Det är ingen hemlighet att modern teknik kan lösa många av de vardagliga irritationsmoment som plågar kontorsanställda överallt. Det är dock också sant att gammal, föråldrad teknik kan kosta dina team tid, ansträngning och pengar.

Ett ledande bioteknikföretag hade problem med sin gamla dokumenthanteringslösning (DMS), vilket kostade dem en mindre förmögenhet i form av arbetsinsatser och produktivitetsförluster. Ofta bromsade deras tidigare DMS det viktiga arbetet för teamet som hanterade juridiska avtal. Faktum var att det var så klumpigt och felbenäget att det började orsaka djupa sprickor mellan IT-teamet och den juridiska avdelningen.

När en ny senior bolagsjurist för avtal började på företaget var hon väl medveten om hur rätt tekniklösningar kunde fylla viktiga luckor i arbetsflödet, vilket resulterade i ökad hastighet och kontroll över informationen. Med mer än 12 processförbättringsprojekt i sin portfölj från tidigare roller insåg hon omedelbart att företagets gamla DMS var mer en börda än en fördel.

”Jag träffade ledarna för både IT- och juridikavdelningarna och förklarade situationen: vår gamla programvara medförde indirekta kostnader i form av förlorad tid och arbete som var oacceptabla, och vi var tvungna att göra en förändring”, säger företagets seniora bolagsjurist för avtal. Efter noggranna överväganden beslutade företaget att NetDocuments var det bästa valet för deras team.

Vi pratade med den seniora bolagsjuristen för avtal för att lära oss mer om de utmaningar som hennes juridiska avdelning stod inför och hur de valde NetDocuments för att fylla luckorna i deras applikationsprestanda.

Berätta mer om bioteknikföretaget och vad du upptäckte när du började.

Liksom många andra företag har detta företag upplevt perioder av tillväxt och nedgång. Vi har alltid strävat efter excellens, men nedgångsperioderna har verkligen visat på en imponerande motståndskraft. Denna motståndskraft har drivit utvecklingen av en ny produkt som har varit avgörande för att omvandla företaget till ett större företag.

Tyvärr är det just denna motståndskraft som har hindrat juridikavdelningen från att utvecklas ur ett tekniskt perspektiv. Alla visste att vårt tidigare DMS orsakade stora problem med produktivitet och effektivitet, men ledningen ansåg initialt att kostnaden för att byta system skulle överstiga kostnaden för att behålla det gamla, så det var bättre att bara ”acceptera det”.

Jag visste att vi kunde få en bättre DMS-lösning.

Vilka utmaningar upplevde era team specifikt med sin gamla programvara?  

Juridiska avdelningen hade arbetat med ett lokalt DMS-system som installerats för 12 år sedan. Det fanns många problem med DMS-systemet. Ett av de vanligaste problemen var att systemet oförutsägbart misslyckades med att ladda dokument, vilket krävde en komplicerad process för att tvinga fram en återanslutning till DMS-systemet innan teammedlemmarna sedan var tvungna att leta efter filerna för att se till att alla laddades upp till systemet. Detta slösade bort en betydande del av vårt teams tid varje vecka.

Som ni vet uppmanas juridiska avdelningar världen över att öka sin arbetsvolym samtidigt som kvaliteten ska bibehållas. Men hur kan man prestera på topp när man har ett system som ständigt hämmar en?

Du har erfarenhet av att implementera mer än 12 andra processförbättringslösningar i tidigare roller och visste att det fanns ett bättre sätt att arbeta på. Var de anställda på ditt nuvarande företag helt enkelt omedvetna om de problem som deras gamla DMS-system orsakade?

Alla hade helt enkelt accepterat detta system som ett faktum. Som jag nämnde tidigare hade dessa perioder av nedgång tvingat fram en kultur av motståndskraft och en inställning att "få det att fungera". Juridiska avdelningen meddelade IT-avdelningen att systemet hade stora problem, men av olika skäl var det helt enkelt så det måste vara. Naturligtvis var detta välmenat, men det var ett betydande hinder i det dagliga arbetet.

Mycket av ansvaret för att få systemet att fungera sköts över på IT-avdelningen. Och till deras heder måste man säga att de verkligen försökte, men systemet var så föråldrat att det inte fanns något de kunde göra.

Vad var den ungefärliga kostnaden för de tekniska utmaningar som ditt företag stod inför?

Jag uppskattade att varje medlem i vårt kontraktshanteringsteam spenderade 1–5 timmar per vecka bara på att försöka få systemet att fungera, vilket var slöseri med tid. Utöver kostnaderna för att försöka samordna eventuella korrigeringar av systemet.  

Vi behövde verkligen ett modernt DMS som skulle effektivisera arbetsflödena och stödja oss i vårt arbete, men jag var osäker på om det ens fanns något sådant.

Vad betydde ett "modernt DMS" för dig när du började din sökning?

När vi började vår sökning stod det klart att många DMS-lösningar liknade vårt befintliga system och inte skulle vara någon bra ersättning.

Jag ville ha en lösning som passade in i 2000-talet, det vill säga en lösning där det var intuitivt att hitta information, snabbt att söka efter innehåll och enkelt att använda.

När du letade efter denna moderna lösning, vad var det som stack ut för dig med NetDocuments?

En av de viktigaste funktionerna vi letade efter i ett DMS var en smidig integration med Microsoft Office och Outlook. Vi arbetar med e-post större delen av dagen, så denna integration var absolut nödvändig. Verktyget ndMail kändes och såg så bekant ut.  

Särskilt Outlook-upplevelsen att kunna bifoga poster, arkivera kommunikation och till och med få arkiveringsplatserna automatiskt förutsagda gjorde verkligen intryck på oss. Konkurrenterna kunde helt enkelt inte matcha vad NetDocuments erbjöd när det gällde dessa integrationer.

Vilken avkastning förväntar du dig nu när du har infört NetDocuments?

Vi förväntar oss definitivt vissa effektivitetsvinster och, självklart, kostnadsbesparingar. Det har bara gått några veckor sedan implementeringen, men jag har redan fått många meddelanden från andra i vår avdelning som är överlyckliga över applikationens prestanda. NetDocuments har fört oss in i den moderna världen där vår juridiska avdelning verkligen kan glänsa.

När tekniken är så smart att den inte stör dig, då är det Work Inspired.

Juridiska avdelningar befinner sig i en unik position. De måste tillhandahålla utmärkta tjänster som klarar noggrann granskning, men i den snabba takt som kännetecknar dagens ledande organisationer.

Utbrändhet är ett reellt problem för företagsjurister som arbetar för att uppfylla förväntningarna, och ofta underlättar inte deras teknikstack deras arbete. Faktum är att deras klumpiga, föråldrade och ihopklistrade programvara sannolikt gör mer skada än nytta.

Med rätt teknik kan jurister förenkla sina arbetsflöden och omvandla sina roller från en kombination av jurist/compliance/cybersäkerhet/IT-expert till den roll de alltid var avsedda för: juridiska experter med affärssinne som fokuserar sina ansträngningar på att skydda och tjäna sina företag.

Läs om hur denna seniora bolagsjurists erfarenhet var när de övergången från ett äldre DMS till modern dokumenthantering med NetDocuments.

Om din juridiska avdelning står inför liknande utmaningar och vill sänka kostnaderna avsevärt samtidigt som produktiviteten, effektiviteten och säkerheten ökar, precis som detta företag gjorde, ring NetDocuments idag på (866) 638-3627.