"O você não pode lutar contra a gravidade". É isso que Andy Jassy diz sobre a migração para a nuvem. E como o você que está assumindo as rédeas do CEO da Amazon no lugar de Jeff Bezos, ele sabe uma ou duas coisas.

No entanto, para escritórios de advocacia e equipes jurídicas corporativas, é mais fácil falar do que fazer a adoção de ferramentas baseadas em nuvem. Com o constante dilúvio de demandas concorrentes que a maioria dos advogados e consultores internos enfrentam, o você deve estar pensando: Será que algum software pode realmente fazer a diferença?

Nossa resposta: com certeza. Mas não esperamos que o você acredite em nossa palavra.

Em vez disso, nosso objetivo é fornecer todas as informações de que o você precisa para decidir se o gerenciamento de documentos na nuvem é adequado para sua organização ou equipe, incluindo:

• Respostas às perguntas mais frequentes
• Equívocos comuns sobre a nuvem - e por que o você não deve acreditar neles
• Principais vantagens que sua equipe pode obter com o gerenciamento de documentos na nuvem
• Principais dicas para identificar o provedor de nuvem certo

O você está pronto? Vamos começar.

O que é gerenciamento de documentos baseado em nuvem?

Em termos gerais, os sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) referem-se às ferramentas e aos processos que sua organização usa para armazenar e gerenciar documentos. Historicamente, as empresas têm usado sistemas locais, compartilhamentos de arquivos e caixas de entrada de e-mail para localizar, organizar e compartilhar documentos importantes.

Infelizmente, essas abordagens desatualizadas e ad hoc geralmente não têm a segurança, a funcionalidade e a facilidade de uso de que os usuários corporativos modernos precisam.

Mas, felizmente, há uma maneira melhor.

O gerenciamento de documentos baseado em nuvem para escritórios de advocacia e equipes jurídicas oferece o melhor dos dois mundos: ferramentas robustas de aumento de produtividade combinadas com maior segurança e controles de governança.

Qual é a diferença entre as soluções de gerenciamento de documentos baseadas na nuvem e "no local"?

Antes de prosseguirmos, talvez seja útil esclarecer a diferença entre as soluções locais e o gerenciamento de documentos na nuvem.

A principal diferença entre esses dois tipos de sistemas é que as soluções locais exigem que o você compre e mantenha internamente o hardware do servidor, as licenças de software, os sistemas de segurança e o pessoal de TI. O você tem controle (e responsabilidade) sobre cada componente.

As soluções em nuvem (também conhecidas como software como serviço, ou SaaS) cuidam do trabalho pesado para o você. Não há hardware ou software a ser adquirido. Em vez disso, o você paga taxas de usuário mensais ao provedor de nuvem e acessa a plataforma DMS pela Internet. O você também tem a vantagem de contar com uma equipe de suporte dedicada, em vez de depender dos seus recursos internos de TI.

Mas atenção: Algumas plataformas de "DMS na nuvem" são , na verdade, sistemas de gerenciamento de documentos no local disfarçados. Certifique-se de entender a arquitetura central por trás de qualquer solução de gerenciamento de documentos que esteja considerando.

O uso da computação em nuvem no direito é ético?

Dada a natureza muitas vezes confidencial do trabalho jurídico, o você pode estar se perguntando se é ético para o advogado interno e outros profissionais da área jurídica usar provedores de nuvem terceirizados. Na verdade, esse é um tema tão importante que as associações de advogados e as sociedades de advogados dos EUA e de todo o mundo emitiram pareceres éticos sobre a computação em nuvem. 

Embora seja compreensível algum ceticismo, a realidade é que as soluções em nuvem podem ser usadas, desde que o você faça a devida diligência e encontre um provedor que cumpra suas obrigações éticas.

Equívocos comuns sobre o gerenciamento de documentos na nuvem

Embora o software baseado em nuvem esteja se tornando rapidamente a norma para a maioria das empresas, ainda existem alguns equívocos comuns que impedem os escritórios de advocacia e as equipes jurídicas de reivindicar todos os benefícios que o gerenciamento de documentos em nuvem pode oferecer.

