Document- en archiefbeheersystemen hebben veel overeenkomsten. In dit digitale tijdperk vormen de functies en mogelijkheden die nodig zijn voor het beheer van elektronische documenten een solide basis voor archiefbeheer. Dit kwam al tientallen jaren geleden tot uiting toen archiefbeheerders die fysieke archieven beheerden, begonnen te praten over EDRM – Electronic Document & Records Management. De sector is verder geëvolueerd en er zijn nuances in het beheer van documenten en archieven. Het is dus belangrijk om te begrijpen hoe deze disciplines van elkaar verschillen en waar ze elkaar overlappen.

Wat is documentbeheer?

Documentbeheer is het structureren van ongestructureerde gegevens met behulp van verschillende tools en strategieën. Het is belangrijk om te onthouden dat een document een vorm van informatie is die over het algemeen als 'ongestructureerd' wordt beschouwd, in tegenstelling tot de gestructureerde rijen en kolommen van een database. Een DMS is een belangrijk hulpmiddel om structuur aan te brengen in die ongestructureerde gegevens.

In de praktijk biedt een documentbeheersysteem (DMS) tools waarmee u uw documenten kunt maken, bewerken, opslaan, zoeken, delen en in het algemeen beheren. Dit kunnen tekstverwerkingsdocumenten, presentaties, spreadsheets, afbeeldingen, pdf-bestanden enz. zijn.

Maar wat levert deze functionaliteit nu eigenlijk op? Laten we eens kijken naar enkele doelstellingen van documentbeheer om daarachter te komen.

Het doel van documentbeheersoftware

Op hoog niveau is het primaire doel van documentbeheer het organiseren van uw informatie en ervoor zorgen dat mensen kunnen vinden wat ze nodig hebben, wanneer ze dat nodig hebben. Er zijn echter verschillende factoren die uw succes kunnen beïnvloeden.

Een sterke strategie voor documentbeheer (en een cloudgebaseerd documentbeheersysteem of DMS) ondersteunt dat doel door te helpen bij:

• Versiebeheer onderhouden
• Verbeter het zoeken naar documenten
• Fysieke documenten digitaliseren
• Voorkom verloren of verkeerd opgeborgen documenten
• Eén enkele bron van waarheid vaststellen
• Houd documenten en mappen geordend, inclusief elektronische documenten.

Natuurlijk zijn veiligheid en compliance ook voor advocatenkantoren en juridische teams hoge prioriteiten, vooral wanneer teams verspreid zijn. Kwaadwillig gedrag en zelfs eenvoudige menselijke fouten kunnen een documentbeheerstrategie doen ontsporen en uw organisatie aan risico's blootstellen. Daarom is het zo belangrijk dat u beschikt over een bedrijfsproces en tools om de toegang van gebruikers tot documenten te controleren, inclusief ethische muren, om uw DMS als de enige bron van waarheid voor uw organisatie te vestigen.

Hoe een documentbeheersysteem (DMS) helpt

Zoals we al hebben besproken, is een softwareplatform voor documentbeheer dat organisaties helpt bij het beheren van documenten met behulp van een reeks tools voor het veilig opslaan, ordenen, wijzigen en delen van documenten – en dat is nog maar het topje van de ijsberg.

Een van de belangrijkste voordelen van een DMS is dat het veel processen vereenvoudigt en stroomlijnt die een solide strategie voor documentbeheer zouden kunnen ondermijnen. Het kan workflows automatiseren en uw teamleden helpen bij het organiseren van documenten, waardoor ze hun taken efficiënt kunnen uitvoeren, hoe complex uw workflows ook zijn.

Naast productiviteitsverhogende tools en functies is een ander ongelooflijk waardevol aspect van een DMS de verbeterde documentbeveiliging. Omdat vertrouwelijkheid en naleving zo cruciaal zijn voor juridisch werk, kan geen enkele organisatie het zich veroorloven om documentbeveiliging over het hoofd te zien bij het kiezen van een DMS en het opstellen van een documentbeheerstrategie.

Wat is records management?

