Les systèmes de gestion des documents et des archives présentent de nombreuses similitudes. En effet, à l'ère numérique, si vous souhaitez gérer des archives électroniques, les caractéristiques et fonctionnalités requises pour gérer des documents électroniques constituent une base solide pour la gestion des archives. Cela s'est reflété il y a plusieurs décennies, lorsque les professionnels de la gestion des archives qui géraient des archives physiques ont commencé à parler d'EDRM (Electronic Document & Records Management, gestion électronique des documents et des archives). Le secteur a évolué et la gestion des documents et des dossiers comporte désormais des nuances. Il est donc important de comprendre en quoi ces disciplines diffèrent et où elles se recoupent.

Qu'est-ce que la gestion documentaire ?

La gestion documentaire consiste à structurer des données non structurées à l'aide de divers outils et stratégies. Il est important de garder à l'esprit qu'un document est une forme d'information généralement considérée comme « non structurée », contrairement aux lignes et colonnes structurées d'une base de données. Un système de gestion documentaire (DMS) est un outil essentiel pour structurer ces données non structurées.

Concrètement, un système de gestion documentaire (SGD) fournit des outils qui vous aident à créer, modifier, stocker, rechercher, partager et gérer de manière générale vos documents, qu'il s'agisse de documents de traitement de texte, de présentations, de feuilles de calcul, d'images, de fichiers PDF, etc.

Mais que permet réellement cette fonctionnalité ? Examinons certains des objectifs de la gestion documentaire pour le découvrir.

L'objectif des logiciels de gestion documentaire

À un niveau élevé, l'objectif principal de la gestion documentaire est d'organiser vos informations et de permettre aux utilisateurs de trouver ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin ; mais plusieurs facteurs peuvent influencer votre réussite.

Une stratégie solide de gestion des documents (et un système de gestion des documents dans le cloud, ou DMS) soutient cet objectif en contribuant à :

• Maintenir le contrôle des versions
• Améliorer la recherche de documents
• Numériser des documents physiques
• Évitez les documents perdus ou mal classés
• Établir une source unique de vérité
• Gardez vos documents et dossiers bien organisés, y compris les documents électroniques.

Bien sûr, pour les cabinets d'avocats et les équipes juridiques, la sécurité et la conformité sont également des priorités absolues, en particulier lorsque les équipes sont dispersées. Les comportements malveillants, voire les simples erreurs humaines, peuvent compromettre une stratégie de gestion documentaire et exposer votre organisation à des risques. C'est pourquoi il est si important de mettre en place des processus métier et des outils permettant de contrôler l'accès des utilisateurs aux documents, y compris des barrières éthiques, afin d'établir votre système de gestion documentaire comme source unique de vérité pour votre organisation.

Comment un système de gestion documentaire (SGD) peut vous aider

Comme nous l'avons déjà mentionné, une plateforme logicielle de gestion documentaire aide les organisations à gérer leurs documents à l'aide d'une suite d'outils permettant de stocker, d'organiser, de modifier et de partager des documents en toute sécurité, mais ce n'est que la partie émergée de l'iceberg.

L'un des principaux avantages d'un système de gestion documentaire (DMS) est qu'il simplifie et rationalise de nombreux processus susceptibles de nuire à une stratégie solide de gestion documentaire. Il permet d'automatiser les flux de travail et aide les membres de votre équipe à maintenir l'organisation des documents, leur permettant ainsi d'accomplir efficacement leurs tâches, quelle que soit la complexité de vos flux de travail.

Outre les outils et fonctionnalités qui améliorent la productivité, un autre aspect extrêmement précieux d'un système de gestion documentaire est le renforcement de la sécurité des documents. La confidentialité et la conformité étant essentielles dans le domaine juridique, aucune organisation ne peut se permettre de négliger la sécurité des documents lorsqu'elle choisit un système de gestion documentaire et élabore une stratégie de gestion des documents.

Qu'est-ce que la gestion des documents ?

