"No se puede luchar contra la gravedad". Eso es lo que dice Andy Jassy sobre el paso a la nube. Y como el tipo que está tomando las riendas de CEO de Amazon de Jeff Bezos, él sabe una cosa o dos.

Pero para los bufetes de abogados y los equipos jurídicos de las empresas, adoptar herramientas basadas en la nube es más fácil de decir que de hacer. Con el constante diluvio de demandas contrapuestas al que se enfrentan la mayoría de los abogados y asesores internos, es posible que piense: ¿Puede algún software marcar realmente la diferencia?

Nuestra respuesta: absolutamente. Pero no esperamos que se fíe de nuestra palabra.

En su lugar, pretendemos ofrecerle toda la información que necesita para decidir si la gestión documental en la nube es adecuada para su organización o equipo, incluyendo:

• Respuestas a las preguntas más frecuentes
• Conceptos erróneos comunes sobre la nube - y por qué no debería creerlos
• Principales ventajas que su equipo puede obtener de la gestión documental en la nube
• Los mejores consejos para identificar al proveedor de nube adecuado

¿Listos? Empecemos.

¿Qué es la gestión documental en la nube?

En términos generales, los sistemas de gestión de documentos (SGD ) se refieren a las herramientas y procesos que su organización utiliza para almacenar y gestionar documentos. Históricamente, las empresas han utilizado sistemas locales, archivos compartidos y bandejas de entrada de correo electrónico para localizar, organizar y compartir documentos importantes.

Por desgracia, estos enfoques anticuados y ad hoc carecen a menudo de la seguridad, la funcionalidad y la facilidad de uso que necesitan los usuarios de las empresas modernas.

Pero, afortunadamente, hay una forma mejor.

La gestión de documentos basada en la nube para bufetes y equipos jurídicos ofrece lo mejor de ambos mundos: sólidas herramientas de aumento de la productividad combinadas con una mayor seguridad y controles de gobernanza.

¿Cuál es la diferencia entre las soluciones de gestión documental basadas en la nube y las "on-prem"?

Antes de seguir adelante, puede ser útil aclarar la diferencia entre las soluciones locales y la gestión documental en la nube.

La diferencia clave entre estos dos tipos de sistemas es que las soluciones on-prem le obligan a adquirir y mantener internamente el hardware del servidor, las licencias de software, los sistemas de seguridad y el personal informático. Usted tiene el control (y la responsabilidad) sobre cada componente.

Las soluciones en la nube (también conocidas como software como servicio o SaaS) se encargan del trabajo pesado por usted. No hay que comprar hardware ni software. En su lugar, usted paga cuotas mensuales de usuario al proveedor de la nube y accede a la plataforma DMS a través de Internet. También tiene la ventaja de contar con un equipo de asistencia dedicado, en lugar de depender de sus recursos informáticos internos.

Pero esté prevenido: Algunas plataformas de "gestión documental en la nube" son en realidad sistemas de gestión documental on-prem disfrazados. Asegúrese de comprender la arquitectura central que subyace a cualquier solución de gestión documental que considere.

¿Es ético el uso de la computación en nube en la abogacía?

Dada la naturaleza a menudo confidencial del trabajo jurídico, puede que se esté preguntando si es ético que los abogados internos y otros profesionales del Derecho utilicen proveedores de servicios en la nube externos. De hecho, se trata de un tema tan candente que los Colegios de Abogados y las Sociedades de Derecho de EE.UU. y de todo el mundo han emitido opiniones éticas sobre la computación en nube. 

Aunque es comprensible cierto escepticismo, la realidad es que las soluciones en la nube pueden utilizarse siempre que realice las diligencias debidas y encuentre un proveedor que cumpla con sus deberes éticos.

Conceptos erróneos comunes sobre la gestión documental en la nube

Aunque el software basado en la nube se está convirtiendo rápidamente en la norma para la mayoría de las empresas, todavía existen algunos conceptos erróneos comunes que impiden que los bufetes de abogados y los equipos jurídicos aprovechen todas las ventajas que puede ofrecer la gestión documental en la nube.

