« On ne peut pas lutter contre la gravité. » C'est ce que dit Andy Jassy à propos du passage au cloud. Et en tant que successeur de Jeff Bezos à la tête d'Amazon, il s'y connaît un peu.

Mais pour les cabinets d'avocats et les équipes juridiques d'entreprise, adopter des outils basés sur le cloud est plus facile à dire qu'à faire. Compte tenu du déluge constant de demandes concurrentes auxquelles sont confrontés la plupart des avocats et des juristes d'entreprise, vous vous demandez peut-être : « Existe-t-il un logiciel capable de faire réellement la différence ? »

Notre réponse : absolument. Mais nous ne vous demandons pas de nous croire sur parole.

Au lieu de cela, nous souhaitons vous fournir toutes les informations dont vous avez besoin pour déterminer si la gestion documentaire dans le cloud est adaptée à votre organisation ou à votre équipe, notamment :

• Réponses aux questions les plus fréquemment posées
• Idées reçues courantes sur le cloud — et pourquoi vous ne devriez pas y croire
• Principaux avantages que votre équipe peut tirer de la gestion des documents dans le cloud
• Les meilleurs conseils pour identifier le bon fournisseur de services cloud

Prêts ? C'est parti.

Qu'est-ce que la gestion documentaire dans le cloud ?

De manière générale, les systèmes de gestion documentaire (SGD) désignent les outils et processus utilisés par votre organisation pour stocker et gérer des documents. Historiquement, les entreprises ont utilisé des systèmes sur site, des partages de fichiers et même leurs boîtes de réception de messagerie électronique pour localiser, organiser et partager des documents importants.

Malheureusement, ces approches obsolètes et ponctuelles manquent souvent de la sécurité, des fonctionnalités et de la facilité d'utilisation dont les utilisateurs professionnels modernes ont besoin.

Mais heureusement, il existe une meilleure solution.

La gestion documentaire dans le cloud pour les cabinets d'avocats et les équipes juridiques offre le meilleur des deux mondes : des outils robustes qui améliorent la productivité, associés à des contrôles de sécurité et de gouvernance renforcés.

Quelle est la différence entre les solutions de gestion documentaire basées sur le cloud et celles « sur site » ?

Avant d'aller plus loin, il peut être utile de clarifier la différence entre les solutions sur site et la gestion de documents dans le cloud.

La principale différence entre ces deux types de systèmes réside dans le fait que les solutions sur site nécessitent l'achat et la maintenance de matériel serveur, de licences logicielles, de systèmes de sécurité et de personnel informatique en interne. Vous avez le contrôle (et la responsabilité) de chaque composant.

Les solutions cloud (également appelées « software-as-a-service » ou SaaS) se chargent des tâches fastidieuses à votre place. Vous n'avez aucun matériel ni logiciel à acheter. Vous payez simplement des frais d'utilisation mensuels au fournisseur de services cloud et accédez à la plateforme DMS via Internet. Vous bénéficiez également d'une équipe d'assistance dédiée, plutôt que de devoir compter sur vos ressources informatiques internes.

Mais attention : certaines plateformes « cloud DMS » sont en réalité des systèmes de gestion documentaire sur site déguisés. Assurez-vous de bien comprendre l'architecture fondamentale de toute solution de gestion documentaire que vous envisagez d'adopter.

L'utilisation du cloud computing dans le domaine juridique est-elle éthique ?

Compte tenu de la nature souvent confidentielle du travail juridique, vous vous demandez peut-être s'il est éthique pour les juristes d'entreprise et autres professionnels du droit d'utiliser des fournisseurs de services cloud tiers. En fait, ce sujet est tellement brûlant que les associations du barreau et les ordres des avocats aux États-Unis et dans le monde entier ont publié des avis déontologiques sur le cloud computing. 

Bien qu'un certain scepticisme soit compréhensible, la réalité est que les solutions cloud peuvent être utilisées à condition de faire preuve de la diligence requise et de trouver un fournisseur qui respecte vos obligations éthiques.

Idées reçues courantes sur la gestion des documents dans le cloud

Bien que les logiciels basés sur le cloud soient en passe de devenir la norme pour la plupart des entreprises, certaines idées reçues empêchent encore les cabinets d'avocats et les équipes juridiques de profiter pleinement des avantages offerts par la gestion documentaire dans le cloud.

