"Não se pode lutar contra a gravidade." É o que Andy Jassy diz sobre a mudança para a nuvem. E como o homem que está a tomar as rédeas do CEO da Amazon de Jeff Bezos, ele sabe uma coisa ou duas.

No entanto, para as sociedades de advogados e as equipas jurídicas das empresas, a adoção de ferramentas baseadas na nuvem é mais fácil de dizer do que de fazer. Com o constante dilúvio de exigências concorrentes que a maioria dos advogados e consultores internos enfrentam, pode estar a pensar: " Será que algum software pode realmente fazer a diferença?

A nossa resposta é: absolutamente. Mas não esperamos que acredite na nossa palavra.

Em vez disso, o nosso objetivo é fornecer-lhe todas as informações necessárias para decidir se a gestão de documentos na nuvem é adequada para a sua organização ou equipa, incluindo:

• Respostas às perguntas mais frequentes
• Conceitos errados comuns sobre a nuvem - e porque não deve acreditar neles
• Principais vantagens que a sua equipa pode obter com a gestão de documentos na nuvem
• Principais dicas para identificar o fornecedor de serviços em nuvem certo

Preparados? Vamos começar.

O que é a gestão documental baseada na nuvem?

De um modo geral, os sistemas de gestão de documentos (DMS) referem-se às ferramentas e processos que a sua organização utiliza para armazenar e gerir documentos. Historicamente, as empresas têm utilizado sistemas locais, partilhas de ficheiros e caixas de entrada de correio eletrónico para localizar, organizar e partilhar documentos importantes.

Infelizmente, estas abordagens desactualizadas e ad hoc carecem frequentemente da segurança, funcionalidade e facilidade de utilização de que os utilizadores empresariais modernos necessitam.

Mas, felizmente, há uma forma melhor.

A gestão de documentos baseada na nuvem para escritórios de advogados e equipas jurídicas oferece o melhor de dois mundos: ferramentas robustas de aumento de produtividade aliadas a controlos de segurança e governação reforçados.

Qual é a diferença entre as soluções de gestão documental baseadas na nuvem e as soluções "no local"?

Antes de avançarmos, pode ser útil clarificar a diferença entre as soluções locais e a gestão de documentos na nuvem.

A principal diferença entre estes dois tipos de sistemas é que as soluções locais requerem a aquisição e manutenção de hardware de servidor interno, licenças de software, sistemas de segurança e pessoal de TI. O utilizador tem controlo (e responsabilidade) sobre todos os componentes.

As soluções na nuvem (também conhecidas como software como serviço, ou SaaS) tratam do trabalho pesado por si. Não é necessário adquirir hardware ou software. Em vez disso, paga taxas de utilizador mensais ao fornecedor da nuvem e acede à plataforma DMS através da Internet. Também tem a vantagem de ter uma equipa de apoio dedicada, em vez de depender dos seus recursos internos de TI.

Mas atenção: Algumas plataformas de "DMS na nuvem" são , na realidade, sistemas de gestão documental locais disfarçados. Certifique-se de que compreende a arquitetura central subjacente a qualquer solução de gestão documental que esteja a considerar.

A utilização da computação em nuvem no domínio do direito é ética?

Dada a natureza frequentemente confidencial do trabalho jurídico, pode estar a perguntar-se se é ético para os advogados internos e outros profissionais jurídicos utilizar fornecedores de serviços de computação em nuvem de terceiros. De facto, este é um tema tão quente que as associações de advogados e as sociedades de advogados nos EUA e em todo o mundo emitiram pareceres éticos sobre a computação em nuvem. 

Embora seja compreensível algum ceticismo, a realidade é que as soluções na nuvem podem ser utilizadas desde que se faça a devida diligência e se encontre um fornecedor que cumpra os seus deveres éticos.

Equívocos comuns sobre a gestão de documentos na nuvem

Embora o software baseado na nuvem se esteja a tornar rapidamente a norma para a maioria das empresas, existem ainda alguns equívocos comuns que impedem os escritórios de advogados e as equipas jurídicas de aproveitarem todas as vantagens que a gestão de documentos na nuvem pode oferecer.