Mito nº 1: La nube es menos segura.

Que se llame "la nube" no significa que sea blanda en materia de seguridad.

De hecho, la gestión documental en la nube puede ser más segura que las soluciones locales. En parte, esto se debe a que los proveedores de servicios en la nube están fuertemente incentivados para mantener seguros los datos de los clientes, incorporando sólidas funciones de seguridad a la plataforma y respondiendo con rapidez a los fallos y a las amenazas emergentes.

Las soluciones de gestión de documentos basadas en la nube pueden incluso ofrecer un almacenamiento de contenidos geoconsciente para las organizaciones con requisitos de residencia local de la información.

Mito nº 2: La gestión documental basada en la nube es demasiado cara.

Lo entendemos: cambiar a un nuevo sistema puede parecer una gran inversión. Pero lo cierto es que no cambiar a la nube podría ser aún más costoso.

La gestión física de documentos es sorprendentemente cara cuando se suman todos los costes de papel, impresoras, tinta, escáneres, carpetas, archivadores, espacio de almacenamiento y demás. Las soluciones in situ acumulan gastos similares en concepto de configuración del sistema, hardware, licencias de software, mantenimiento y almacenamiento físico. (Y no nos haga hablar de los costes de una violación de datos).

En cambio, con la gestión de documentos basada en la nube, sus costes de instalación y continuos son en realidad mucho menos costosos. Puede que haya algunos gastos de implantación únicos, pero las cuotas mensuales de usuario siguen siendo bastante predecibles. Y con la seguridad avanzada de la nube, estará mucho mejor protegido contra una violación de datos.

Mito nº 3: La nube no será tan importante cuando acabe la pandemia.

La mayoría de los bufetes de abogados y equipos jurídicos corporativos tuvieron que adaptarse al trabajo a distancia durante Covid-19. Pero algunos bufetes se preguntan si el trabajo a distancia y las herramientas que lo permiten se han ganado un lugar permanente en la "nueva normalidad".

Seamos perfectamente claros en esto: El trabajo a distancia está aquí para quedarse. El trabajo flexible es una prioridad para los profesionales en demanda, y especialmente para la creciente mano de obra más joven. Es una ventaja de la que no puede prescindir.

¿Qué ventajas ofrece la gestión documental basada en la nube?

Ahora que hemos aclarado cualquier concepto erróneo sobre la gestión documental en la nube, es hora de pasar a lo bueno: esas grandes ventajas de la nube que ayudan a los bufetes de abogados y a los departamentos jurídicos a brillar, como:

• Impulse la productividad. Los sistemas de gestión documental están diseñados para ayudarle a hacer más, más rápido. Con herramientas especiales que ayudan a reducir las tareas administrativas, agilizar los flujos de trabajo y simplificar la comunicación, los sistemas de gestión documental basados en la nube ayudan a los equipos jurídicos a ser más productivos.
• Mejorar la seguridad. Mantener segura la información confidencial es una prioridad máxima para los equipos jurídicos de las empresas. Las avanzadas capacidades de seguridad de la nube facilitan la protección de sus documentos y datos.
• Acceso desde cualquier lugar. El trabajo no sólo tiene lugar en la oficina. Con la gestión de documentos en la nube, puede acceder a los archivos importantes desde cualquier lugar y dispositivo.
• Escale fácilmente. Ampliar la capacidad de almacenamiento y añadir usuarios puede resultar complicado y costoso para los sistemas locales. Pero las plataformas basadas en la nube le permiten escalar exactamente a lo que necesita, ni más ni menos.
• Colaboración eficaz. Las soluciones modernas de DMS en la nube le ofrecen las herramientas para colaborar de forma segura con proveedores, clientes empresariales y asesores externos, sin necesidad de utilizar una solución de almacenamiento de terceros o una extranet.
• Heredar la innovación. Cuando utiliza una solución de gestión documental basada en la nube, su instancia de software recibe actualizaciones y mejoras automáticas, tanto si su equipo tiene un puñado de usuarios como miles.

