Det er ingen hemmelighet at moderne teknologi kan løse mange av de hverdagslige irritasjonene som plager kontoransatte overalt. Det er imidlertid også sant at gammel, utdatert teknologi kan koste teamene dine tid, krefter og penger.

Et ledende bioteknologiselskap havnet i konflikt med sin eldre dokumenthåndteringsløsning (DMS), noe som kostet dem en liten formue i tap av innsats og produktivitet. Ofte forsinket deres tidligere DMS det viktige arbeidet til det juridiske kontraktshåndteringsteamet. Faktisk var det så klumpete og utsatt for feil at det begynte å forårsake dype splider mellom IT-teamet og den juridiske avdelingen.

Da en ny senior bedriftsrådgiver for kontrakter begynte i selskapet, var hun ikke fremmed for hvordan de riktige teknologiløsningene kunne fylle viktige hull i arbeidsflyten, noe som resulterte i økt hastighet og kontroll over informasjon. Med mer enn 12 implementeringer av prosessforbedringer i porteføljen sin fra tidligere roller, innså hun umiddelbart at selskapets eldre DMS var mer en byrde enn en fordel.

«Jeg møtte lederne for både IT og juridisk avdeling og analyserte det: den gamle programvaren vår kostet oss indirekte kostnader i form av tapt tid og krefter som var uakseptable, og vi måtte gjøre en endring », uttalte selskapets seniorrådgiver for kontrakter. Etter grundig due diligence bestemte selskapet seg for at NetDocuments var førstevalget for teamet deres.

Vi snakket med den erfarne bedriftsrådgiveren for kontrakter for å lære mer om utfordringene hennes juridiske avdeling sto overfor og hvordan de valgte NetDocuments for å fylle ytelseshullene i applikasjonene sine.

Fortell oss mer om bioteknologiselskapet og hva du oppdaget da du startet.

Som mange andre bedrifter har dette selskapet opplevd perioder med vekst og nedgang. Selv om vi alltid har strebet etter fortreffelighet, avdekket nedgangsperiodene virkelig en imponerende robusthet. Denne robustheten har drevet utviklingen av et nytt produkt som har vært nøkkelen til å transformere virksomheten til et større selskap.

Dessverre er det den samme robustheten som har holdt den juridiske avdelingen tilbake fra et teknologisk synspunkt. Alle visste at vårt tidligere DMS forårsaket store produktivitets- og effektivitetsutfordringer, men ledelsen trodde i utgangspunktet at kostnadene ved endringen kunne overstige kostnadene ved å forbli det samme, så det var bedre å bare «håndtere det».

Jeg visste at vi kunne ha en bedre DMS-løsning.

Hvilke utfordringer opplevde teamene deres spesifikt med den gamle programvaren?  

Det juridiske teamet hadde operert med et lokalt DMS som hadde blitt installert 12 år tidligere. Det var mange problemer med DMS-et. Blant de vanligste problemene var at systemet uforutsigbart mislyktes i å laste inn dokumenter, noe som krevde en omfattende prosess for å tvinge frem ny tilkobling til DMS-et før teammedlemmet deretter måtte lete etter filer for å sikre at hver fil ble lastet opp til systemet. Dette kastet bort en betydelig mengde av teamets tid hver uke.

Som du vet, blir juridiske avdelinger over hele verden bedt om å øke arbeidsvolumet sitt samtidig som kvaliteten opprettholdes. Men hvordan kan man prestere høyt når man har et system som stadig drar en ned?

Du har erfaring med å implementere mer enn 12 andre prosessforbedringsløsninger i tidligere roller og visste at det fantes en bedre måte å operere på. Var de ansatte i ditt nåværende selskap rett og slett ikke klar over hvor vondt deres eldre DMS forårsaket?

