Não é segredo que a tecnologia moderna pode resolver muitos dos aborrecimentos diários que afligem os funcionários de escritório em todos os lugares. No entanto, também é verdade que a tecnologia antiga e desatualizada pode estar custando tempo, esforço e dinheiro às suas equipes.

Uma empresa líder em biotecnologia estava em desacordo com sua solução legada de gerenciamento de documentos (DMS), o que lhe custava uma pequena fortuna em esforço e perda de produtividade. Muitas vezes, o antigo DMS atrasava o importante trabalho da equipe de gerenciamento de contratos jurídicos. Na verdade, ele era tão desajeitado e propenso a erros que começou a causar profundas divisões entre a equipe de TI e o departamento jurídico.

Quando uma nova advogada corporativa sênior de contratos ingressou na empresa, ela já sabia que as soluções tecnológicas certas poderiam preencher lacunas importantes no fluxo de trabalho, resultando em maior velocidade e controle sobre as informações. Com mais de 12 implementações de melhoria de processos em seu portfólio de funções anteriores, ela reconheceu imediatamente que o DMS legado da empresa era mais um fardo do que um benefício.

"Reuni-me com os líderes dos departamentos de TI e Jurídico e analisei a questão: nosso software antigo estava nos custando custos indiretos de perda de tempo e esforço que eram intoleráveis e tínhamos que fazer uma mudança", afirmou o advogado corporativo sênior de contratos da empresa. Depois de muita diligência, a empresa decidiu que o NetDocuments era a escolha número um para sua equipe.

Conversamos com o Conselho Corporativo Sênior de Contratos para saber mais sobre os desafios enfrentados pelo Departamento Jurídico e como eles escolheram o NetDocuments para preencher as lacunas de desempenho dos aplicativos.

Conte-nos mais sobre a Biotech Company e o que o você descobriu quando começou.

Como muitos negócios, esta empresa passou por períodos de crescimento e contração. Embora sempre tenhamos buscado a excelência, os períodos de contração realmente expuseram uma resiliência que é impressionante. Essa resiliência impulsionou o desenvolvimento de um novo produto que foi fundamental para transformar a empresa em uma corporação maior.

Infelizmente, essa mesma resiliência é o que tem atrasado o Departamento Jurídico do ponto de vista tecnológico. Todos sabiam que o nosso DMS anterior estava causando grandes desafios de produtividade e eficiência, mas a liderança inicialmente pensou que o custo da mudança poderia exceder o custo de permanecer o mesmo, portanto, era melhor apenas "lidar com isso".

Eu sabia que poderíamos ter uma solução DMS melhor.

Que desafios as suas equipes estavam enfrentando especificamente com o software antigo?  

A equipe jurídica estava operando com um DMS local que havia sido instalado há 12 anos. Havia muitos problemas com o DMS. Um dos problemas mais comuns era que o sistema deixava de carregar documentos de forma imprevisível, o que exigia um processo elaborado para forçar a reconexão com o DMS, antes que o membro da equipe tivesse que procurar os arquivos para garantir que todos fossem carregados no sistema. Isso desperdiçava uma quantidade significativa do tempo da nossa equipe a cada semana.

Como o você sabe, os departamentos jurídicos de todo o mundo estão sendo solicitados a aumentar o volume de trabalho e, ao mesmo tempo, manter a qualidade. Mas como o você pode ter um alto desempenho se tem um sistema que o atrapalha constantemente?

O você já teve experiência na implementação de mais de 12 outras soluções de melhoria de processos em funções anteriores e sabia que havia uma maneira melhor de operar. Na sua empresa atual, os funcionários simplesmente não estavam cientes da dor que o DMS legado estava causando?