¿Qué problemas resuelve la gestión documental en la nube?

La gestión documental en la nube no consiste sólo en añadir nuevas ventajas. También se trata de resolver problemas y obtener más valor de su tiempo, dinero y recursos. Considere lo siguiente:

Ahorre dinero

El coste de un DMS en la nube no sólo puede ser inferior al de mantener su solución heredada, sino que también puede ayudar a su empresa a ahorrar dinero de muchas otras maneras.

Para una empresa líder en biotecnología, su anticuado DMS era más una carga que un beneficio: "Nuestro antiguo software... [creaba] unos costes indirectos de pérdida de tiempo y esfuerzo que eran intolerables y tuvimos que hacer un cambio", explicó el SeniorCorporate Counsel for Contracts de la empresa.

Cuando el equipo hizo el cambio a la gestión documental basada en la nube, les aportó una mayor eficacia y facilidad de uso, lo que les ahorró un tiempo y un esfuerzo considerables en el día a día. "[Nos] ha llevado al mundo moderno, donde nuestro departamento jurídico puede brillar de verdad".

Vea cómo aprovechan otros departamentos jurídicos la gestión documental en la nube.

Mantener la gobernanza

Una de las mayores preocupaciones de los bufetes de abogados y los equipos jurídicos de las empresas es mitigar los riesgos. Afortunadamente, los sistemas de gestión documental basados en la nube pueden ayudarle a custodiar y dirigir el flujo de información en su organización.

Gracias a los controles granulares de acceso de los usuarios, los muros éticos, las extranets nativas y la prevención de la pérdida de datos, los equipos jurídicos pueden evitar que los archivos confidenciales caigan en las manos equivocadas, tanto si trabaja con usuarios internos como externos.

Manténgase sincronizado

Cuando su enfoque de la gestión de documentos no está bien establecido, es demasiado fácil que su equipo acabe con múltiples versiones de archivos flotando de bandeja de entrada en bandeja de entrada. Puede resultar confuso y llevar mucho tiempo localizar el documento correcto y conciliarlo con otras versiones.

Pero con la gestión de documentos basada en la nube, todos sus documentos viven en un solo lugar, lo que significa que tiene una única fuente de verdad en la que siempre puede confiar. Y nunca tendrá que preocuparse de qué versión es la correcta, porque todas quedan registradas en el sistema.

Construir la reputación de Legal

Es triste, pero cierto: los equipos jurídicos internos tienden a llevarse la peor parte. A pesar de estar desbordados por las demandas de toda la empresa, a menudo se les sigue considerando no más que un "mal necesario".

Lo crea o no, la gestión documental en la nube puede ayudarle. Al aumentar la eficiencia y la productividad, los equipos jurídicos ganan ancho de banda para apoyar iniciativas estratégicas y crear mayores ganancias para el negocio.

¿Cómo puede un equipo jurídico asegurarse de que está adquiriendo el mejor sistema de gestión documental en la nube?

Una vez que haya tomado la decisión de pasarse a la nube, querrá asegurarse de hacerlo bien a la primera. Nadie quiere pasar por un complicado proceso de implantación, sólo para descubrir que ha elegido una solución que no encaja del todo bien.

He aquí tres de nuestros principales consejos para ayudarle:

• Haga las preguntas adecuadas. El mercado de la tecnología jurídica está inundado de soluciones, pero no todas las plataformas de SGD son iguales. Estas 26 preguntas le ayudarán a identificar al proveedor adecuado y a eliminar a los equivocados.
• Prepárese para los retos habituales. La gestión del cambio puede ser dura, especialmente con un sistema central como su DMS. Pero si se prepara de antemano para los posibles obstáculos, podrá gestionarlos con mayor eficacia.
• Busque una solución centrada en los aspectos legales. Dados los requisitos de confidencialidad y las obligaciones legales, es importante que disponga de una solución que pueda satisfacer sus necesidades.

Conozca la nube

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