Descubra por qué una empresa líder en biotecnología se ha pasado a NetDocuments, que le ayuda a ofrecer una experiencia sin fisuras en Microsoft Office y Outlook.

Una empresa líder en biotecnología se encontró en desacuerdo con su antigua solución de gestión de documentos (DMS), lo que les costaba una pequeña fortuna en esfuerzo y pérdidas de productividad. A menudo, su antiguo DMS ralentizaba el importante trabajo del equipo de gestión de contratos legales. De hecho, era tan torpe y propenso a errores que empezó a causar profundas desavenencias entre el equipo de TI y el Departamento Jurídico.

Cuando se incorporó a la empresa una nueva Asesora Corporativa Senior de Contratos, no era ajena a cómo las soluciones tecnológicas adecuadas podían colmar importantes lagunas en los flujos de trabajo, lo que se traducía en una mayor velocidad y control de la información. Con más de 12 implantaciones de mejora de procesos en su cartera de funciones anteriores, reconoció inmediatamente que el DMS heredado de la empresa era más una carga que una ventaja.

"Me reuní con los responsables tanto de TI como jurídicos y lo desglosé: nuestro antiguo software nos estaba costando unos costes indirectos de pérdida de tiempo y esfuerzo intolerables y teníamos que hacer un cambio". declaró el Asesor Jurídico Superior de Contratos de la empresa. Después de muchas averiguaciones, la empresa decidió que NetDocuments era la mejor opción para su equipo.

Hablamos con la Asesora Jurídica Superior de Contratos para saber más sobre los retos a los que se enfrentaba su Departamento Jurídico y cómo eligieron NetDocuments para colmar las lagunas de rendimiento de sus aplicaciones.

Q. ¿Puede hablarnos más de la empresa de biotecnología y de lo que descubrió cuando empezó?

Como muchas empresas, esta compañía ha experimentado periodos de crecimiento y contracción. Aunque siempre nos hemos esforzado por alcanzar la excelencia, los periodos de contracción han puesto de manifiesto una resistencia impresionante. Esa resistencia ha impulsado el desarrollo de un nuevo producto que ha sido clave para transformar el negocio en una empresa más grande.

Por desgracia, esa misma resistencia es la que ha frenado al Departamento Jurídico desde el punto de vista tecnológico. Todo el mundo sabía que nuestro DMS anterior estaba causando importantes problemas de productividad y eficiencia, pero la dirección pensó en un principio que el coste de cambiar podría superar el coste de seguir igual, por lo que era mejor "aguantarse". Yo sabía que podíamos tener una solución DMS mejor.

Q. ¿Qué problemas concretos experimentaban sus equipos con su antiguo software?

El equipo jurídico había estado operando con un DMS local que se había instalado 12 años antes. Había muchos problemas con el DMS. Uno de los más comunes era que el sistema fallaba de forma impredecible a la hora de cargar los documentos, lo que requería un complicado proceso para forzar la reconexión al DMS antes de que el miembro del equipo tuviera que buscar los archivos para asegurarse de que se cargaban en el sistema. Esto hacía perder mucho tiempo a nuestro equipo cada semana.

Como sabe, a los departamentos jurídicos de todo el mundo se les pide que aumenten su volumen de trabajo manteniendo la calidad.

"El equipo jurídico había estado operando con un DMS local que se había instalado 12 años antes... ¿Cómo puedes tener un alto rendimiento cuando tienes un sistema que te arrastra constantemente?".

Asesor Principal de Contratos

Q. Ha tenido experiencia en la implantación de más de 12 soluciones de mejora de procesos en puestos anteriores y sabía que había una forma mejor de trabajar. En su empresa actual, ¿los empleados simplemente no eran conscientes del dolor que les causaba su DMS heredado?

Todo el mundo había aceptado este sistema como un hecho. Como he dicho antes, esos periodos de contracción habían forzado una cultura de resistencia y una actitud de "haz que funcione". El departamento jurídico le dijo a TI que el sistema tenía grandes problemas, pero por diversas razones así tenía que ser. Por supuesto, esto venía de buenas intenciones, pero era un punto de fricción importante para el trabajo diario.

Gran parte de la responsabilidad de hacer que el sistema funcionara recayó en TI. Y hay que reconocer que lo intentaron, pero el sistema estaba tan anticuado que no podían hacer nada.

Q. ¿Cuál fue el coste aproximado de los retos tecnológicos a los que se enfrentó su empresa?

Calculé que cada miembro de nuestro equipo de gestión de contratos dedicaba entre 1 y 5 horas semanales simplemente a intentar que el sistema funcionara, lo que suponía una pérdida de tiempo. Además de los costes de intentar coordinar cualquier arreglo con el sistema. Realmente necesitábamos un DMS moderno que agilizara los flujos de trabajo y nos ayudara en nuestra labor, pero no estaba seguro de que existiera.

Q. ¿Qué significaba para usted el "DMS moderno" al iniciar su búsqueda?

Cuando empezamos nuestra búsqueda, estaba claro que muchas soluciones DMS eran similares a nuestro sistema actual y no serían un buen sustituto.

"Quería una solución que me sirviera aquí, en el siglo XXI; es decir, que fuera intuitiva para encontrar información, rápida para buscar contenidos y sencilla de usar".

Asesor Principal de Contratos

Q. Mientras buscaba esta solución moderna, ¿qué le llamó la atención de NetDocuments?

Uno de los aspectos fundamentales que buscábamos en un DMS era una experiencia perfecta con Microsoft Office y Outlook. Trabajamos con el correo electrónico la mayor parte del día, por lo que esta integración era absolutamente fundamental. La herramienta ndMail nos resultó muy familiar.

En particular, la experiencia de Outlook de poder adjuntar registros, archivar comunicaciones e incluso predecir automáticamente las ubicaciones de archivado nos pareció muy interesante. Los competidores simplemente no podían igualar lo que NetDocuments ofrecía en cuanto a estas integraciones.

Q. ¿Qué rentabilidad espera ahora que ha adoptado NetDocuments?

Esperamos aumentar la eficacia y, por supuesto, ahorrar costes. Sólo han pasado unas semanas desde la implantación, pero ya he recibido numerosos mensajes de otros miembros de nuestro departamento que están encantados con el rendimiento de la aplicación.

"NetDocuments nos ha llevado al mundo moderno, donde nuestro departamento jurídico puede brillar de verdad".

Asesor Principal de Contratos

Los departamentos jurídicos se encuentran en una posición única. Deben prestar servicios excelentes que estén por encima del escrutinio, pero al ritmo acelerado que define a las principales organizaciones de hoy en día.

El agotamiento es real para los abogados internos, ya que trabajan para cumplir las expectativas y, a menudo, su pila tecnológica no se lo pone nada fácil. De hecho, su software tosco, anticuado e improvisado probablemente les está haciendo más mal que bien.

Con la tecnología adecuada, los abogados pueden simplificar sus flujos de trabajo y transformar sus funciones de una combinación de abogado/cumplimiento/ciberseguridad/profesional de TI a la que siempre han estado destinados: expertos jurídicos con conocimientos empresariales, y centrar sus esfuerzos en proteger y servir a su negocio.

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