Over de hele wereld bestaan er veel verschillende definities van wat een 'document' is, zowel door overheden als door organisaties, maar in 2001 heeft de Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO) een wereldwijde norm voor documentbeheer vastgesteld, ISO 15489. De ISO-norm zegt ons dat:

"Records Management is het managementgebied dat verantwoordelijk is voor de efficiënte en systematische controle van het aanmaken, ontvangen, onderhouden, gebruiken en verwijderen van records, inclusief de processen voor het vastleggen en bewaren van bewijsmateriaal en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties in de vorm van records."

Maar wat is een record en waarom moeten we ze anders behandelen?

De ISO heeft ook gedefinieerd wat een document is: "informatie die door een organisatie of persoon wordt gecreëerd, ontvangen en bewaard als bewijs en als een activum, ter nakoming van wettelijke verplichtingen of in het kader van zakelijke transacties".

Het is dus mogelijk dat niet al uw documenten als archiefstukken worden aangemerkt en dat niet al uw archiefstukken documenten zijn. De basisdefinitie van een archiefstuk als een item dat bewijs levert van een zakelijke transactie of het nakomen van een wettelijke verplichting, kan worden aangepast en aangevuld, afhankelijk van de rechtsgebieden waarin u actief bent en eventuele specifieke regelgeving die van toepassing is op uw branche.

De doelen van documentbeheer

Het uiteindelijke doel van het bijhouden van deze gegevens is om te voldoen aan wet- en regelgeving en uw organisatie te beschermen tegen risico's. Als uw bedrijf of onderneming bijvoorbeeld wordt gecontroleerd, kan het aanzienlijke boetes of andere sancties krijgen als de gegevens niet goed worden beheerd. De beste verdediging is een strategie voor gegevensbeheer met goed gedocumenteerde beleidsregels voor gegevensbeheer.

Naast goede praktijken op het gebied van documentbeheer kan recordsmanagement aanvullende elementen vereisen, waaronder het ontwikkelen van duidelijk beleid en procedures voor bewaring (het bewaren van records gedurende een bepaalde periode) en verwijdering (definitieve vernietiging van het record). Een strategie voor recordsmanagement kan helpen door processen te bieden voor:

• Handhaving van vereiste bewaartermijnen voor opgeslagen gegevens
• Gebruikersrechten instellen en wijzigingen aan het record voorkomen
• Assisteren bij e-discovery of het toepassen van wettelijke bewaarplicht wanneer dat nodig is
• Een controlespoor bijhouden dat documenteert hoe het dossier werd beheerd, van aangifte tot verwijdering.
• Het opstellen van een archiefinventaris om bij te houden welke archiefstukken worden bewaard, ook wel aangifte en registratie genoemd.
• Beheer van fysieke en elektronische documentverwijdering (bijv. archivering, verwijdering of vernietiging van inactieve documenten aan het einde van hun levenscyclus)
• Toepassing van bewaartermijnen voor documenten op basis van de juridische, fiscale, administratieve of historische waarde van een document

Hoe helpt software voor documentbeheer?

Met software voor records management (RM) kunt u bedrijfsdocumenten efficiënt vastleggen, identificeren, opslaan en verwijderen volgens de vereiste beleidsregels, procedures en voorschriften.

Wanneer een bedrijf of onderneming te maken heeft met grote hoeveelheden documenten, is het vaak handig om te beschikken over een speciaal systeem dat activiteiten op het gebied van documentbeheer ondersteunt, van het beveiligen van vertrouwelijke bestanden tot het bijhouden van een documenteninventaris en het beheren van verzoeken tot verwijdering. Een gespecialiseerde tool voor documentbeheer is met name handig wanneer u zowel fysieke documenten (papieren dossiers) als elektronische documenten moet beheren, vooral wanneer deze documenten mogelijk extern worden beheerd door een gespecialiseerde dienstverlener.

Waarom we verschillende tools nodig hebben

Een DMS kan veel van de functionaliteit bieden die nodig is om uw strategie voor het beheer van elektronische documenten, zoals Word-bestanden, e-mails, presentaties enz., te implementeren.

