Não é segredo que a tecnologia moderna pode resolver muitos dos aborrecimentos quotidianos que afligem os trabalhadores de escritório em todo o lado. No entanto, também é verdade que a tecnologia antiga e desactualizada pode estar a custar tempo, esforço e dinheiro às suas equipas.

Uma empresa líder no sector da biotecnologia estava em desacordo com a sua antiga solução de gestão documental (DMS), o que lhe custava uma pequena fortuna em esforços e perdas de produtividade. Muitas vezes, o seu antigo DMS atrasava o importante trabalho da equipa de gestão de contratos jurídicos. Na verdade, era tão desajeitado e propenso a erros que começou a causar profundas divisões entre a equipa de TI e o Departamento Jurídico.

Quando uma nova Senior Corporate Counsel for Contracts entrou para a empresa, não lhe era estranha a forma como as soluções tecnológicas corretas poderiam preencher importantes lacunas no fluxo de trabalho, resultando numa maior rapidez e controlo sobre a informação. Com mais de 12 implementações de melhoria de processos no seu portefólio de funções anteriores, ela reconheceu imediatamente que o DMS antigo da empresa era mais um fardo do que um benefício.

"Reuni-me com os líderes das áreas de TI e Jurídica e analisei a questão: o nosso antigo software estava a custar-nos custos indirectos de perda de tempo e esforço que eram intoleráveis e tínhamos de mudar", afirmou o Consultor Jurídico Sénior da Empresa para Contratos. Depois de muita diligência, a empresa decidiu que o NetDocuments era a escolha número um para a sua equipa.

Falámos com o Consultor Empresarial Sénior para Contratos para saber mais sobre os desafios que o seu Departamento Jurídico enfrentava e como escolheram o NetDocuments para colmatar as lacunas de desempenho das suas aplicações.

Conte-nos mais sobre a Biotech Company e o que descobriu quando começou.

Como muitas empresas, esta empresa passou por períodos de crescimento e contração. Embora sempre tenhamos procurado a excelência, os períodos de contração expuseram uma resiliência impressionante. Essa resiliência impulsionou o desenvolvimento de um novo produto que foi fundamental para transformar a empresa numa corporação maior.

Infelizmente, essa mesma resiliência é o que tem atrasado o Departamento Jurídico do ponto de vista tecnológico. Toda a gente sabia que o nosso anterior DMS estava a causar grandes desafios de produtividade e eficiência, mas a liderança pensou inicialmente que o custo da mudança poderia exceder o custo de manter o mesmo, pelo que era melhor "lidar com isso".

Eu sabia que podíamos ter uma solução DMS melhor.

Quais os desafios que as suas equipas enfrentavam especificamente com o software antigo?  

A equipa jurídica estava a trabalhar com um DMS local que tinha sido instalado há 12 anos. Havia muitos problemas com o DMS. Um dos problemas mais comuns era o facto de o sistema falhar imprevisivelmente no carregamento de documentos, o que exigia um processo elaborado para forçar a reconexão ao DMS, antes de o membro da equipa ter de procurar os ficheiros para se certificar de que cada um era carregado no sistema. Esta situação desperdiçava uma parte significativa do tempo da nossa equipa todas as semanas.

Como sabe, os departamentos jurídicos de todo o mundo estão a ser solicitados a aumentar o seu volume de trabalho, mantendo a qualidade. Mas como é que se pode ter um elevado desempenho quando se tem um sistema que está constantemente a arrastá-lo para baixo?

Tem experiência na implementação de mais de 12 outras soluções de melhoria de processos em funções anteriores e sabia que havia uma melhor forma de operar. Na sua empresa atual, os funcionários simplesmente não tinham consciência da dor que o seu DMS antigo estava a causar?

