No es ningún secreto que la tecnología moderna puede resolver muchas de las molestias cotidianas que acosan a los oficinistas de todo el mundo. Sin embargo, también es cierto que una tecnología antigua y anticuada podría estar costando a sus equipos tiempo, esfuerzo y dinero.

Una empresa líder en biotecnología se encontraba en desacuerdo con su antigua solución de gestión de documentos (DMS), lo que les costaba una pequeña fortuna en esfuerzo y pérdidas de productividad. A menudo, su antiguo DMS ralentizaba el importante trabajo del equipo de gestión de contratos legales. De hecho, era tan torpe y propenso a errores que empezó a causar profundas desavenencias entre el equipo de TI y el Departamento Jurídico.

Cuando una nueva Consejera Corporativa Senior de Contratos se unió a la Compañía, no era ajena a cómo las soluciones tecnológicas adecuadas podían llenar importantes lagunas en el flujo de trabajo, resultando en una mayor velocidad y control sobre la información. Con más de 12 implantaciones de mejora de procesos en su cartera de funciones anteriores, reconoció inmediatamente que el DMS heredado de la empresa era más una carga que un beneficio.

"Me reuní con los responsables tanto de TI como jurídicos y lo desglosé: nuestro antiguo software nos estaba costando unos costes indirectos de pérdida de tiempo y esfuerzo que eran intolerables y teníamos que hacer un cambio", declaró el Consejero Corporativo Senior de Contratos de la empresa. Después de mucha diligencia debida, la Compañía decidió que NetDocuments era la opción número uno para su equipo.

Hablamos con la Consejera Corporativa Senior de Contratos para saber más sobre los retos a los que se enfrentaba su Departamento Jurídico y cómo eligieron NetDocuments para cubrir las carencias de rendimiento de sus aplicaciones.

Cuéntenos más sobre la empresa biotecnológica y lo que descubrió cuando empezó.

Como muchos negocios, esta empresa ha experimentado periodos de crecimiento y contracción. Aunque siempre nos hemos esforzado por alcanzar la excelencia, los periodos de contracción han dejado al descubierto una capacidad de recuperación impresionante. Esa resiliencia ha impulsado el desarrollo de un nuevo producto que ha sido clave para transformar el negocio en una empresa más grande.

Por desgracia, esa misma resistencia es la que ha frenado al Departamento Jurídico desde el punto de vista tecnológico. Todo el mundo sabía que nuestro anterior DMS estaba causando importantes problemas de productividad y eficiencia, pero la dirección pensó en un principio que el coste de cambiar podría superar al de seguir igual, por lo que era mejor simplemente "lidiar con ello".

Sabía que podíamos tener una solución DMS mejor.

¿Qué retos experimentaban concretamente sus equipos con su antiguo software?  

El equipo jurídico había estado operando con un DMS local que se había instalado 12 años antes. Había muchos problemas con el SGD. Entre los más comunes estaba el hecho de que el sistema fallaba de forma impredecible a la hora de cargar documentos, lo que requería un elaborado proceso para forzar la reconexión al DMS antes de que el miembro del equipo tuviera entonces que cazar los archivos para asegurarse de que cada uno de ellos se cargaba en el sistema. Esto hacía perder una cantidad significativa de tiempo a nuestro equipo cada semana.

Como sabe, a los departamentos jurídicos de todo el mundo se les pide que aumenten su volumen de trabajo manteniendo la calidad. Pero, ¿cómo puede tener un alto rendimiento cuando tiene un sistema que le arrastra constantemente hacia abajo?

Usted ha tenido experiencia en la implantación de más de otras 12 soluciones de mejora de procesos en puestos anteriores y sabía que había una forma mejor de operar. En su empresa actual, ¿los empleados simplemente no eran conscientes del dolor que les estaba causando su DMS heredado?

