Ce n'est un secret pour personne que les technologies modernes peuvent résoudre bon nombre des désagréments quotidiens qui affectent les employés de bureau partout dans le monde. Il est toutefois également vrai que les technologies anciennes et obsolètes peuvent coûter du temps, des efforts et de l'argent à vos équipes.

Une grande entreprise de biotechnologie s'est retrouvée en désaccord avec sa solution de gestion documentaire (DMS) existante, ce qui lui a coûté une petite fortune en efforts et en pertes de productivité. Souvent, son ancien DMS ralentissait le travail important de l'équipe chargée de la gestion des contrats juridiques. En fait, il était si lourd et sujet aux erreurs qu'il a commencé à créer de profonds désaccords entre l'équipe informatique et le service juridique.

Lorsqu'une nouvelle conseillère juridique principale chargée des contrats a rejoint l'entreprise, elle savait déjà comment les solutions technologiques appropriées pouvaient combler d'importantes lacunes dans les flux de travail, ce qui se traduisait par une augmentation de la rapidité et du contrôle des informations. Avec plus de 12 déploiements d'amélioration des processus à son actif dans le cadre de ses fonctions précédentes, elle a immédiatement compris que l'ancien système de gestion documentaire (DMS) de l'entreprise était plus un fardeau qu'un avantage.

« J'ai rencontré les responsables des services informatiques et juridiques et leur ai expliqué la situation : notre ancien logiciel nous coûtait des frais indirects liés à la perte de temps et d'efforts qui étaient intolérables, et nous devions changer », a déclaré le conseiller juridique principal de la société chargé des contrats. Après une longue période de diligence raisonnable, la société a décidé que NetDocuments était le meilleur choix pour son équipe.

Nous avons discuté avec la conseillère juridique principale chargée des contrats afin d'en savoir plus sur les défis auxquels son service juridique était confronté et sur les raisons qui l'ont poussé à choisir NetDocuments pour combler ses lacunes en matière de performances applicatives.

Parlez-nous davantage de la société de biotechnologie et de ce que vous avez découvert lorsque vous avez commencé.

Comme beaucoup d'entreprises, cette société a connu des périodes de croissance et de contraction. Bien que nous ayons toujours visé l'excellence, les périodes de contraction ont vraiment mis en évidence une résilience impressionnante. Cette résilience a conduit au développement d'un nouveau produit qui a joué un rôle clé dans la transformation de l'entreprise en une société plus importante.

Malheureusement, c'est cette même résilience qui a freiné le département juridique sur le plan technologique. Tout le monde savait que notre ancien système de gestion documentaire posait d'importants problèmes de productivité et d'efficacité, mais la direction pensait initialement que le coût du changement pourrait dépasser celui du statu quo, et qu'il valait donc mieux « faire avec ».

Je savais que nous pouvions trouver une meilleure solution DMS.

Quels étaient les défis spécifiques auxquels vos équipes étaient confrontées avec leur ancien logiciel ?  

L'équipe juridique utilisait un système de gestion documentaire (DMS) sur site installé 12 ans auparavant. Ce DMS présentait de nombreux problèmes. L'un des plus courants était que le système refusait parfois de charger des documents, ce qui obligeait les membres de l'équipe à suivre une procédure complexe pour se reconnecter au DMS, puis à rechercher les fichiers afin de s'assurer qu'ils avaient bien été téléchargés dans le système. Cela représentait une perte de temps considérable pour notre équipe chaque semaine.

Comme vous le savez, les services juridiques du monde entier sont invités à augmenter leur volume de travail tout en maintenant la qualité. Mais comment pouvez-vous être performant lorsque vous disposez d'un système qui vous freine constamment ?

Vous avez déjà mis en œuvre plus de 12 autres solutions d'amélioration des processus dans le cadre de vos fonctions précédentes et vous saviez qu'il existait une meilleure façon de travailler. Dans votre entreprise actuelle, les employés n'étaient-ils tout simplement pas conscients des difficultés causées par leur ancien système de gestion documentaire ?