Mito n.º 1: A nuvem é menos segura.

O facto de se chamar "a nuvem" não significa que a segurança não seja tão importante.

De facto, a gestão de documentos na nuvem pode ser mais segura do que as soluções locais. Parte da razão para isto é o facto de os fornecedores de serviços na nuvem serem fortemente incentivados a manter os dados dos clientes seguros, criando funcionalidades de segurança robustas na plataforma e respondendo rapidamente a erros e ameaças emergentes.

As soluções de gestão de documentos baseadas na nuvem podem até oferecer armazenamento de conteúdos com reconhecimento geográfico para organizações com requisitos de residência de informações locais.

Mito 2: A gestão documental baseada na nuvem é demasiado cara.

Nós percebemos: mudar para um novo sistema pode parecer um grande investimento. Mas a verdade é que não mudar para a nuvem pode ser ainda mais dispendioso.

A gestão de documentos físicos é surpreendentemente dispendiosa quando se somam todos os custos de papel, impressoras, tinta, scanners, pastas, armários de arquivo, espaço de armazenamento e muito mais. As soluções no local acumulam despesas semelhantes com a configuração do sistema, hardware, licenças de software, manutenção e armazenamento físico. (E nem sequer nos faça começar a falar dos custos de uma violação de dados).

Por outro lado, com a gestão documental baseada na nuvem, os custos de configuração e de manutenção são muito mais baixos. Poderá haver algumas taxas de implementação únicas, mas as taxas mensais de utilização permanecem bastante previsíveis. E com a segurança avançada da nuvem, está muito mais protegido contra uma violação de dados.

Mito #3: A nuvem não será tão importante quando a pandemia terminar.

A maioria dos escritórios de advogados e das equipas jurídicas das empresas teve de se adaptar ao trabalho remoto durante a Covid-19. Mas algumas empresas questionam se o trabalho remoto e as ferramentas que o permitem ganharam um lugar permanente no "novo normal".

Vamos ser perfeitamente claros sobre este assunto: O trabalho à distância veio para ficar. O trabalho flexível é uma prioridade de topo para os profissionais mais procurados, e especialmente para a crescente força de trabalho mais jovem. É uma vantagem que não pode deixar de ter.

Que vantagens oferece a gestão documental baseada na nuvem?

Agora que já esclarecemos todas as ideias erradas sobre a gestão de documentos na nuvem, está na altura de passarmos às coisas boas - as grandes vantagens da nuvem que ajudam os escritórios de advogados e os departamentos jurídicos a brilhar, como:

• Aumentar a produtividade. Os sistemas de gestão documental foram concebidos para o ajudar a fazer mais e mais depressa. Com ferramentas especiais que ajudam a reduzir as tarefas administrativas, a otimizar os fluxos de trabalho e a simplificar a comunicação, os sistemas de gestão documental baseados na nuvem ajudam as equipas jurídicas a serem mais produtivas.
• Aumentar a segurança. Manter a segurança das informações confidenciais é uma prioridade máxima para as equipas jurídicas das empresas. As capacidades avançadas de segurança da nuvem facilitam a proteção dos seus documentos e dados.
• Acesso em qualquer lugar. O trabalho não acontece apenas no escritório. Com a gestão de documentos na nuvem, pode aceder a ficheiros importantes a partir de qualquer lugar, em qualquer dispositivo.
• Escala fácil. Expandir a capacidade de armazenamento e adicionar utilizadores pode ser complicado e dispendioso para os sistemas locais. Mas as plataformas baseadas na nuvem permitem-lhe escalar exatamente aquilo de que necessita - nem mais nem menos.
• Colaboração eficaz. As soluções modernas de DMS na nuvem fornecem-lhe as ferramentas para colaborar de forma segura com fornecedores, clientes empresariais e consultores externos - sem utilizar uma solução de armazenamento de terceiros ou extranet.
• Herdar a inovação. Quando utiliza uma solução de gestão de documentos baseada na nuvem, a sua instância de software recebe actualizações e melhorias automáticas - quer a sua equipa tenha um punhado de utilizadores ou milhares.