En realidad, todo el mundo había aceptado este sistema como un hecho. Como he mencionado antes, esos periodos de contracción habían forzado una cultura de resistencia y una actitud de "haz que funcione". El departamento jurídico le dijo a TI que el sistema tenía grandes problemas, pero por diversas razones así tenía que ser. Por supuesto, esto venía de buenas intenciones, pero era un punto de fricción importante para el trabajo diario.

Gran parte de la responsabilidad de hacer que el sistema funcionara se trasladó a TI. Y a su favor hay que decir que realmente lo intentaron, pero el sistema estaba tan anticuado que realmente no había nada que pudieran hacer.

¿Cuál fue el coste aproximado de los retos tecnológicos a los que se enfrentó su empresa?

Calculé que cada miembro de nuestro equipo de gestión de contratos dedicaba entre 1 y 5 horas semanales simplemente a intentar que el sistema funcionara, lo que suponía una pérdida de tiempo. Además de los costes de intentar coordinar cualquier arreglo con el sistema.

Realmente necesitábamos un DMS moderno que agilizara los flujos de trabajo y nos ayudara en nuestra labor, pero no estaba seguro de que existiera.

¿Qué significaba para usted un "DMS moderno" cuando comenzó su búsqueda?

Cuando comenzamos nuestra búsqueda estaba claro que muchas soluciones DMS eran similares a nuestro sistema existente y no serían un gran sustituto.

Quería una solución que me encontrara aquí, en el siglo XXI; es decir, que fuera intuitiva para encontrar información, rápida para buscar contenidos y sencilla de utilizar.

Mientras buscaba esta solución moderna, ¿qué le llamó la atención de NetDocuments?

Una de las piezas críticas que buscábamos en un DMS era una experiencia fluida con Microsoft Office y Outlook. Trabajamos con el correo electrónico la mayor parte del día, por lo que esta integración era absolutamente fundamental. La herramienta ndMail nos resultó muy familiar.  

En particular, la experiencia de Outlook de poder adjuntar registros, archivar comunicaciones e incluso hacer que se predijeran automáticamente esas ubicaciones de archivo realmente destacó para nosotros. Los competidores simplemente no podían igualar lo que NetDocuments ofrecía en cuanto a estas integraciones.

¿Qué tipo de rendimientos espera ahora que ha adoptado NetDocuments?

Sin duda, esperamos aumentar la eficacia y, obviamente, ahorrar costes. Sólo han pasado unas semanas desde nuestra implantación, pero ya he recibido numerosos mensajes de otros miembros de nuestro departamento que están encantados con el rendimiento de la aplicación. NetDocuments nos ha llevado al mundo moderno en el que nuestro departamento jurídico puede brillar de verdad.

Cuando la tecnología es lo suficientemente inteligente como para apartarse de su camino, eso es trabajo inspirado.

Los departamentos jurídicos se encuentran en una posición única. Deben prestar unos servicios excelentes que estén por encima del escrutinio, pero al ritmo acelerado que definen a las organizaciones punteras de hoy en día.

El agotamiento es real para los abogados internos mientras trabajan para cumplir las expectativas y, a menudo, su pila tecnológica no se lo está poniendo nada fácil. De hecho, su software torpe, anticuado e improvisado probablemente les está haciendo más mal que bien.

Con la tecnología adecuada, los abogados pueden simplificar sus flujos de trabajo y transformar sus funciones de una combinación de abogado/cumplimiento/ciberseguridad/profesional de TI a la que siempre estuvieron destinados: expertos jurídicos con conocimientos empresariales y centrar sus esfuerzos en proteger y servir a su empresa.

Lea cómo fue la experiencia de este Sr. Corporate Counsel en su transición de un DMS heredado a una gestión documental moderna con NetDocuments

Si su departamento jurídico se enfrenta a dificultades similares y desea recortar costes de forma significativa a la vez que aumenta la productividad, la eficacia y la seguridad como hizo esta empresa, llame hoy mismo a NetDocuments al (866) 638-3627.