Mito nº 1: A nuvem é menos segura.

O fato de ser chamada de "nuvem" não significa que a segurança não seja tão importante.

Na verdade, o gerenciamento de documentos na nuvem pode ser mais seguro do que as soluções locais. Parte da razão para isso é que os provedores de nuvem são fortemente incentivados a manter os dados dos clientes seguros, criando recursos de segurança robustos na plataforma e respondendo rapidamente a bugs e ameaças emergentes.

As soluções de gerenciamento de documentos baseadas em nuvem podem até mesmo oferecer armazenamento de conteúdo com reconhecimento geográfico para organizações com requisitos de residência de informações locais.

Mito nº 2: O gerenciamento de documentos baseado em nuvem é muito caro.

Nós entendemos: mudar para um novo sistema pode parecer um grande investimento. Mas a verdade é que não mudar para a nuvem pode ser ainda mais caro.

O gerenciamento de documentos físicos é surpreendentemente caro quando o você soma todos os custos de papel, impressoras, tinta, scanners, pastas, armários de arquivo, espaço de armazenamento e muito mais. As soluções locais acumulam despesas semelhantes com a configuração do sistema, hardware, licenças de software, manutenção e armazenamento físico. (E o você nem precisa começar a falar dos custos de uma violação de dados).

Com o gerenciamento de documentos baseado na nuvem, por outro lado, os custos de configuração e de manutenção são, na verdade, muito mais baratos. Pode haver algumas taxas únicas de implementação, mas as taxas mensais de usuário permanecem bastante previsíveis. E com a segurança avançada da nuvem, o você estará muito mais protegido contra violações de dados.

Mito nº 3: A nuvem não será tão importante quando a pandemia acabar.

A maioria dos escritórios de advocacia e equipes jurídicas corporativas teve que se adaptar ao trabalho remoto durante a Covid-19. Mas alguns escritórios questionam se o trabalho remoto e as ferramentas que o permitem ganharam um lugar permanente no "novo normal".

Vamos deixar isso bem claro: O trabalho remoto veio para ficar. O trabalho flexível é uma das principais prioridades dos profissionais em demanda e, especialmente, da crescente força de trabalho mais jovem. É uma vantagem que o você não pode se dar ao luxo de deixar de lado.

Quais são os benefícios do gerenciamento de documentos baseado em nuvem?

Agora que esclarecemos todas as concepções errôneas sobre o gerenciamento de documentos na nuvem, é hora de falarmos das coisas boas - os grandes benefícios da nuvem que ajudam os escritórios de advocacia e os departamentos jurídicos a se destacarem, como:

• Aumente a produtividade. Os sistemas de gerenciamento de documentos são projetados para ajudar o você a fazer mais e mais rápido. Com ferramentas especiais que ajudam a reduzir as tarefas administrativas, agilizar os fluxos de trabalho e simplificar a comunicação, os sistemas de gerenciamento de documentos baseados na nuvem ajudam as equipes jurídicas a serem mais produtivas.
• Aumentar a segurança. Manter as informações confidenciais seguras é uma das principais prioridades das equipes jurídicas corporativas. Os recursos avançados de segurança da nuvem facilitam a proteção de seus documentos e dados.
• Acesso em qualquer lugar. O trabalho não acontece apenas no escritório. Com o gerenciamento de documentos na nuvem, o você pode acessar arquivos importantes de qualquer lugar, em qualquer dispositivo.
• Escalonamento fácil. Expandir a capacidade de armazenamento e adicionar usuários pode ser complicado e caro para sistemas locais. Mas as plataformas baseadas na nuvem permitem que o você dimensione exatamente o que precisa - nem mais nem menos.
• Colaboração eficaz. As soluções modernas de DMS na nuvem oferecem ao você as ferramentas para colaborar de forma segura com fornecedores, clientes comerciais e consultores externos, sem usar uma solução de armazenamento de terceiros ou extranet.
• Herdar a inovação. Quando o você usa uma solução de gerenciamento de documentos baseada na nuvem, sua instância de software recebe atualizações e melhorias automáticas, independentemente de sua equipe ter poucos ou milhares de usuários.

