Het is geen geheim dat moderne technologie veel van de dagelijkse ergernissen kan oplossen waarmee kantoormedewerkers overal te maken hebben. Het is echter ook waar dat oude, verouderde technologie uw teams tijd, moeite en geld kan kosten.

Een toonaangevend biotechbedrijf kwam in conflict met hun verouderde documentbeheersysteem (DMS), wat hen een klein fortuin kostte aan inspanningen en productiviteitsverlies. Hun voormalige DMS vertraagde vaak het belangrijke werk van het juridische contractbeheerteam. Het systeem was zelfs zo omslachtig en foutgevoelig dat het tot diepe verdeeldheid leidde tussen het IT-team en de juridische afdeling.

Toen een nieuwe Senior Corporate Counsel for Contracts bij het bedrijf kwam werken, wist ze al hoe de juiste technologische oplossingen belangrijke hiaten in de workflow konden opvullen, wat zou leiden tot meer snelheid en controle over informatie. Met meer dan 12 procesverbeteringen in haar portfolio uit eerdere functies, zag ze meteen dat het oude DMS-systeem van het bedrijf meer een last dan een voordeel was.

"Ik heb met de leidinggevenden van zowel IT als Juridische Zaken gesproken en heb het als volgt uitgelegd: onze oude software kostte ons indirecte kosten in de vorm van verloren tijd en moeite die onaanvaardbaar waren, en we moesten verandering brengen", aldus de Senior Corporate Counsel for Contracts van het bedrijf. Na grondig onderzoek besloot het bedrijf dat NetDocuments de beste keuze was voor hun team.

We spraken met de Senior Corporate Counsel for Contracts om meer te weten te komen over de uitdagingen waarmee haar juridische afdeling te maken had en hoe ze NetDocuments hebben gekozen om hun tekortkomingen op het gebied van applicatieprestaties op te vullen.

Vertel ons meer over het biotechnologiebedrijf en wat u ontdekte toen u daar begon.

Net als veel andere bedrijven heeft dit bedrijf periodes van groei en krimp doorgemaakt. Hoewel we altijd naar uitmuntendheid hebben gestreefd, hebben de periodes van krimp onze veerkracht op indrukwekkende wijze blootgelegd. Die veerkracht heeft geleid tot de ontwikkeling van een nieuw product dat van cruciaal belang is geweest voor de transformatie van het bedrijf tot een grotere onderneming.

Helaas is het juist die veerkracht die de juridische afdeling op technologisch gebied heeft tegengehouden. Iedereen wist dat ons vorige DMS grote uitdagingen op het gebied van productiviteit en efficiëntie met zich meebracht, maar het management dacht aanvankelijk dat de kosten van verandering hoger zouden zijn dan de kosten van het behouden van de status quo, dus was het beter om er gewoon 'mee te leven'.

Ik wist dat we een betere DMS-oplossing konden hebben.

Welke uitdagingen ondervonden uw teams specifiek met hun oude software?  

Het juridische team werkte met een lokaal DMS dat 12 jaar geleden was geïnstalleerd. Er waren veel problemen met het DMS. Een van de meest voorkomende problemen was dat het systeem onvoorspelbaar documenten niet kon laden, waardoor een ingewikkeld proces nodig was om opnieuw verbinding te maken met het DMS, waarna het teamlid de bestanden moest opsporen om ervoor te zorgen dat ze allemaal naar het systeem waren geüpload. Dit kostte ons team elke week veel tijd.

Zoals u weet, wordt van juridische afdelingen over de hele wereld gevraagd om hun werkvolume te verhogen en tegelijkertijd de kwaliteit te handhaven. Maar hoe kunt u goed presteren als u een systeem hebt dat u voortdurend belemmert?

Je hebt in eerdere functies ervaring opgedaan met het implementeren van meer dan 12 andere oplossingen voor procesverbetering en wist dat er een betere manier van werken was. Waren de medewerkers bij je huidige bedrijf zich gewoon niet bewust van de problemen die hun verouderde DMS veroorzaakte?