Mythe n° 1 : le cloud est moins sécurisé.

Ce n'est pas parce qu'on l'appelle « le cloud » qu'il fait des concessions en matière de sécurité.

En réalité, la gestion des documents dans le cloud peut s'avérer plus sécurisée que les solutions sur site. Cela s'explique en partie par le fait que les fournisseurs de services cloud sont fortement incités à garantir la sécurité des données de leurs clients en intégrant des fonctionnalités de sécurité robustes à leur plateforme et en réagissant rapidement aux bugs et aux menaces émergentes.

Les solutions de gestion documentaire basées sur le cloud peuvent même offrir un stockage de contenu géolocalisé pour les organisations soumises à des exigences locales en matière de résidence des informations.

Mythe n° 2 : la gestion des documents dans le cloud coûte trop cher.

Nous comprenons : passer à un nouveau système peut sembler être un investissement important. Mais en réalité, ne pas passer au cloud pourrait s'avérer encore plus coûteux.

La gestion physique des documents coûte étonnamment cher lorsque l'on additionne tous les coûts liés au papier, aux imprimantes, à l'encre, aux scanners, aux classeurs, aux armoires de rangement, à l'espace de stockage, etc. Les solutions sur site entraînent des dépenses similaires pour la configuration du système, le matériel, les licences logicielles, la maintenance et le stockage physique. (Et ne nous lancez pas sur le coût d'une violation de données.)

Avec la gestion documentaire dans le cloud, en revanche, vos coûts d'installation et d'exploitation sont en réalité beaucoup moins élevés. Il peut y avoir des frais de mise en œuvre ponctuels, mais les frais d'utilisation mensuels restent tout à fait prévisibles. Et grâce à la sécurité avancée du cloud, vous êtes bien mieux protégé contre les violations de données.

Mythe n° 3 : le cloud perdra de son importance une fois la pandémie terminée.

La plupart des cabinets d'avocats et des équipes juridiques d'entreprise ont dû s'adapter au télétravail pendant la pandémie de Covid-19. Mais certains cabinets se demandent si le télétravail et les outils qui le rendent possible ont désormais leur place dans la « nouvelle normalité ».

Soyons clairs : le télétravail est là pour rester. La flexibilité au travail est une priorité absolue pour les professionnels très demandés, en particulier pour la main-d'œuvre jeune en pleine croissance. C'est un avantage que vous ne pouvez pas vous permettre de laisser passer.

Quels sont les avantages de la gestion documentaire dans le cloud ?

Maintenant que nous avons dissipé toute idée fausse concernant la gestion des documents dans le cloud, il est temps de passer aux choses sérieuses, à savoir les avantages considérables du cloud qui permettent aux cabinets d'avocats et aux services juridiques de briller, tels que :

• Augmentez votre productivité. Les systèmes de gestion documentaire sont conçus pour vous aider à en faire plus, plus rapidement. Grâce à des outils spéciaux qui permettent de réduire les tâches administratives, de rationaliser les flux de travail et de simplifier la communication, les systèmes de gestion documentaire basés sur le cloud aident les équipes juridiques à être plus productives.
• Renforcez la sécurité. La protection des informations confidentielles est une priorité absolue pour les équipes juridiques des entreprises. Les fonctionnalités de sécurité avancées du cloud facilitent la protection de vos documents et données.
• Accès partout. Le travail ne se fait pas uniquement au bureau. Grâce à la gestion des documents dans le cloud, vous pouvez accéder à vos fichiers importants où que vous soyez, depuis n'importe quel appareil.
• Évoluez facilement. L'augmentation de la capacité de stockage et l'ajout d'utilisateurs peuvent s'avérer complexes et coûteux pour les systèmes sur site. Mais les plateformes basées sur le cloud vous permettent d'évoluer exactement selon vos besoins, ni plus ni moins.
• Une collaboration efficace. Les solutions DMS cloud modernes vous fournissent les outils nécessaires pour collaborer en toute sécurité avec vos fournisseurs, vos clients professionnels et vos conseillers externes, sans avoir recours à une solution de stockage tierce ou à un extranet.
• Hériter de l'innovation. Lorsque vous utilisez une solution de gestion documentaire basée sur le cloud, votre instance logicielle bénéficie automatiquement des mises à jour et des améliorations, que votre équipe compte quelques utilisateurs ou plusieurs milliers.

