"Je kunt niet tegen de zwaartekracht vechten." Dat zegt Andy Jassy over de overstap naar de cloud. En als degene die het stokje van Jeff Bezos als CEO van Amazon overneemt, weet hij wel het een en ander.

Maar voor advocatenkantoren en juridische afdelingen van bedrijven is het gebruik van cloudgebaseerde tools makkelijker gezegd dan gedaan. Gezien de constante stroom van concurrerende eisen waarmee de meeste advocaten en bedrijfsjuristen te maken hebben, vraagt u zich misschien af: kan software echt een verschil maken?

Ons antwoord: absoluut. Maar we verwachten niet dat u ons op ons woord gelooft.

In plaats daarvan willen we u alle informatie geven die u nodig hebt om te beslissen of clouddocumentbeheer geschikt is voor uw organisatie of team, waaronder:

• Antwoorden op de meest gestelde vragen
• Veelvoorkomende misvattingen over de cloud — en waarom u ze niet moet geloven
• Belangrijkste voordelen die uw team kan behalen met clouddocumentbeheer
• De beste tips voor het vinden van de juiste cloudprovider

Klaar? Laten we beginnen.

Wat is cloudgebaseerd documentbeheer?

Over het algemeen verwijst documentbeheersysteem (DMS) naar de tools en processen die uw organisatie gebruikt om documenten op te slaan en te beheren. In het verleden gebruikten bedrijven lokale systemen, gedeelde bestanden en zelfs hun e-mailinbox om belangrijke documenten te vinden, te ordenen en te delen.

Helaas ontbreekt het deze verouderde en ad-hocbenaderingen vaak aan de veiligheid, functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid die moderne zakelijke gebruikers nodig hebben.

Maar gelukkig is er een betere manier.

Cloudgebaseerd documentbeheer voor advocatenkantoren en juridische teams biedt het beste van twee werelden: robuuste tools die de productiviteit verhogen, gecombineerd met verbeterde beveiliging en governancecontroles.

Wat is het verschil tussen cloudgebaseerde en 'on-prem' oplossingen voor documentbeheer?

Voordat we verder gaan, is het wellicht nuttig om het verschil tussen lokale oplossingen en documentbeheer in de cloud te verduidelijken.

Het belangrijkste verschil tussen deze twee soorten systemen is dat u bij on-prem-oplossingen interne serverhardware, softwarelicenties, beveiligingssystemen en IT-personeel moet aanschaffen en onderhouden. U hebt controle (en verantwoordelijkheid) over elk onderdeel.

Cloudoplossingen (ook wel software-as-a-service of SaaS genoemd) nemen u het zware werk uit handen. U hoeft geen hardware of software aan te schaffen. In plaats daarvan betaalt u maandelijkse gebruikerskosten aan de cloudprovider en krijgt u via internet toegang tot het DMS-platform. U profiteert ook van een toegewijd ondersteuningsteam, in plaats van dat u afhankelijk bent van uw interne IT-middelen.

Maar let op: sommige 'cloud DMS'-platforms zijn in werkelijkheid verkapte on-prem documentbeheersystemen. Zorg ervoor dat u de kernarchitectuur achter elke documentbeheeroplossing die u overweegt goed begrijpt.

Is het gebruik van cloud computing in de rechtspraak ethisch verantwoord?

Gezien het vaak vertrouwelijke karakter van juridisch werk, vraagt u zich misschien af of het wel ethisch verantwoord is voor bedrijfsjuristen en andere juridische professionals om gebruik te maken van externe cloudproviders. Dit is zelfs zo'n hot topic dat balies en advocatenverenigingen in de VS en de rest van de wereld ethische adviezen hebben uitgebracht over cloud computing. 

Hoewel enige scepsis begrijpelijk is, is de realiteit dat cloudoplossingen kunnen worden gebruikt, mits u de nodige zorgvuldigheid in acht neemt en een aanbieder vindt die voldoet aan uw ethische verplichtingen.

Veelvoorkomende misvattingen over clouddocumentbeheer

Hoewel cloudgebaseerde software voor de meeste bedrijven snel de norm aan het worden is, bestaan er nog steeds enkele veelvoorkomende misvattingen die advocatenkantoren en juridische teams ervan weerhouden om alle voordelen van clouddocumentbeheer te benutten.

Mythe #1: De cloud is minder veilig.