Il existe dans le monde entier de nombreuses définitions gouvernementales et organisationnelles différentes de ce qui constitue un « document », mais en 2001, l'Organisation internationale de normalisation (ISO) a ratifié une norme mondiale pour la gestion des documents, ISO 15489. La norme ISO nous dit que :

« La gestion des documents est le domaine de la gestion chargé du contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et de l'élimination des documents, y compris les processus de saisie et de conservation des preuves et des informations relatives aux activités et transactions commerciales sous forme de documents. »

Mais qu'est-ce qu'un disque, et pourquoi devons-nous les traiter différemment ?

L'ISO a également défini ce qu'est un document : « information créée, reçue et conservée comme preuve et comme actif par une organisation ou une personne, dans le cadre de l'exécution d'obligations légales ou de transactions commerciales ».

Ainsi, tous vos documents ne peuvent pas être classés comme des archives, et toutes vos archives ne seront pas nécessairement des documents. La définition de base d'une archive comme élément fournissant la preuve d'une transaction commerciale ou de l'exécution d'une obligation légale peut être modifiée et complétée en fonction des juridictions légales dans lesquelles vous opérez et des réglementations spécifiques à votre secteur d'activité.

Les objectifs de la gestion des documents

En fin de compte, l'objectif de la conservation de ces documents est de se conformer aux lois et autres réglementations et de protéger votre organisation contre les risques. Par exemple, si votre entreprise ou votre société faisait l'objet d'un audit, elle pourrait se voir infliger des amendes importantes ou d'autres sanctions si les documents ne sont pas correctement gérés. La meilleure défense consiste à mettre en place une stratégie de gestion des documents qui inclut des politiques de gestion des documents bien documentées.

Au-delà des bonnes pratiques de gestion des documents, la gestion des archives peut nécessiter des éléments supplémentaires, notamment l'élaboration de politiques et de procédures claires en matière de conservation (conservation des archives pendant une période déterminée) et d'élimination (destruction définitive des archives). Une stratégie de gestion des archives peut être utile en fournissant des processus pour :

• Application des délais de conservation obligatoires pour les documents archivés
• Définition des contrôles d'accès utilisateur et prévention des modifications apportées à l'enregistrement
• Assistance dans le cadre de la recherche électronique de preuves ou application de mesures de conservation à des fins juridiques, si nécessaire
• Conserver une piste d'audit qui documente la manière dont le dossier a été géré, depuis sa déclaration jusqu'à son élimination.
• Création d'un inventaire des documents afin de garder une trace des documents conservés, parfois appelé déclaration et enregistrement.
• Gestion de la destruction des documents physiques et électroniques (par exemple, archivage, suppression ou destruction des dossiers inactifs à la fin de leur cycle de vie)
• Appliquer des calendriers de conservation des documents en fonction de leur valeur juridique, fiscale, administrative ou historique.

En quoi un logiciel de gestion des archives peut-il vous aider ?

Les logiciels de gestion des documents (RM) vous permettent de saisir, d'identifier, de stocker et d'éliminer efficacement les documents commerciaux conformément aux politiques, procédures et réglementations en vigueur.

Lorsqu'une entreprise ou une société traite un volume important de documents, il est souvent utile de disposer d'un système dédié capable de prendre en charge les activités de gestion des documents, qu'il s'agisse de sécuriser les fichiers confidentiels, de tenir un inventaire des documents ou de gérer les demandes de destruction. Un outil spécialisé dans la gestion des documents est particulièrement utile lorsque vous devez gérer à la fois des documents physiques (dossiers papier) et des documents électroniques, notamment lorsque ces documents sont gérés hors site par un prestataire de services spécialisé.

Pourquoi nous avons besoin d'outils différents

Un système de gestion documentaire (DMS) peut fournir la plupart des fonctionnalités nécessaires à la mise en œuvre de votre stratégie de gestion des documents électroniques conservés sous forme de fichiers Word, d'e-mails, de présentations, etc.

