Os sistemas de gerenciamento de documentos e registros têm muitas semelhanças. Na verdade, nesta era digital, se o você deseja gerenciar registros eletrônicos, os recursos e a funcionalidade necessários para gerenciar documentos eletrônicos fornecem uma base sólida para o gerenciamento de registros. Isso se refletiu décadas atrás, quando os profissionais de gerenciamento de registros que gerenciavam arquivos de registros físicos começaram a falar sobre EDRM - Electronic Document & Records Management. O setor evoluiu e há nuances no gerenciamento de documentos e registros, por isso é importante entender como essas disciplinas diferem e onde elas se sobrepõem.

O que é gerenciamento de documentos?

O gerenciamento de documentos é a prática de fornecer estrutura a dados não estruturados usando várias ferramentas e estratégias. É importante lembrar que um documento é uma forma de informação que geralmente é considerada "não estruturada", ao contrário das linhas e colunas estruturadas de um banco de dados. Um DMS é uma ferramenta fundamental para fornecer estrutura a esses dados não estruturados.

Em termos práticos, um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) fornece ferramentas para ajudá-lo a criar, editar, armazenar, localizar, compartilhar e, de modo geral, gerenciar seus documentos, que podem ser documentos de processamento de texto, apresentações, planilhas, imagens, arquivos PDF etc.

Mas o que essa funcionalidade realmente realiza? Vamos examinar alguns dos objetivos do gerenciamento de documentos para descobrir.

A finalidade do software de gerenciamento de documentos

Em um nível elevado, o objetivo principal do gerenciamento de documentos é organizar as informações e possibilitar que as pessoas encontrem o que precisam, quando precisam; mas há vários fatores que podem influenciar seu sucesso.

Uma estratégia sólida de gerenciamento de documentos (e um sistema de gerenciamento de documentos em nuvem, ou DMS) apoia esse objetivo, ajudando a:

• Manter o controle de versão
• Melhorar a pesquisa de documentos
• Digitalizar documentos físicos
• Evitar a perda ou o arquivamento incorreto de documentos
• Estabelecer uma única fonte de verdade
• Manter documentos e pastas organizados, inclusive documentos eletrônicos

É claro que, para escritórios de advocacia e equipes jurídicas, a segurança e a conformidade também são prioridades, especialmente quando as equipes estão dispersas. O comportamento malicioso e até mesmo um simples erro humano podem inviabilizar uma estratégia de gerenciamento de documentos e expor sua organização a riscos. Por isso, é muito importante que o você tenha um processo comercial e ferramentas para controlar o acesso dos usuários aos documentos, incluindo barreiras éticas, para estabelecer o DMS como a única fonte de verdade para a sua organização.

Como um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) ajuda

Como já discutimos, uma plataforma de software de gerenciamento de documentos que ajuda as organizações a gerenciar documentos usando um conjunto de ferramentas para armazenar, organizar, modificar e compartilhar documentos com segurança - e isso é apenas a ponta do iceberg.

Uma das principais vantagens de um DMS é que ele simplifica e agiliza muitos dos processos que poderiam prejudicar uma estratégia sólida de gerenciamento de documentos. Ele pode automatizar fluxos de trabalho e ajudar os membros da sua equipe a manter a organização dos documentos, permitindo que eles executem suas tarefas com eficiência, independentemente da complexidade dos fluxos de trabalho.

Além das ferramentas e dos recursos que aumentam a produtividade, outro aspecto incrivelmente valioso de um DMS é a segurança aprimorada dos documentos. Como a confidencialidade e a conformidade são vitais para o trabalho jurídico, nenhuma organização pode se dar ao luxo de ignorar a segurança dos documentos ao escolher um DMS e criar uma estratégia de gerenciamento de documentos.

O que é gerenciamento de registros?

Em todo o mundo, há muitas definições governamentais e organizacionais diferentes sobre o que constitui um "registro", mas em 2001 a International Standards Organization (ISO) ratificou um padrão global para o gerenciamento de registros, a ISO 15489. A norma ISO nos diz que:

"Records Management é o campo da administração responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, recebimento, manutenção, uso e descarte de registros, incluindo os processos de captura e manutenção de evidências e informações sobre atividades e transações comerciais na forma de registros"

Mas o que é um registro e por que precisamos tratá-los de forma diferente?

A ISO também definiu o que é um registro: "informação criada, recebida e mantida como evidência e como um ativo por uma organização ou pessoa, em busca de obrigações legais ou na transação de negócios".

Portanto, nem todos os seus documentos podem ser classificados como registros, e nem todos os seus registros serão documentos. A definição básica de um registro como um item que fornece evidências de uma transação comercial ou do cumprimento de uma obrigação legal pode ser modificada e complementada, dependendo das jurisdições legais em que o você opera e de quaisquer regulamentações específicas pertinentes ao seu setor.

Os objetivos do gerenciamento de registros

Em última análise, o objetivo de manter esses registros é cumprir as leis e outros regulamentos e proteger sua organização contra riscos. Por exemplo, se sua firma ou empresa for auditada, ela poderá sofrer multas significativas ou outras penalidades se os registros não forem gerenciados adequadamente. A melhor defesa é ter uma estratégia de gerenciamento de registros que inclua políticas de gerenciamento de registros bem documentadas.

