Non è certo un segreto che la tecnologia moderna possa risolvere molti dei fastidi quotidiani che affliggono gli impiegati di tutto il mondo. È però anche vero che una tecnologia obsoleta potrebbe costare ai vostri team tempo, fatica e denaro.

Un’azienda leader nel settore delle biotecnologie si è trovata in difficoltà con la propria soluzione legacy di gestione dei documenti (DMS), che le è costata una piccola fortuna in termini di impegno e perdite di produttività. Spesso, il vecchio DMS rallentava il lavoro importante del team addetto alla gestione dei contratti legali. Infatti, era talmente macchinoso e soggetto a errori che ha iniziato a causare profonde tensioni tra il team IT e l’ufficio legale.

Quando una nuova responsabile legale senior per i contratti è entrata a far parte dell’azienda, sapeva bene come le giuste soluzioni tecnologiche potessero colmare importanti lacune nei flussi di lavoro, garantendo maggiore rapidità e controllo sulle informazioni. Con oltre 12 progetti di miglioramento dei processi alle spalle, maturati nei ruoli precedenti, ha immediatamente capito che il sistema di gestione documentale (DMS) legacy dell’azienda rappresentava più un ostacolo che un vantaggio.

“Ho incontrato i responsabili dei reparti IT e Legale e ho illustrato loro la situazione: il nostro vecchio software ci comportava costi indiretti in termini di tempo e risorse persi che erano intollerabili e dovevamo cambiare”, ha dichiarato il consulente legale senior dell’azienda responsabile dei contratti. Dopo un’approfondita valutazione, l’azienda ha deciso che NetDocuments era la scelta migliore per il proprio team.

Abbiamo parlato con la responsabile legale senior per i contratti per saperne di più sulle sfide affrontate dal suo ufficio legale e su come abbiano scelto NetDocuments per colmare le lacune relative alle prestazioni delle loro applicazioni.

Raccontaci qualcosa in più sull’azienda biotecnologica e su ciò che hai scoperto quando hai iniziato a lavorarci.

Come molte altre aziende, anche questa società ha attraversato periodi di crescita e di contrazione. Pur avendo sempre puntato all’eccellenza, sono stati proprio i periodi di contrazione a mettere in luce una resilienza davvero impressionante. È stata proprio questa resilienza a guidare lo sviluppo di un nuovo prodotto che si è rivelato fondamentale per trasformare l’azienda in una società di dimensioni più grandi.

Purtroppo, è proprio quella stessa resilienza che ha frenato l’Ufficio Legale dal punto di vista tecnologico. Tutti sapevano che il nostro precedente sistema di gestione documentale (DMS) stava causando gravi problemi in termini di produttività ed efficienza, ma inizialmente la dirigenza riteneva che il costo di un cambiamento potesse superare quello di mantenere lo status quo, quindi era meglio semplicemente “farsene una ragione”.

Sapevo che avremmo potuto avere una soluzione DMS migliore.

Quali difficoltà incontravano in particolare i vostri team con il vecchio software?  

Il team legale utilizzava un sistema di gestione dei documenti (DMS) on-premise installato 12 anni prima. Il DMS presentava numerosi problemi. Tra i più ricorrenti vi era il fatto che il sistema, in modo imprevedibile, non riuscisse a caricare i documenti, il che richiedeva una procedura complessa per forzare la riconnessione al DMS, dopodiché i membri del team dovevano cercare i file per assicurarsi che fossero stati caricati nel sistema. Ciò comportava un notevole spreco di tempo per il nostro team ogni settimana.

Come sapete, agli uffici legali di tutto il mondo viene richiesto di aumentare il volume di lavoro mantenendo inalterata la qualità. Ma come si può raggiungere un rendimento elevato quando si ha a che fare con un sistema che rappresenta un ostacolo costante?

Nei ruoli ricoperti in precedenza hai maturato esperienza nell’implementazione di oltre 12 soluzioni diverse per il miglioramento dei processi e sapevi che esisteva un modo migliore di operare. Nella tua attuale azienda, i dipendenti erano semplicemente all’oscuro dei problemi causati dal loro sistema di gestione documentale (DMS) obsoleto?

In realtà, tutti avevano semplicemente accettato quel sistema come un dato di fatto. Come ho già detto, quei periodi di contrazione avevano imposto una cultura della resilienza e un atteggiamento del tipo “facciamolo funzionare”. L’ufficio legale aveva segnalato all’IT che il sistema presentava gravi problemi, ma per una serie di ragioni le cose dovevano semplicemente stare così. Naturalmente le intenzioni erano buone, ma si trattava di un punto critico non da poco per il lavoro quotidiano.