Alle hadde egentlig bare akseptert dette systemet som et faktum. Som jeg nevnte tidligere, hadde disse periodene med nedgang tvunget frem en kultur av robusthet og en «få det til å fungere»-holdning. Den juridiske avdelingen fortalte IT at systemet hadde store problemer, men av en rekke årsaker var det bare sånn det måtte være. Selvfølgelig kom dette av gode intensjoner, men det var et betydelig problem i det daglige arbeidet.

Mye av ansvaret for å få systemet til å fungere ble overført til IT-avdelingen. Og det skal de ha ros for at de virkelig prøvde, men systemet var så utdatert at det egentlig ikke var noe de kunne gjøre.

Hva var den omtrentlige kostnaden for de teknologiske utfordringene som bedriften din sto overfor?

Jeg anslo at hvert medlem av kontraktsstyringsteamet vårt brukte 1–5 timer per uke bare på å få systemet til å fungere, noe som var bortkastet tid. I tillegg til kostnadene ved å prøve å koordinere eventuelle feilrettinger med systemet.

Vi trengte virkelig et moderne DMS som ville effektivisere arbeidsflyter og støtte oss i arbeidet vårt, men jeg var usikker på om et i det hele tatt fantes.

Hva betydde et «moderne DMS» for deg da du startet søket ditt?

Da vi startet søket vårt, var det tydelig at så mange DMS-løsninger lignet på vårt eksisterende system og ikke ville være en god erstatning.

Jeg ønsket en løsning som ville passe meg her i det 21. århundre; det vil si at den var intuitiv å finne informasjon, rask å søke i innhold og enkel å bruke.

Hva var det som skilte seg ut med NetDocuments da du lette etter denne moderne løsningen?

En av de viktigste delene vi lette etter i et DMS var en sømløs opplevelse med Microsoft Office og Outlook. Vi jobber mesteparten av dagen uten e-post, så denne integrasjonen var helt avgjørende. ndMail-verktøyet føltes og så så kjent ut.  

Spesielt Outlook-opplevelsen med å kunne legge ved dokumenter, filkommunikasjon og til og med få disse arkiveringsstedene automatisk forutsagt, skilte seg virkelig ut for oss. Konkurrentene klarte rett og slett ikke å matche det NetDocuments tilbød av disse integrasjonene.

Hva slags avkastning forventer du nå som du har tatt i bruk NetDocuments?

Vi forventer definitivt noen effektivitetsgevinster og, selvsagt, kostnadsbesparelser. Det har bare gått noen få uker siden implementeringen vår, men jeg har allerede mottatt en rekke meldinger fra andre i avdelingen vår som er overlykkelige over applikasjonens ytelse. NetDocuments har tatt oss inn i den moderne verden der vår juridiske avdeling virkelig kan skinne.

Når teknologien er smart nok til å holde seg unna, er det Work Inspired.

Juridiske avdelinger er i en unik posisjon. De må tilby utmerkede tjenester som er hevet over gransking, men i det raske tempoet som definerer dagens topporganisasjoner.

Utbrenthet er reelt for interne advokater, ettersom de jobber for å møte forventningene, og ofte gjør ikke teknologien deres det noe enklere for dem. Faktisk gjør den klumpete, utdaterte og sammenklistrede programvaren deres sannsynligvis mer skade enn gagn.

Med riktig teknologi kan advokater forenkle arbeidsflytene sine og transformere rollene sine fra en kombinasjon av advokat/compliance/cybersikkerhet/IT-profesjonell til den de alltid var ment for: juridiske eksperter med forretningsforståelse som fokuserer innsatsen på å beskytte og tjene virksomheten sin.

Les om hvordan denne seniorbedriftsrådgiveren opplevde overgangen fra et eldre DMS til moderne dokumenthåndtering med NetDocuments

Hvis din juridiske avdeling står overfor lignende utfordringer og ønsker å kutte kostnader betydelig samtidig som de øker produktivitet, effektivitet og sikkerhet slik dette selskapet gjorde, kan du ringe NetDocuments i dag på (866) 638-3627 .