Een DMS kan zo worden geconfigureerd en georganiseerd dat werkruimten of mappen het archiefbeheerplan weerspiegelen. Verwijzingen naar het archiefplan en labels voor bewaartermijnen kunnen als metadata voor elk document binnen het DMS worden opgeslagen. Het kan ook functionaliteit bieden voor bewaring en verwijdering, hoewel deze meestal niet zo geavanceerd of flexibel is als die in een gespecialiseerd archiefbeheersysteem. Deze DMS-functionaliteit kan bijzonder nuttig zijn als uw archiefstrategie de eis bevat om "ter plaatse te beheren", dat wil zeggen dat u uw documenten niet wilt kopiëren of verplaatsen (vaak aangeduid als archiveren) naar een apart systeem.

Wanneer u echter begint met het vergroten van het aantal documenten, de complexiteit van uw bestandsplan of bewaarschema, of wanneer u fysieke en elektronische documenten moet beheren in meerdere en diverse systemen die zowel gestructureerde gegevens als ongestructureerde informatie omvatten, dan heeft u echt een gespecialiseerd RM-systeem nodig. Een dergelijk systeem biedt extra functionaliteit die verder gaat dan die van het DMS, om het volgende te voorkomen:

• Onvolledige audit trails
• Onbeveiligde documenten en bestanden
• Inefficiënt zoeken en ophalen van bestanden
• Niet-naleving van wettelijke vereisten
• Moeilijkheden bij het openen van en samenwerken aan documenten
• Onbedoelde wijzigingen in records na afronding
• Tijdrovende handmatige processen voor het vernietigen van documenten
• Dure opslag wanneer bestanden langer worden bewaard dan hun bewaartermijn
• Dubbele inhoud en/of verwarring rond werkdocumenten versus archiefstukken
• … en nog veel meer.

De complexiteit van uw zakelijke behoeften, uw wettelijke en regelgevende nalevingsvereisten en veel van de andere hierboven genoemde factoren zullen bepalen of een DMS u kan helpen bij het realiseren van uw strategie voor documentbeheer, of dat u een apart systeem voor documentbeheer nodig hebt.

Voor meer informatie over de voor- en nadelen van verschillende juridische softwareoplossingen, en hoe deze elkaar overlappen en aanvullen, kunt u onze Legal Technology Cheat Sheet raadplegen.

Hoe NetDocuments kan helpen

Als toonaangevende cloudgebaseerde oplossing voor documentbeheer is het NetDocuments-platform ontworpen om juridische professionals te helpen hun productiviteit te maximaliseren met een reeks robuuste tools voor informatiebeheer en informatiebeheersing waarmee u documenten kunt maken, bewerken, opslaan, terugvinden en samenwerken – overal, op elk apparaat, met bekroonde beveiligingsmogelijkheden.

NetDocuments biedt functies om uw beleid voor documentbeheer toe te passen op documenten binnen ons systeem, waaronder flexibel bewaarbeleid, mogelijkheden voor wettelijke bewaarplicht, veilig verwijderen en een uiterst flexibel metadatamodel dat kan worden gekoppeld aan een bestandsplan of bewaarschema.

Wij vinden dat u altijd toegang moet hebben tot de beste technologie die er is. Daarom werkt NetDocuments samen met tal van toonaangevende aanbieders van elektronisch documentbeheer. Zo blijven uw processen gestroomlijnd en veilig, zonder dat u hoeft in te boeten aan functionaliteit of expertise. Hoewel NetDocuments geen documentbeheersysteem is, ondersteunen we wel best practices voor document- en archiefbeheer door gebruikers de mogelijkheid te bieden om beleid voor het bewaren en archiveren van documenten in het platform te definiëren. Zo kunt u bestanden permanent verwijderen en opschonen op basis van door u gekozen criteria.

Door uw recordsbeheersysteem te koppelen aan een krachtig, veilig en flexibel DMS zoals NetDocuments, zorgt u ervoor dat uw team over de beste tools beschikt om optimaal te kunnen presteren.

Lees meer over hoe NetDocuments uw strategieën voor documentbeheer en archiefbeheer kan ondersteunen door vandaag nog een adviesgesprek te plannen.