Het feit dat het 'de cloud' wordt genoemd, betekent niet dat er minder aandacht wordt besteed aan beveiliging.

In feite kan documentbeheer in de cloud zelfs veiliger zijn dan oplossingen op locatie. Een van de redenen hiervoor is dat cloudproviders sterk gemotiveerd zijn om klantgegevens veilig te houden door robuuste beveiligingsfuncties in het platform in te bouwen en snel te reageren op bugs en nieuwe bedreigingen.

Cloudgebaseerde oplossingen voor documentbeheer kunnen zelfs geo-bewuste opslag van content bieden voor organisaties met lokale vereisten voor informatieopslag.

Mythe #2: Cloudgebaseerd documentbeheer is te duur.

We snappen het: overstappen naar een nieuw systeem lijkt misschien een grote investering. Maar de waarheid is dat niet overstappen naar de cloud nog veel duurder kan zijn.

Fysiek documentbeheer is verrassend duur als je alle kosten van papier, printers, inkt, scanners, mappen, archiefkasten, opslagruimte en meer bij elkaar optelt. Lokale oplossingen brengen vergelijkbare kosten met zich mee voor systeeminstallatie, hardware, softwarelicenties, onderhoud en fysieke opslag. (En dan hebben we het nog niet eens over de kosten van een datalek.)

Met cloudgebaseerd documentbeheer daarentegen zijn uw installatie- en lopende kosten veel lager. Er kunnen eenmalige implementatiekosten zijn, maar de maandelijkse gebruikerskosten blijven vrij voorspelbaar. En met de geavanceerde beveiliging van de cloud bent u veel beter beschermd tegen datalekken.

Mythe #3: De cloud zal niet meer zo belangrijk zijn als de pandemie voorbij is.

De meeste advocatenkantoren en juridische afdelingen van bedrijven moesten zich tijdens Covid-19 aanpassen aan werken op afstand. Maar sommige kantoren vragen zich af of werken op afstand en de tools die dit mogelijk maken een permanente plaats hebben veroverd in het 'nieuwe normaal'.

Laten we hier heel duidelijk over zijn: werken op afstand is een blijvertje. Flexibel werken is een topprioriteit voor veelgevraagde professionals, en vooral voor de groeiende groep jongere werknemers. Het is een voordeel dat je je niet kunt veroorloven om te laten liggen.

Welke voordelen biedt cloudgebaseerd documentbeheer?

Nu we alle misvattingen over clouddocumentbeheer hebben uit de weg geruimd, is het tijd om ons te richten op de voordelen: de grote voordelen van de cloud die advocatenkantoren en juridische afdelingen helpen om te excelleren, zoals:

• Verhoog de productiviteit. Documentbeheersystemen zijn ontworpen om u te helpen meer gedaan te krijgen, sneller. Met speciale tools die helpen bij het verminderen van administratieve taken, het stroomlijnen van workflows en het vereenvoudigen van communicatie, helpen cloudgebaseerde documentbeheersystemen juridische teams productiever te zijn.
• Verbeter de beveiliging. Het beveiligen van vertrouwelijke informatie is een topprioriteit voor juridische teams van bedrijven. Dankzij de geavanceerde beveiligingsmogelijkheden van de cloud kunt u uw documenten en gegevens eenvoudig beschermen.
• Overal toegang. Werk vindt niet alleen op kantoor plaats. Met clouddocumentbeheer hebt u overal en op elk apparaat toegang tot belangrijke bestanden.
• Eenvoudig schaalbaar. Het uitbreiden van de opslagcapaciteit en het toevoegen van gebruikers kan ingewikkeld en kostbaar zijn voor lokale systemen. Maar met cloudgebaseerde platforms kunt u precies schalen naar wat u nodig hebt – niet meer en niet minder.
• Effectieve samenwerking. Moderne cloud-DMS-oplossingen bieden u de tools om veilig samen te werken met leveranciers, zakelijke klanten en externe adviseurs, zonder gebruik te maken van een externe opslagoplossing of extranet.
• Erf innovatie. Wanneer u een cloudgebaseerde oplossing voor documentbeheer gebruikt, ontvangt uw software-instantie automatische updates en verbeteringen, of uw team nu uit een handvol gebruikers bestaat of uit duizenden.

Welke problemen lost clouddocumentbeheer op?