Todos tinham aceite este sistema como um facto. Como já referi, esses períodos de contração forçaram uma cultura de resiliência e uma atitude de "fazer funcionar". O departamento jurídico disse às TI que o sistema tinha grandes problemas, mas por uma série de razões era assim que tinha de ser. Claro que isto era feito com boas intenções, mas era uma atitude que não era fácil. É claro que isto era feito com boas intenções, mas era um ponto de fricção significativo para o trabalho quotidiano.

Grande parte da responsabilidade de pôr o sistema a funcionar foi transferida para as TI. E, para seu crédito, eles realmente tentaram, mas o sistema estava tão desatualizado que não havia nada que pudessem fazer.

Qual foi o custo aproximado dos desafios tecnológicos que a sua empresa enfrentou?

Calculei que cada membro da nossa equipa de gestão de contratos gastava 1 a 5 horas por semana simplesmente a tentar pôr o sistema a funcionar, o que era uma perda de tempo. Para além dos custos de tentar coordenar quaisquer correcções com o sistema.

Precisávamos realmente de um DMS moderno que simplificasse os fluxos de trabalho e nos apoiasse no nosso trabalho, mas não tinha a certeza se existia algum.

O que significava para si um "DMS moderno" quando iniciou a sua pesquisa?

Quando começámos a nossa pesquisa, tornou-se claro que muitas soluções DMS eram semelhantes ao nosso sistema existente e não seriam um bom substituto.

Queria uma solução que me satisfizesse no século XXI, ou seja, que fosse intuitiva para encontrar informações, rápida para pesquisar conteúdos e simples de utilizar.

Enquanto procurava esta solução moderna, o que é que lhe chamou a atenção no NetDocuments?

Uma das peças fundamentais que procurávamos num DMS era uma experiência sem falhas com o Microsoft Office e o Outlook. Trabalhamos por correio eletrónico a maior parte dos nossos dias, pelo que esta integração era absolutamente essencial. A ferramenta ndMail pareceu-nos tão familiar.  

Em particular, a experiência do Outlook de poder anexar registos, arquivar comunicações e até mesmo ter esses locais de arquivamento automaticamente previstos destacou-se realmente para nós. Os concorrentes simplesmente não conseguiam igualar o que a NetDocuments estava a oferecer em termos destas integrações.

Que tipo de retorno espera obter agora que adoptou o NetDocuments?

Esperamos, sem dúvida, alguns ganhos de eficiência e, obviamente, poupanças de custos. Passaram apenas algumas semanas desde a nossa implementação, mas já recebi inúmeras mensagens de outras pessoas do nosso departamento que estão maravilhadas com o desempenho da aplicação. A NetDocuments trouxe-nos para o mundo moderno, onde o nosso departamento jurídico pode realmente brilhar.

Quando a tecnologia é suficientemente inteligente para não se meter no seu caminho, isso é trabalho inspirado.

Os departamentos jurídicos encontram-se numa posição única. Têm de prestar serviços de excelência que estejam acima do escrutínio, mas ao ritmo acelerado que define as organizações de topo actuais.

O esgotamento é real para os advogados internos, uma vez que trabalham para satisfazer as expectativas e, muitas vezes, o seu conjunto de tecnologias não lhes facilita a tarefa. De facto, o seu software desajeitado, desatualizado e remendado está provavelmente a fazer mais mal do que bem.

Com a tecnologia certa, os advogados podem simplificar os seus fluxos de trabalho e transformar as suas funções de uma combinação de advogado/conformidade/segurança cibernética/profissional de TI na função para a qual sempre foram destinados: especialistas jurídicos com conhecimentos empresariais e concentrar os seus esforços na proteção e no serviço da sua empresa.

Leia como foi a experiência deste advogado corporativo sênior ao fazer a transição de um DMS antigo para uma gestão documental moderna com o NetDocuments

Se o seu departamento jurídico estiver a enfrentar dificuldades semelhantes e pretender reduzir significativamente os custos ao mesmo tempo que aumenta a produtividade, a eficiência e a segurança, como fez esta empresa, contacte hoje a NetDocuments através do (866) 638-3627.