Todos realmente aceitaram esse sistema como um fato. Como mencionei anteriormente, esses períodos de contração forçaram uma cultura de resiliência e uma atitude de "fazer funcionar". O departamento jurídico disse ao departamento de TI que o sistema tinha grandes problemas, mas, por uma série de razões, era assim que tinha que ser. É claro que isso era feito com boas intenções, mas era uma atitude que o você tinha que tomar. É claro que isso era feito com boas intenções, mas era um ponto de atrito significativo para o trabalho cotidiano.

Grande parte da responsabilidade de fazer o sistema funcionar foi transferida para a TI. E, para seu crédito, eles realmente tentaram, mas o sistema estava tão desatualizado que não havia nada que pudessem fazer.

Qual foi o custo aproximado dos desafios tecnológicos que sua empresa enfrentou?

Calculei que cada membro da nossa equipe de gerenciamento de contratos estava gastando de 1 a 5 horas por semana simplesmente tentando fazer o sistema funcionar, o que era uma perda de tempo. Além dos custos de tentar coordenar quaisquer correções com o sistema.

Nós realmente precisávamos de um DMS moderno que agilizasse os fluxos de trabalho e nos apoiasse em nosso trabalho, mas eu não tinha certeza se existia algum.

O que um "DMS moderno" significava para o você quando iniciou sua pesquisa?

Quando começamos nossa pesquisa, ficou claro que muitas soluções de DMS eram semelhantes ao nosso sistema existente e não seriam uma ótima substituição.

Eu queria uma solução que me atendesse aqui no século 21, ou seja, que fosse intuitiva para encontrar informações, rápida para pesquisar conteúdo e simples de usar.

Enquanto o você procurava por essa solução moderna, o que se destacou na NetDocuments?

Uma das peças essenciais que procurávamos em um DMS era uma experiência perfeita com o Microsoft Office e o Outlook. Trabalhamos com e-mail a maior parte do tempo, portanto, essa integração era absolutamente essencial. A ferramenta ndMail nos pareceu muito familiar.  

Em particular, a experiência do Outlook de poder anexar registros, arquivar comunicações e até mesmo ter esses locais de arquivamento previstos automaticamente realmente se destacou para nós. Os concorrentes simplesmente não conseguiam igualar o que a NetDocuments estava oferecendo em termos dessas integrações.

Que tipo de retorno o você espera agora que adotou o NetDocuments?

Sem dúvida, esperamos alguns ganhos de eficiência e, obviamente, economia de custos. Passaram-se apenas algumas semanas desde a implementação, mas já recebi várias mensagens de outras pessoas do nosso departamento que estão maravilhadas com o desempenho do aplicativo. O NetDocuments nos levou ao mundo moderno, onde nosso departamento jurídico pode realmente brilhar.

Quando a tecnologia é inteligente o suficiente para não atrapalhar o você, isso é trabalho inspirado.

Os departamentos jurídicos estão em uma posição única. Eles precisam prestar serviços excelentes que estejam acima do escrutínio, mas no ritmo acelerado que define as principais organizações da atualidade.

O esgotamento é real para os advogados internos, pois eles trabalham para atender às expectativas e, muitas vezes, sua pilha de tecnologia não está facilitando as coisas para eles. Na verdade, seus softwares desajeitados, desatualizados e remendados provavelmente estão fazendo mais mal do que bem.

Com a tecnologia certa, os advogados podem simplificar seus fluxos de trabalho e transformar suas funções de uma combinação de advogado/conformidade/segurança cibernética/profissional de TI para aquela para a qual sempre foram destinados: especialistas jurídicos com conhecimento de negócios e concentrar seus esforços na proteção e no atendimento de seus negócios.

Leia como foi a experiência deste advogado corporativo sênior ao fazer a transição do transição de um DMS legado para um moderno gerenciamento de documentos com o NetDocuments

Se o seu departamento jurídico estiver enfrentando dificuldades semelhantes e quiser reduzir significativamente os custos e, ao mesmo tempo, aumentar a produtividade, a eficiência e a segurança, como fez essa empresa, ligue hoje mesmo para a NetDocuments (866) 638-3627.