Quais problemas o gerenciamento de documentos na nuvem resolve?

O gerenciamento de documentos na nuvem não se trata apenas de acrescentar novos benefícios. Trata-se também de resolver problemas e obter mais valor de seu tempo, dinheiro e recursos. Considere o seguinte:

Economize dinheiro

O custo de um DMS na nuvem não só pode ser menor do que o de manter sua solução legada, como também pode ajudar sua empresa a economizar dinheiro de muitas outras maneiras.

Para uma importante empresa de biotecnologia, seu DMS desatualizado era mais um fardo do que um benefício: "Nosso antigo software... [gerava] custos indiretos de perda de tempo e esforço que eram intoleráveis e tivemos que fazer uma mudança", explicou o consultor jurídico corporativo sênior de contratos da empresa.

Quando a equipe fez a mudança para o gerenciamento de documentos baseado na nuvem, isso trouxe maior eficiência e facilidade de uso, poupando-lhes tempo e esforço significativos no dia a dia. "Isso nos levou ao mundo moderno, onde nosso departamento jurídico pode realmente brilhar."

Veja como outros departamentos jurídicos aproveitam o gerenciamento de documentos na nuvem.

Manter a governança

Uma das maiores preocupações dos escritórios de advocacia e das equipes jurídicas corporativas é a redução dos riscos. Felizmente, os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem podem ajudá-lo a proteger e direcionar o fluxo de informações em sua organização.

Com controles granulares de acesso de usuários, barreiras éticas, extranets nativas e prevenção contra perda de dados, as equipes jurídicas podem evitar que arquivos confidenciais caiam em mãos erradas, seja trabalhando com usuários internos ou externos.

Mantenha-se em sincronia

Quando a sua abordagem de gerenciamento de documentos não está bem estabelecida, é muito fácil para a sua equipe acabar com várias versões de arquivos flutuando de uma caixa de entrada para outra. Pode ser confuso e demorado localizar o documento certo e reconciliá-lo com outras versões.

Mas com o gerenciamento de documentos baseado na nuvem, todos os seus documentos ficam em um único lugar, o que significa que o você tem uma única fonte de verdade na qual pode sempre confiar. E o você nunca precisa se preocupar com qual versão é a correta, pois todas são rastreadas no sistema.

Construir a reputação do departamento jurídico

É triste, mas é verdade: as equipes jurídicas internas tendem a ser menosprezadas. Apesar de estarem sobrecarregadas com as demandas de toda a empresa, muitas vezes ainda são vistas apenas como um "mal necessário".

Acredite ou não, o gerenciamento de documentos em nuvem pode ajudar. Ao aumentar a eficiência e a produtividade, as equipes jurídicas ganham largura de banda para apoiar iniciativas estratégicas e criar maiores ganhos para a empresa.

Como uma equipe jurídica pode garantir que está obtendo o melhor sistema de gerenciamento de documentos na nuvem?

Depois de tomar a decisão de mudar para a nuvem, o você quer ter certeza de que fará tudo certo da primeira vez. Ninguém quer passar por um processo de implementação complicado, apenas para descobrir que o você escolheu uma solução que não se encaixa perfeitamente.

Aqui estão três de nossas principais dicas para ajudar o você:

• Faça as perguntas certas. O mercado de tecnologia jurídica está repleto de soluções, mas nem todas as plataformas DMS são criadas da mesma forma. Essas 26 perguntas o ajudarão a identificar o fornecedor certo e a eliminar os errados.
• Prepare-se para os desafios comuns. O gerenciamento de mudanças pode ser difícil, especialmente com um sistema central como o DMS. Mas se o você se preparar com antecedência para os possíveis obstáculos, poderá lidar com eles de forma mais eficaz.
• Procure uma solução centrada no aspecto jurídico. Considerando os requisitos de confidencialidade e as obrigações legais, é importante que o você tenha uma solução que possa atender às suas necessidades.

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