Un système de gestion documentaire (DMS) peut être configuré et organisé de manière à ce que ses espaces de travail ou dossiers reflètent le plan de classement des documents. Les références au plan de classement et les étiquettes du calendrier de conservation peuvent être stockées sous forme de métadonnées pour chaque document dans le DMS. Il peut également offrir des fonctionnalités de conservation et d'élimination, bien qu'elles ne soient généralement pas aussi sophistiquées ou flexibles que celles d'un système de gestion des documents spécialisé. Cette fonctionnalité du DMS peut être particulièrement utile si votre stratégie de gestion des documents inclut une exigence de « gestion sur place », c'est-à-dire que vous ne souhaitez pas copier ou déplacer (ce que l'on appelle souvent « archiver ») vos documents vers un système distinct.

Cependant, lorsque vous commencez à augmenter le volume de vos documents, la complexité de votre plan de classement ou de votre calendrier de conservation, ou lorsque vous devez gérer des documents physiques et électroniques sur plusieurs systèmes différents couvrant à la fois des données structurées et des informations non structurées, vous avez alors vraiment besoin d'un système de gestion des documents spécialisé. Un tel système offrira des fonctionnalités supplémentaires allant au-delà de celles fournies par le système de gestion documentaire afin d'éviter :

• Pistes d'audit incomplètes
• Documents et fichiers non sécurisés
• Recherche et récupération inefficaces des fichiers
• Non-respect des exigences légales
• Difficulté à accéder aux documents et à collaborer dessus
• Modifications accidentelles apportées aux enregistrements après leur finalisation
• Processus manuels fastidieux de destruction des documents
• Stockage coûteux lorsque les fichiers sont conservés au-delà de leur période de conservation
• Contenu dupliqué et/ou confusion entre les documents de travail et les archives
• … et bien plus encore.

La complexité des besoins de votre entreprise, vos exigences en matière de conformité légale et réglementaire, ainsi que bon nombre des autres facteurs mentionnés ci-dessus détermineront si un système de gestion documentaire (DMS) peut vous aider à mettre en œuvre votre stratégie de gestion des documents, ou si vous avez besoin d'un système de gestion des documents distinct.

Pour en savoir plus sur les avantages et les inconvénients des différentes solutions logicielles juridiques, ainsi que sur leurs points communs et leurs complémentarités, consultez notre fiche pratique sur les technologies juridiques.

Comment NetDocuments peut vous aider

En tant que solution leader de gestion documentaire basée sur le cloud, la plateforme NetDocuments est conçue pour aider les professionnels du droit à optimiser leur productivité grâce à une suite d'outils robustes de gestion et de gouvernance de l'information qui vous permettent de créer, modifier, stocker, localiser et collaborer sur des documents, où que vous soyez, sur n'importe quel appareil, avec des fonctionnalités de sécurité primées.

NetDocuments offre des fonctionnalités permettant d'appliquer vos politiques de gestion des documents aux documents stockés dans notre système, notamment des politiques de conservation flexibles, des capacités de conservation à des fins juridiques, une suppression sécurisée et un modèle de métadonnées extrêmement flexible pouvant être mappé à un plan de classement ou à un calendrier de conservation.

Nous pensons que vous devriez toujours avoir accès au meilleur de la technologie, c'est pourquoi NetDocuments s'intègre à de nombreux fournisseurs leaders dans le domaine de la gestion électronique des documents. Cela garantit que vos processus restent rationalisés et sécurisés sans sacrifier les fonctionnalités ou l'expertise. Et bien que NetDocuments ne soit pas un système de gestion des documents, nous soutenons les meilleures pratiques en matière de gestion des documents et des archives en permettant aux utilisateurs de définir des politiques de conservation et d'archivage des documents dans la plateforme. Cela vous permet de supprimer et de purger définitivement des fichiers en fonction des critères que vous choisissez.

En associant votre système de gestion des documents à un système de gestion documentaire puissant, sécurisé et flexible tel que NetDocuments, vous pouvez garantir à votre équipe les meilleurs outils pour travailler dans les meilleures conditions.

Découvrez comment NetDocuments peut vous aider dans vos stratégies de gestion des documents et des archives en prenant rendez-vous pour une consultation dès aujourd'hui.