Além das boas práticas de gerenciamento de documentos, o gerenciamento de registros pode exigir elementos adicionais, incluindo o desenvolvimento de políticas e procedimentos claros para retenção (manter os registros por um período determinado) e disposição (destruição final do registro). Uma estratégia de gerenciamento de registros pode ajudar fornecendo processos para:

• Aplicação dos períodos de retenção exigidos para os registros armazenados
• Definir controles de acesso do usuário e impedir edições no registro
• Auxiliar na descoberta eletrônica ou aplicar retenções legais quando necessário
• Manter uma trilha de auditoria que documente como o registro foi gerenciado desde a declaração até a disposição
• Criar um inventário de registros para controlar quais registros são mantidos, às vezes chamado de declaração e registro
• Gerenciar o descarte de documentos físicos e eletrônicos (por exemplo, arquivar, excluir ou destruir registros inativos no final do ciclo de vida)
• Aplicar cronogramas de retenção de registros com base no valor legal, fiscal, administrativo ou histórico de um registro

Como o software de gerenciamento de registros ajuda?

O software de gerenciamento de registros (RM) permite capturar, identificar, armazenar e descartar com eficiência os registros comerciais de acordo com as políticas, os procedimentos e os regulamentos necessários.

Quando uma empresa ou corporação lida com um grande volume de registros, geralmente é útil ter um sistema dedicado que possa dar suporte às atividades de gerenciamento de registros, desde a proteção de arquivos restritos até a manutenção de um inventário de registros e o gerenciamento de solicitações de disposição. Uma ferramenta especializada de gerenciamento de registros é particularmente útil quando é necessário gerenciar registros físicos (arquivos reais cheios de papel), bem como registros eletrônicos, principalmente quando esses registros podem ser gerenciados fora do local por um provedor de serviços especializado.

Por que precisamos de ferramentas diferentes

Um DMS pode fornecer grande parte da funcionalidade necessária para implementar sua estratégia de gerenciamento de registros para registros eletrônicos mantidos na forma de documentos, sejam eles arquivos do Word, e-mails, apresentações etc.

Um DMS pode ser configurado e organizado de modo que seus espaços de trabalho ou pastas reflitam o plano de arquivo de gerenciamento de registros. As referências do plano de arquivos e os rótulos do cronograma de retenção podem ser armazenados como metadados para cada documento no DMS. Ele também pode oferecer a funcionalidade de retenção e disposição, embora geralmente não seja tão sofisticada ou flexível quanto a encontrada em um sistema especializado de gerenciamento de registros. Essa funcionalidade do DMS pode ser particularmente útil se a sua estratégia de registros incluir um requisito de "gerenciamento no local", ou seja, o você não deseja copiar ou mover (geralmente chamado de arquivamento) seus documentos para um sistema separado.

No entanto, quando você começa a aumentar o volume de registros, a complexidade do seu plano de arquivamento ou cronograma de retenção, ou precisa gerenciar registros físicos e eletrônicos em vários sistemas diferentes, abrangendo tanto dados estruturados quanto informações não estruturadas, então você realmente precisa de um sistema RM especializado. Esse sistema fornecerá funcionalidades adicionais além das oferecidas pelo DMS para evitar:

• Trilhas de auditoria incompletas
• Documentos e arquivos não protegidos
• Pesquisa e recuperação ineficientes de arquivos
• Não conformidade com os requisitos legais
• Dificuldade de acessar e colaborar em documentos
• Alterações acidentais feitas nos registros após a finalização
• Processos manuais de disposição de documentos que consomem muito tempo
• Armazenamento caro quando os arquivos são mantidos após o período de retenção
• Conteúdo duplicado e/ou confusão entre documentos de trabalho e registros
• ... e muito mais.

A complexidade das necessidades da sua empresa, os requisitos de conformidade legal e normativa e muitos dos outros fatores mencionados acima determinarão se um DMS pode ajudar a concretizar sua estratégia de gerenciamento de documentos ou se o você precisa de um sistema de gerenciamento de documentos separado.

Para saber mais sobre as vantagens e desvantagens das diferentes soluções de software jurídico, além de como elas se sobrepõem e se complementam, consulte nossa Folha de Consulta de Tecnologia Jurídica.

Como a NetDocuments pode ajudar

Como a principal solução de gerenciamento de documentos baseada na nuvem, a plataforma NetDocuments foi projetada para ajudar os profissionais do setor jurídico a maximizar a produtividade com um conjunto de ferramentas robustas de gerenciamento e governança de informações que permitem criar, editar, armazenar, localizar e colaborar em documentos - em qualquer lugar, em qualquer dispositivo, com recursos de segurança premiados.

O NetDocuments oferece recursos para aplicar suas políticas de gerenciamento de registros aos documentos em nosso sistema, incluindo políticas de retenção flexíveis, recursos de retenção legal, exclusão segura e um modelo de metadados extremamente flexível que pode ser mapeado para um plano de arquivo ou cronograma de retenção.

Acreditamos que o você deve sempre ter acesso ao melhor que a tecnologia tem a oferecer, e é por isso que a NetDocuments se integra a vários dos principais fornecedores de gerenciamento de registros eletrônicos. Isso garante que seus processos permaneçam otimizados e seguros sem sacrificar os recursos ou a experiência. E, embora o NetDocuments não seja um sistema de gerenciamento de registros, apoiamos as práticas recomendadas de gerenciamento de documentos e registros, permitindo que os usuários definam políticas de retenção e arquivamento de documentos na plataforma. Isso permite que o você exclua e remova arquivos permanentemente com base nos critérios que escolher.

Ao combinar seu sistema de gerenciamento de registros com um DMS poderoso, seguro e flexível como o NetDocuments, o você pode garantir que sua equipe tenha as melhores ferramentas para fazer o melhor trabalho possível.

Saiba mais sobre como o NetDocuments pode apoiar suas estratégias de gerenciamento de documentos e registros agendando uma consulta hoje mesmo.