Que problemas é que a gestão de documentos na nuvem resolve?

A gestão de documentos na nuvem não se limita a acrescentar novas vantagens. Trata-se também de resolver problemas e obter mais valor do seu tempo, dinheiro e recursos. Considere o seguinte:

Poupar dinheiro

Não só o custo de um DMS na nuvem pode ser inferior ao da manutenção da sua solução antiga, como também pode ajudar a sua empresa a poupar dinheiro de muitas outras formas.

Para uma importante empresa de biotecnologia, o seu DMS desatualizado era mais um fardo do que um benefício: "O nosso antigo software... [criava] custos indirectos de perda de tempo e esforço que eram intoleráveis e tivemos de mudar", explicou o Consultor Jurídico Sénior para Contratos da empresa.

Quando a equipa fez a mudança para a gestão de documentos baseada na nuvem, esta trouxe uma maior eficiência e facilidade de utilização - poupando-lhes tempo e esforço significativos no dia a dia. "Levou-nos para o mundo moderno, onde o nosso departamento jurídico pode realmente brilhar."

Veja como outros departamentos jurídicos utilizam a gestão de documentos na nuvem.

Manter a governação

Uma das maiores preocupações dos escritórios de advogados e das equipas jurídicas das empresas é a redução do risco. Felizmente, os sistemas de gestão de documentos baseados na nuvem podem ajudá-lo a proteger e direcionar o fluxo de informação na sua organização.

Com controlos de acesso de utilizadores granulares, barreiras éticas, extranets nativas e prevenção de perda de dados, as equipas jurídicas podem evitar que ficheiros confidenciais caiam nas mãos erradas - quer esteja a trabalhar com utilizadores internos ou externos.

Mantenha-se em sincronia

Quando a sua abordagem à gestão de documentos não está bem estabelecida, é demasiado fácil para a sua equipa acabar por ter várias versões de ficheiros a flutuar de caixa de entrada em caixa de entrada. Pode ser confuso e demorado encontrar o documento correto e reconciliá-lo com outras versões.

Mas com a gestão documental baseada na nuvem, todos os seus documentos estão num único local, o que significa que tem uma única fonte de verdade na qual pode sempre confiar. E nunca terá de se preocupar com a versão correta, porque todas elas são controladas no sistema.

Construir a reputação do departamento jurídico

É triste, mas é verdade: as equipas jurídicas internas tendem a ficar com a parte mais curta do bastão. Apesar de estarem sobrecarregadas com pedidos de toda a empresa, ainda são frequentemente vistas apenas como um "mal necessário".

Acredite ou não, a gestão de documentos na nuvem pode ajudar. Ao aumentar a eficiência e a produtividade, as equipas jurídicas ganham largura de banda para apoiar iniciativas estratégicas e criar maiores ganhos para a empresa.

Como é que uma equipa jurídica pode garantir que está a obter o melhor sistema de gestão de documentos na nuvem?

Depois de ter tomado a decisão de mudar para a nuvem, quer ter a certeza de que o faz corretamente à primeira. Ninguém quer passar por um processo de implementação complicado, apenas para descobrir que escolheu uma solução que não se encaixa perfeitamente.

Aqui estão três das nossas melhores dicas para o ajudar:

• Fazer as perguntas certas. O mercado da tecnologia jurídica está repleto de soluções, mas nem todas as plataformas DMS são criadas da mesma forma. Estas 26 perguntas ajudá-lo-ão a identificar o fornecedor certo - e a eliminar os errados.
• Prepare-se para os desafios comuns. A gestão da mudança pode ser difícil, especialmente com um sistema central como o seu DMS. Mas se se preparar antecipadamente para os potenciais obstáculos, poderá lidar com eles de forma mais eficaz.
• Procure uma solução centrada nos aspectos jurídicos. Tendo em conta os requisitos de confidencialidade e os deveres legais, é importante que tenha uma solução que satisfaça as suas necessidades.

Conhecer a nuvem

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