Gran parte della responsabilità di far funzionare il sistema è stata scaricata sul reparto IT. E, a loro merito, ci hanno davvero provato, ma il sistema era talmente obsoleto che non c'era proprio nulla che potessero fare.

Qual è stato il costo approssimativo delle sfide tecnologiche che la vostra azienda ha dovuto affrontare?

Ho stimato che ogni membro del nostro team di gestione dei contratti dedicasse da 1 a 5 ore alla settimana semplicemente per cercare di far funzionare il sistema, il che rappresentava una perdita di tempo. A ciò si aggiungono i costi legati al coordinamento delle eventuali correzioni al sistema.  

Avevamo davvero bisogno di un sistema di gestione documentale (DMS) moderno che semplificasse i flussi di lavoro e ci supportasse nel nostro lavoro, ma non ero sicuro che ne esistesse uno.

Cosa significava per te un “DMS moderno” quando hai iniziato la tua ricerca?

Quando abbiamo iniziato la nostra ricerca, era chiaro che molte soluzioni DMS erano simili al nostro sistema esistente e non avrebbero rappresentato una valida alternativa.

Volevo una soluzione che fosse al passo con i tempi, qui nel XXI secolo; ovvero che consentisse di trovare le informazioni in modo intuitivo, di effettuare ricerche rapide e di essere semplice da usare.

Mentre cercavi questa soluzione moderna, cosa ti ha colpito di NetDocuments?

Uno degli aspetti fondamentali che cercavamo in un sistema di gestione dei documenti (DMS) era un’esperienza di utilizzo perfettamente integrata con Microsoft Office e Outlook. Trascorriamo la maggior parte della nostra giornata lavorando tramite e-mail, quindi questa integrazione era assolutamente fondamentale. Lo strumento ndMail ci è sembrato subito familiare, sia nell’aspetto che nell’utilizzo.  

In particolare, ci ha davvero colpito la funzionalità di Outlook che consente di allegare documenti, archiviare comunicazioni e persino di ottenere una previsione automatica delle posizioni di archiviazione. I concorrenti non riuscivano semplicemente a eguagliare ciò che NetDocuments offriva in termini di integrazioni.

Che tipo di risultati vi aspettate ora che avete adottato NetDocuments?

Ci aspettiamo sicuramente un aumento dell’efficienza e, ovviamente, un risparmio sui costi. Sono passate solo poche settimane dall’implementazione, ma ho già ricevuto numerosi messaggi da altri colleghi del nostro dipartimento che sono davvero entusiasti delle prestazioni dell’applicazione. NetDocuments ci ha proiettato nel mondo moderno, dove il nostro dipartimento legale può davvero dare il meglio di sé.

Quando la tecnologia è così intelligente da non intralciarti, ecco cosa significa “Work Inspired”.

Gli uffici legali si trovano in una posizione particolare. Devono fornire servizi eccellenti, al di sopra di ogni critica, ma al ritmo serrato che contraddistingue le organizzazioni di punta di oggi.

Il burnout è una realtà per gli avvocati interni, che si impegnano a soddisfare le aspettative e, spesso, la loro infrastruttura tecnologica non facilita affatto il loro lavoro. Anzi, i loro software macchinosi, obsoleti e messi insieme alla bell’e meglio probabilmente fanno più male che bene.

Grazie alla tecnologia giusta, gli avvocati possono semplificare i propri flussi di lavoro e trasformare il proprio ruolo, passando da una combinazione di figure quali avvocato, addetto alla conformità, esperto di sicurezza informatica e professionista IT a quello per cui sono sempre stati destinati: esperti legali dotati di senso degli affari, in grado di concentrare i propri sforzi sulla protezione e sul servizio delle aziende.

Scopri com’è stata l’esperienza di questo consulente legale senior dell’azienda nel momento in cui passava da un sistema DMS tradizionale a un sistema moderno di gestione dei documenti con NetDocuments

Se il vostro ufficio legale sta affrontando difficoltà simili e desidera ridurre significativamente i costi, aumentando al contempo la produttività, l’efficienza e la sicurezza proprio come ha fatto questa azienda, chiamate NetDocuments oggi stesso al numero (866) 638-3627.