"Man kan inte bekämpa tyngdkraften." Det är vad Andy Jassy säger om övergången till molnet. Och som den som tar över rodret som Amazons VD efter Jeff Bezos, vet han ett och annat.

Men för advokatbyråer och företagsjurister är det lättare sagt än gjort att införa molnbaserade verktyg. Med den ständiga strömmen av konkurrerande krav som de flesta advokater och företagsjurister står inför, kanske du undrar: Kan någon programvara verkligen göra någon skillnad?

Vårt svar: absolut. Men vi förväntar oss inte att du ska tro oss på vårt ord.

Istället vill vi ge dig all information du behöver för att avgöra om dokumenthantering i molnet är rätt för din organisation eller ditt team, inklusive:

• Svar på de vanligaste frågorna
• Vanliga missuppfattningar om molnet – och varför du inte bör tro på dem
• De viktigaste fördelarna som ditt team kan få genom dokumenthantering i molnet
• De bästa tipsen för att hitta rätt molnleverantör

Är du redo? Då börjar vi.

Vad är molnbaserad dokumenthantering?

Generellt sett avser dokumenthanteringssystem (DMS) de verktyg och processer som din organisation använder för att lagra och hantera dokument. Historiskt sett har företag använt lokala system, fildelning och till och med sina e-postinkorgar för att hitta, organisera och dela viktiga dokument.

Tyvärr saknar dessa föråldrade och tillfälliga lösningar ofta den säkerhet, funktionalitet och användarvänlighet som moderna affärsanvändare behöver.

Men tack och lov finns det ett bättre sätt.

Molnbaserad dokumenthantering för advokatbyråer och juridiska team erbjuder det bästa av två världar: robusta verktyg som ökar produktiviteten i kombination med ökad säkerhet och styrning.

Vad är skillnaden mellan molnbaserade och lokala dokumenthanteringslösningar?

Innan vi går vidare kan det vara bra att klargöra skillnaden mellan lokala lösningar och dokumenthantering i molnet.

Den viktigaste skillnaden mellan dessa två typer av system är att lokala lösningar kräver att du köper och underhåller intern serverhårdvara, programvarulicenser, säkerhetssystem och IT-personal. Du har kontroll (och ansvar) över varje komponent.

Molnlösningar (även kallade Software-as-a-Service eller SaaS) sköter det tunga arbetet åt dig. Du behöver inte köpa någon hårdvara eller mjukvara. Istället betalar du månatliga användaravgifter till molnleverantören och får tillgång till DMS-plattformen via internet. Du har också fördelen av ett dedikerat supportteam, istället för att behöva förlita dig på dina interna IT-resurser.

Men var försiktig: Vissa ”molnbaserade DMS”-plattformar är i själva verket lokala dokumenthanteringssystem i förklädnad. Se till att du förstår den grundläggande arkitekturen bakom alla dokumenthanteringslösningar du överväger.

Är det etiskt att använda molntjänster inom juridiken?

Med tanke på att juridiskt arbete ofta är konfidentiellt kanske du undrar om det ens är etiskt korrekt för företagsjurister och andra jurister att använda tredjepartsleverantörer av molntjänster. Detta är faktiskt ett så hett ämne att advokatsamfund och juristföreningar i USA och runt om i världen har utfärdat etiska utlåtanden om molntjänster. 

Viss skepsis är förståelig, men i verkligheten kan molnlösningar användas så länge du gör en ordentlig due diligence-undersökning och hittar en leverantör som uppfyller dina etiska skyldigheter.

Vanliga missuppfattningar om dokumenthantering i molnet

Även om molnbaserad programvara snabbt håller på att bli norm för de flesta företag, finns det fortfarande några vanliga missuppfattningar som hindrar advokatbyråer och juridiska team från att dra nytta av alla fördelar som molnbaserad dokumenthantering kan erbjuda.

Myt nr 1: Molnet är mindre säkert.