Clouddocumentbeheer gaat niet alleen over het toevoegen van nieuwe voordelen. Het gaat ook over het oplossen van problemen en het verkrijgen van meer waarde uit uw tijd, geld en middelen. Overweeg het volgende:

Geld besparen

De kosten van een cloud-DMS kunnen niet alleen lager zijn dan het onderhoud van uw oude oplossing, maar het kan uw bedrijf ook op vele andere manieren geld besparen.

Voor een toonaangevend biotechbedrijf was hun verouderde DMS meer een last dan een voordeel: "Onze oude software ... [veroorzaakte] indirecte kosten in de vorm van verloren tijd en moeite die onaanvaardbaar waren, en we moesten verandering brengen", aldus de Senior Corporate Counsel for Contracts van het bedrijf.

Toen het team overstapte op cloudgebaseerd documentbeheer, leidde dat tot meer efficiëntie en gebruiksgemak, waardoor ze dagelijks veel tijd en moeite bespaarden. "Het heeft ons naar de moderne wereld gebracht, waar onze juridische afdeling echt kan schitteren."

Bekijk hoe andere juridische afdelingen gebruikmaken van clouddocumentbeheer.

Behoud van bestuur

Een van de grootste zorgen voor advocatenkantoren en juridische afdelingen van bedrijven is het beperken van risico's. Gelukkig kunnen cloudgebaseerde documentbeheersystemen u helpen de informatiestroom binnen uw organisatie te bewaken en te sturen.

Met gedetailleerde gebruikersrechten, ethische muren, native extranetten en preventie van gegevensverlies kunnen juridische teams voorkomen dat vertrouwelijke bestanden in verkeerde handen vallen, of u nu met interne of externe gebruikers werkt.

Blijf synchroon

Wanneer uw aanpak van documentbeheer niet goed is vastgelegd, kan het gemakkelijk gebeuren dat uw team te maken krijgt met meerdere versies van een bestand die van inbox naar inbox worden gestuurd. Het kan verwarrend en tijdrovend zijn om het juiste document te vinden en dit te vergelijken met andere versies.

Maar met cloudgebaseerd documentbeheer staan al uw documenten op één plek, wat betekent dat u één enkele bron van waarheid hebt waarop u altijd kunt vertrouwen. En u hoeft zich nooit zorgen te maken over welke versie de juiste versie is, omdat ze allemaal in het systeem worden bijgehouden.

Bouw een goede reputatie op

Het is triest, maar waar: interne juridische teams krijgen vaak het kortste eind. Ondanks dat ze overbelast zijn met verzoeken vanuit het hele bedrijf, worden ze nog steeds vaak gezien als niet meer dan een 'noodzakelijk kwaad'.

Geloof het of niet, maar clouddocumentbeheer kan hierbij helpen. Door de efficiëntie en productiviteit te verhogen, krijgen juridische teams meer ruimte om strategische initiatieven te ondersteunen en grotere successen voor het bedrijf te behalen.

Hoe kan een juridisch team ervoor zorgen dat ze het beste clouddocumentbeheersysteem krijgen?

Als je eenmaal hebt besloten om over te stappen naar de cloud, wil je er zeker van zijn dat je het meteen goed doet. Niemand wil een ingewikkeld implementatieproces doorlopen om er vervolgens achter te komen dat je een oplossing hebt gekozen die niet helemaal past.

Hier zijn drie van onze beste tips om u te helpen:

• Stel de juiste vragen. De markt voor juridische technologie wordt overspoeld met oplossingen, maar niet alle DMS-platforms zijn gelijk. Deze 26 vragen helpen u de juiste aanbieder te vinden en de verkeerde te elimineren.
• Bereid u voor op veelvoorkomende uitdagingen. Verandermanagement kan lastig zijn, vooral bij een kernsysteem als uw DMS. Maar als u zich van tevoren voorbereidt op mogelijke obstakels, kunt u deze effectiever aanpakken.
• Zoek naar een juridisch gerichte oplossing. Gezien de vertrouwelijkheidsvereisten en wettelijke verplichtingen is het belangrijk dat u een oplossing hebt die aan uw behoeften voldoet.

Maak kennis met de cloud

Wilt u uw kennis over de cloud verdiepen? Bekijk dan onze recente webinar, Wat is de cloud eigenlijk?, met cloud-experts Kelly Plunkett en Scott Barnhill. In deze presentatie leggen ze de basiselementen van cloudtechnologie uit en laten ze zien hoe deze technologie het concurrentievoordeel van uw team kan vergroten.