dei rischi. Fortunatamente, i sistemi di gestione dei documenti basati sul cloud possono aiutarvi a proteggere e gestire il flusso di informazioni all’interno della vostra organizzazione.

Grazie a controlli granulari sugli accessi degli utenti, barriere etiche, extranet native e sistemi di prevenzione della perdita di dati, i team legali possono impedire che i file riservati finiscano nelle mani sbagliate, sia che si lavori con utenti interni che esterni.

Rimani sincronizzato

Quando il tuo approccio alla gestione dei documenti non è ben definito, è fin troppo facile che il tuo team si ritrovi con diverse versioni di un file che passano da una casella di posta all’altra. Individuare il documento corretto e allinearlo con le altre versioni può creare confusione e richiedere molto tempo.

Ma con la gestione dei documenti basata sul cloud, tutti i tuoi documenti sono conservati in un unico posto, il che significa che hai un'unica fonte di riferimento su cui puoi sempre fare affidamento. E non devi mai preoccuparti di quale sia la versione corretta, perché tutte vengono tracciate nel sistema.

Costruire la reputazione di Legal

È triste, ma vero: gli uffici legali interni tendono a fare la parte dei perdenti. Nonostante siano oberati dalle richieste provenienti da ogni parte dell’azienda, vengono spesso considerati nient’altro che un “male necessario”.

Che ci crediate o no, la gestione dei documenti nel cloud può essere d’aiuto. Grazie all’aumento dell’efficienza e della produttività, i team legali acquisiscono le risorse necessarie per sostenere iniziative strategiche e generare risultati ancora più significativi per l’azienda.

In che modo un team legale può assicurarsi di scegliere il miglior sistema di gestione dei documenti nel cloud?

Una volta presa la decisione di passare al cloud, è importante assicurarsi di fare la scelta giusta fin dall’inizio. Nessuno vuole affrontare un processo di implementazione complicato, solo per scoprire poi di aver scelto una soluzione che non si adatta perfettamente alle proprie esigenze.

Ecco tre dei nostri migliori consigli per aiutarti:

• Poni le domande giuste. Il mercato della tecnologia legale è invaso da soluzioni, ma non tutte le piattaforme DMS sono uguali. Queste 26 domande ti aiuteranno a individuare il fornitore giusto ed a scartare quelli sbagliati.
• Preparatevi ad affrontare le sfide più comuni. La gestione del cambiamento può rivelarsi complessa, soprattutto quando si tratta di un sistema fondamentale come il vostro DMS. Tuttavia, se vi preparate in anticipo ad affrontare eventuali ostacoli, sarete in grado di gestirli in modo più efficace.
• Cerca una soluzione incentrata sugli aspetti legali. Considerati i requisiti di riservatezza e gli obblighi legali, è importante disporre di una soluzione in grado di soddisfare le tue esigenze.

Scopri il cloud

Vuoi approfondire le tue conoscenze sul cloud? Guarda il nostro recente webinar, "Ma cos'è il cloud, in fin dei conti?", con la partecipazione degli esperti di cloud Kelly Plunkett e Scott Barnhill. In questa presentazione, analizzano gli elementi fondamentali della tecnologia cloud e spiegano come questa possa rafforzare il vantaggio competitivo del tuo team.