Tout le monde avait simplement accepté ce système comme une réalité. Comme je l'ai mentionné précédemment, ces périodes de contraction avaient imposé une culture de résilience et une attitude consistant à « faire en sorte que cela fonctionne ». Le service juridique avait informé le service informatique que le système présentait des problèmes majeurs, mais pour diverses raisons, il fallait s'en accommoder. Bien sûr, cette décision partait d'une bonne intention, mais elle constituait un obstacle important dans le travail quotidien.

Une grande partie de la responsabilité de faire fonctionner le système a été rejetée sur le service informatique. Et il faut reconnaître qu'ils ont vraiment essayé, mais le système était tellement obsolète qu'ils ne pouvaient vraiment rien faire.

Quel a été le coût approximatif des défis technologiques auxquels votre entreprise a été confrontée ?

J'ai estimé que chaque membre de notre équipe de gestion des contrats passait entre une et cinq heures par semaine simplement à essayer de faire fonctionner le système, ce qui représentait une perte de temps considérable. Sans compter les coûts liés à la coordination des corrections à apporter au système.  

Nous avions vraiment besoin d'un système de gestion documentaire moderne qui rationaliserait les flux de travail et nous aiderait dans notre travail, mais je n'étais pas sûr qu'un tel système existait.

Que signifiait pour vous un « système de gestion documentaire moderne » lorsque vous avez commencé vos recherches ?

Lorsque nous avons commencé nos recherches, il était clair que de nombreuses solutions DMS étaient similaires à notre système existant et ne constitueraient pas un bon remplacement.

Je voulais une solution adaptée au XXIe siècle, c'est-à-dire intuitive pour trouver des informations, rapide pour rechercher du contenu et simple à utiliser.

Lorsque vous avez recherché cette solution moderne, qu'est-ce qui vous a marqué chez NetDocuments ?

L'un des éléments essentiels que nous recherchions dans un système de gestion documentaire était une expérience transparente avec Microsoft Office et Outlook. Nous travaillons principalement par e-mail, cette intégration était donc absolument cruciale. L'outil ndMail nous a semblé très familier.  

En particulier, la possibilité offerte par Outlook de joindre des documents, de classer des communications et même de prédire automatiquement l'emplacement de classement de ces derniers nous a vraiment impressionnés. Les concurrents ne pouvaient tout simplement pas rivaliser avec ce que NetDocuments offrait en matière d'intégrations.

Quels types de retours attendez-vous maintenant que vous avez adopté NetDocuments ?

Nous espérons clairement gagner en efficacité et, bien sûr, réaliser des économies. Cela ne fait que quelques semaines que nous avons mis en place ce système, mais j'ai déjà reçu de nombreux messages de collègues de notre service qui sont ravis des performances de l'application. NetDocuments nous a fait entrer dans l'ère moderne, où notre service juridique peut vraiment briller.

Quand la technologie est suffisamment intelligente pour ne pas vous gêner, c'est ce qu'on appelle le travail inspiré.

Les services juridiques occupent une position unique. Ils doivent fournir des services d'excellence, irréprochables, mais à un rythme soutenu qui caractérise les grandes entreprises d'aujourd'hui.

Le burnout est une réalité pour les juristes d'entreprise qui s'efforcent de répondre aux attentes et, souvent, leurs outils technologiques ne leur facilitent pas la tâche. En fait, leurs logiciels peu pratiques, obsolètes et assemblés à la va-vite leur font probablement plus de tort que de bien.

Grâce à la technologie appropriée, les avocats peuvent simplifier leurs processus de travail et transformer leur rôle, passant d'une combinaison de fonctions d'avocat, de responsable de la conformité, de cybersécurité et d'informatique à celui qui leur est destiné depuis toujours : celui d'experts juridiques dotés d'un sens aigu des affaires et concentrant leurs efforts sur la protection et le service de leur entreprise.

Découvrez l'expérience de ce conseiller juridique senior lors de la est passé d'un système de gestion de documents (DMS) traditionnel à une gestion moderne des documents avec NetDocuments.

Si votre service juridique est confronté à des difficultés similaires et souhaite réduire considérablement ses coûts tout en améliorant sa productivité, son efficacité et sa sécurité, comme l'a fait cette entreprise, appelez NetDocuments dès aujourd'hui au (866) 638-3627.