Bara för att det kallas "molnet" betyder det inte att det är mindre säkert.

Faktum är att dokumenthantering i molnet kan vara säkrare än lokala lösningar. En del av anledningen till detta är att molnleverantörer har starka incitament att skydda kunddata genom att bygga in robusta säkerhetsfunktioner i plattformen och reagera snabbt på buggar och nya hot.

Molnbaserade dokumenthanteringslösningar kan till och med erbjuda geografiskt medveten innehållslagring för organisationer med lokala krav på informationslagring.

Myt nr 2: Molnbaserad dokumenthantering är för dyrt.

Vi förstår: att byta till ett nytt system kan verka som en stor investering. Men sanningen är att det kan bli ännu dyrare att inte byta till molnet.

Fysisk dokumenthantering är förvånansvärt dyr när man lägger samman alla kostnader för papper, skrivare, bläck, skannrar, mappar, arkivskåp, lagringsutrymme och mycket mer. Lokala lösningar medför liknande kostnader för systeminstallation, hårdvara, programvarulicenser, underhåll och fysisk lagring. (Och då har vi inte ens börjat prata om kostnaderna för dataintrång.)

Med molnbaserad dokumenthantering blir däremot dina installations- och löpande kostnader betydligt lägre. Det kan förekomma vissa engångskostnader för implementering, men de månatliga användaravgifterna är relativt förutsägbara. Och med molnets avancerade säkerhet är du mycket bättre skyddad mot dataintrång.

Myt nr 3: Molnet kommer inte att vara lika viktigt när pandemin är över.

De flesta advokatbyråer och företagsjuridiska team var tvungna att anpassa sig till distansarbete under Covid-19. Men vissa byråer ifrågasätter om distansarbete och de verktyg som möjliggör det har förtjänat en permanent plats i det ”nya normala”.

Låt oss vara helt tydliga med detta: Distansarbete är här för att stanna. Flexibelt arbete är en högsta prioritet för efterfrågade yrkesverksamma, och särskilt för den växande yngre arbetskraften. Det är en förmån som du inte har råd att avstå från.

Vilka fördelar ger molnbaserad dokumenthantering?

Nu när vi har rätat ut eventuella missuppfattningar om dokumenthantering i molnet är det dags att gå vidare till det positiva – de stora fördelarna med molnet som hjälper advokatbyråer och juridiska avdelningar att glänsa, till exempel:

• Öka produktiviteten. Dokumenthanteringssystem är utformade för att hjälpa dig att få mer gjort, snabbare. Med specialverktyg som hjälper till att minska administrativa uppgifter, effektivisera arbetsflöden och förenkla kommunikationen hjälper molnbaserade dokumenthanteringssystem juridiska team att bli mer produktiva.
• Förbättra säkerheten. Att skydda konfidentiell information är en högsta prioritet för företags juridiska avdelningar. Molnets avancerade säkerhetsfunktioner gör det enkelt att skydda dina dokument och data.
• Åtkomst var som helst. Arbete utförs inte bara på kontoret. Med dokumenthantering i molnet kan du komma åt viktiga filer var som helst, på vilken enhet som helst.
• Skalas enkelt. Att utöka lagringskapaciteten och lägga till användare kan vara komplicerat och kostsamt för lokala system. Men med molnbaserade plattformar kan du skala upp till exakt det du behöver – varken mer eller mindre.
• Effektivt samarbete. Moderna molnbaserade DMS-lösningar ger dig verktygen för att samarbeta säkert med leverantörer, affärskunder och externa rådgivare – utan att använda en tredjeparts lagringslösning eller extranät.
• Arva innovation. När du använder en molnbaserad dokumenthanteringslösning får din programvara automatiska uppdateringar och förbättringar – oavsett om ditt team består av ett fåtal användare eller tusentals.

Vilka problem löser dokumenthantering i molnet?