Quels problèmes la gestion documentaire dans le cloud permet-elle de résoudre ?

La gestion des documents dans le cloud ne consiste pas seulement à ajouter de nouveaux avantages. Il s'agit également de résoudre des problèmes et de tirer davantage parti de votre temps, de votre argent et de vos ressources. Considérez les points suivants :

Économisez de l'argent

Non seulement le coût d'un système de gestion documentaire dans le cloud peut être inférieur à celui de la maintenance de votre solution existante, mais il peut également aider votre entreprise à réaliser des économies de nombreuses autres façons.

Pour une entreprise biotechnologique de premier plan, son système de gestion documentaire obsolète était plus un fardeau qu'un avantage : « Notre ancien logiciel [...] engendrait des coûts indirects liés à la perte de temps et d'efforts qui étaient intolérables, et nous devions changer », a expliqué le conseiller juridique principal de l'entreprise chargé des contrats.

Lorsque l'équipe est passée à la gestion de documents basée sur le cloud, cela a apporté une plus grande efficacité et une plus grande facilité d'utilisation, ce qui leur a permis de gagner beaucoup de temps et d'efforts au quotidien. « [Cela] nous a fait entrer dans le monde moderne où notre service juridique peut vraiment briller. »

Découvrez comment d'autres services juridiques tirent parti de la gestion documentaire dans le cloud.

Maintenir la gouvernance

L'une des principales préoccupations des cabinets d'avocats et des équipes juridiques d'entreprise est la réduction des risques. Heureusement, les systèmes de gestion documentaire basés sur le cloud peuvent vous aider à protéger et à diriger le flux d'informations au sein de votre organisation.

Grâce à des contrôles d'accès granulaires, des barrières éthiques, des extranets natifs et des mesures de prévention des pertes de données, les équipes juridiques peuvent empêcher les fichiers confidentiels de tomber entre de mauvaises mains, que vous travailliez avec des utilisateurs internes ou externes.

Restez synchronisé

Lorsque votre approche de la gestion des documents n'est pas bien établie, il est très facile pour votre équipe de se retrouver avec plusieurs versions de fichiers circulant d'une boîte de réception à l'autre. Il peut être déroutant et fastidieux de retrouver le bon document et de le rapprocher des autres versions.

Mais avec la gestion documentaire dans le cloud, tous vos documents sont regroupés au même endroit, ce qui signifie que vous disposez d'une source unique et fiable sur laquelle vous pouvez toujours compter. Et vous n'avez plus à vous soucier de savoir quelle version est la bonne, car elles sont toutes suivies dans le système.

Bâtir la réputation juridique

C'est triste, mais vrai : les équipes juridiques internes ont tendance à être désavantagées. Bien qu'elles soient débordées par les demandes provenant de l'ensemble de l'entreprise, elles sont souvent considérées comme un « mal nécessaire ».

Croyez-le ou non, la gestion des documents dans le cloud peut vous aider. En augmentant leur efficacité et leur productivité, les équipes juridiques gagnent en marge de manœuvre pour soutenir les initiatives stratégiques et générer des gains plus importants pour l'entreprise.

Comment une équipe juridique peut-elle s'assurer qu'elle dispose du meilleur système de gestion documentaire dans le cloud ?

Une fois que vous avez pris la décision de passer au cloud, vous voulez être sûr de faire le bon choix dès le départ. Personne ne souhaite passer par un processus de mise en œuvre compliqué pour finalement se rendre compte que la solution choisie n'est pas tout à fait adaptée.

Voici trois de nos meilleurs conseils pour vous aider :

• Posez les bonnes questions. Le marché des technologies juridiques regorge de solutions, mais toutes les plateformes DMS ne se valent pas. Ces 26 questions vous aideront à identifier le bon fournisseur et à éliminer ceux qui ne conviennent pas.
• Préparez-vous à relever les défis courants. La gestion du changement peut s'avérer difficile, en particulier avec un système central tel que votre DMS. Mais si vous vous préparez à l'avance aux obstacles potentiels, vous serez en mesure de les surmonter plus efficacement.
• Recherchez une solution axée sur les aspects juridiques. Compte tenu des exigences en matière de confidentialité et des obligations légales, il est important que vous disposiez d'une solution capable de répondre à vos besoins.

Découvrez le cloud

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