Iedereen had dit systeem gewoon als een gegeven geaccepteerd. Zoals ik al eerder zei, hadden die periodes van krimp een cultuur van veerkracht en een 'maak het werkbaar'-houding afgedwongen. De juridische afdeling had de IT-afdeling laten weten dat het systeem grote problemen had, maar om verschillende redenen moest het nu eenmaal zo zijn. Dit kwam natuurlijk voort uit goede bedoelingen, maar het was een belangrijk knelpunt voor het dagelijkse werk.

Veel van de verantwoordelijkheid om het systeem aan de praat te krijgen, werd afgeschoven op IT. En het siert hen dat ze echt hun best hebben gedaan, maar het systeem was zo verouderd dat ze er echt niets aan konden doen.

Wat waren de geschatte kosten van de technologische uitdagingen waarmee uw bedrijf te maken had?

Ik schatte dat elk lid van ons contractbeheerteam 1 tot 5 uur per week kwijt was aan het proberen het systeem aan de praat te krijgen, wat tijdverspilling was. Dit kwam bovenop de kosten voor het coördineren van eventuele reparaties aan het systeem.  

We hadden echt behoefte aan een modern DMS dat onze workflows zou stroomlijnen en ons zou ondersteunen in ons werk, maar ik wist niet zeker of zoiets wel bestond.

Wat betekende een 'modern DMS' voor u toen u met uw zoektocht begon?

Toen we met onze zoektocht begonnen, werd al snel duidelijk dat veel DMS-oplossingen vergelijkbaar waren met ons bestaande systeem en geen goede vervanging zouden zijn.

Ik wilde een oplossing die aansloot bij de 21e eeuw: intuïtief zoeken naar informatie, snel zoeken naar inhoud en eenvoudig in gebruik.

Wat viel u op aan NetDocuments toen u op zoek was naar deze moderne oplossing?

Een van de belangrijkste aspecten waar we naar op zoek waren in een DMS was een naadloze integratie met Microsoft Office en Outlook. We werken het grootste deel van onze tijd met e-mail, dus deze integratie was absoluut cruciaal. De ndMail-tool voelde en zag er zo vertrouwd uit.  

Met name de Outlook-ervaring waarbij records en communicatiebestanden kunnen worden bijgevoegd en zelfs de opslaglocaties automatisch worden voorspeld, viel ons erg op. Concurrenten konden simpelweg niet tippen aan wat NetDocuments te bieden had op het gebied van deze integraties.

Wat voor rendement verwacht u nu u NetDocuments hebt geïmplementeerd?

We verwachten zeker een aantal efficiëntieverbeteringen en natuurlijk kostenbesparingen. Het is nog maar een paar weken geleden dat we het systeem hebben geïmplementeerd, maar ik heb al talloze berichten ontvangen van collega's op onze afdeling die erg enthousiast zijn over de prestaties van de applicatie. NetDocuments heeft ons naar de moderne wereld gebracht, waar onze juridische afdeling echt kan schitteren.

Wanneer technologie slim genoeg is om je niet in de weg te staan, dan is dat Work Inspired.

Juridische afdelingen bevinden zich in een unieke positie. Ze moeten uitstekende diensten leveren die boven elke twijfel verheven zijn, maar wel in het hoge tempo dat kenmerkend is voor de toporganisaties van vandaag.

Burn-out is een reëel probleem voor bedrijfsjuristen, die ernaar streven om aan de verwachtingen te voldoen, terwijl hun technologie hen dat vaak niet gemakkelijker maakt. Sterker nog, hun logge, verouderde en in elkaar geflanste software doet waarschijnlijk meer kwaad dan goed.

Met de juiste technologie kunnen advocaten hun werkprocessen vereenvoudigen en hun rol veranderen van een combinatie van advocaat/compliance/cyberbeveiliging/IT-professional naar de rol waarvoor ze altijd bedoeld waren: juridische experts met zakelijk inzicht die zich richten op het beschermen en ondersteunen van hun bedrijf.

Lees hoe deze senior bedrijfsjurist zijn ervaring beleefde toen hij overstapte van een verouderd DMS naar modern documentbeheer met NetDocuments.

Als uw juridische afdeling met soortgelijke problemen kampt en aanzienlijk wil besparen op kosten en tegelijkertijd de productiviteit, efficiëntie en veiligheid wil verhogen, zoals dit bedrijf heeft gedaan, bel dan vandaag nog naar NetDocuments op (866) 638-3627.