Molnbaserad dokumenthantering handlar inte bara om att tillföra nya fördelar. Det handlar också om att lösa problem och få ut mer värde av din tid, dina pengar och dina resurser. Tänk på följande:

Spara pengar

Kostnaden för ett molnbaserat DMS kan inte bara vara lägre än att underhålla din befintliga lösning, det kan också hjälpa ditt företag att spara pengar på många andra sätt.

För ett ledande bioteknikföretag var deras föråldrade DMS mer en börda än en fördel: ”Vår gamla programvara ... [skapade] indirekta kostnader i form av förlorad tid och arbete som var oacceptabla, och vi var tvungna att göra en förändring”, förklarade företagets Senior Corporate Counsel for Contracts.

När teamet gick över till molnbaserad dokumenthantering blev det mer effektivt och användarvänligt, vilket sparade dem mycket tid och arbete varje dag. ”Det har fört oss in i den moderna världen där vår juridiska avdelning verkligen kan glänsa.”

Se hur andra juridiska avdelningar utnyttjar dokumenthantering i molnet.

Upprätthålla styrning

En av de största utmaningarna för advokatbyråer och företagsjurister är att minimera risker. Lyckligtvis kan molnbaserade dokumenthanteringssystem hjälpa dig att skydda och styra informationsflödet i din organisation.

Med detaljerade åtkomstkontroller, etiska barriärer, inbyggda extranät och skydd mot dataförlust kan juridiska team förhindra att konfidentiella filer hamnar i fel händer – oavsett om du arbetar med interna eller externa användare.

Håll dig synkroniserad

När din strategi för dokumenthantering inte är väl etablerad är det alldeles för lätt för ditt team att hamna med flera olika filversioner som flyter mellan olika inkorgar. Det kan vara förvirrande och tidskrävande att spåra rätt dokument och stämma av det mot andra versioner.

Men med molnbaserad dokumenthantering finns alla dina dokument på ett och samma ställe, vilket innebär att du har en enda källa till information som du alltid kan lita på. Och du behöver aldrig oroa dig för vilken version som är den rätta, eftersom alla versioner spåras i systemet.

Bygg upp företagets rykte

Det är sorgligt, men sant: interna juridiska team tenderar att dra det kortaste strået. Trots att de är överbelastade med krav från hela företaget ses de fortfarande ofta som inget mer än ett ”nödvändigt ont”.

Tro det eller ej, men dokumenthantering i molnet kan hjälpa. Genom att öka effektiviteten och produktiviteten får juridiska team mer kapacitet att stödja strategiska initiativ och skapa större vinster för verksamheten.

Hur kan ett juridiskt team säkerställa att de får det bästa molnbaserade dokumenthanteringssystemet?

När du väl har fattat beslutet att byta till molnet vill du vara säker på att du gör rätt från början. Ingen vill gå igenom en komplicerad implementeringsprocess för att sedan upptäcka att man har valt en lösning som inte passar riktigt.

Här är tre av våra bästa tips som kan hjälpa dig:

• Ställ rätt frågor. Marknaden för juridisk teknik är översvämmad av lösningar, men alla DMS-plattformar är inte lika. Dessa 26 frågor hjälper dig att identifiera rätt leverantör – och eliminera de felaktiga.
• Förbered dig på vanliga utmaningar. Förändringshantering kan vara svårt, särskilt när det gäller ett kärnsystem som ditt DMS. Men om du förbereder dig på potentiella hinder i förväg kommer du att kunna hantera dem mer effektivt.
• Sök efter en juridiskt inriktad lösning. Med tanke på sekretesskrav och juridiska skyldigheter är det viktigt att du har en lösning som uppfyller dina behov.

Lär känna molnet

Vill du fördjupa dina kunskaper om molnet? Se vårt senaste webbinarium, Vad är molnet egentligen?, med molnexperterna Kelly Plunkett och Scott Barnhill. I denna presentation går de igenom de grundläggande elementen i molntekniken – och hur den kan öka ditt teams konkurrensfördelar.