Dokument- och arkivhanteringssystem har många likheter. I denna digitala tidsålder utgör de funktioner och den funktionalitet som krävs för att hantera elektroniska dokument en solid grund för arkivhantering. Detta återspeglades för flera decennier sedan när arkivhanteringsspecialister som hade hanterat arkiv med fysiska dokument började tala om EDRM – Electronic Document & Records Management (elektronisk dokument- och arkivhantering). Branschen har gått vidare och det finns nyanser i hanteringen av dokument och register, så det är viktigt att förstå hur dessa discipliner skiljer sig åt och var de överlappar varandra.

Vad är dokumenthantering?

Dokumenthantering är en metod för att strukturera ostrukturerade data med hjälp av olika verktyg och strategier. Det är viktigt att komma ihåg att ett dokument är en form av information som generellt sett betraktas som ”ostrukturerad”, till skillnad från de strukturerade raderna och kolumnerna i en databas. Ett DMS är ett viktigt verktyg för att strukturera dessa ostrukturerade data.

I praktiken tillhandahåller ett dokumenthanteringssystem (DMS) verktyg som hjälper dig att skapa, redigera, lagra, hitta, dela och generellt hantera dina dokument, som kan vara ordbehandlingsdokument, presentationer, kalkylblad, bilder, PDF-filer etc.

Men vad åstadkommer denna funktionalitet egentligen? Låt oss titta på några av målen med dokumenthantering för att ta reda på det.

Syftet med dokumenthanteringsprogramvara

På en övergripande nivå är det primära målet med dokumenthantering att organisera din information och göra det möjligt för människor att hitta det de behöver när de behöver det, men det finns flera faktorer som kan påverka din framgång.

En stark dokumenthanteringsstrategi (och ett molnbaserat dokumenthanteringssystem, eller DMS) stöder detta mål genom att bidra till att:

• Upprätthålla versionskontroll
• Förbättra dokumentsökningen
• Digitalisera fysiska dokument
• Undvik förlorade eller felarkiverade dokument
• Skapa en enda källa till sanning
• Håll dokument och mappar organiserade, inklusive elektroniska dokument

För advokatbyråer och juridiska team är säkerhet och efterlevnad naturligtvis också högt prioriterade frågor – särskilt när teamen är spridda. Skadligt beteende och till och med enkla mänskliga misstag kan omintetgöra en dokumenthanteringsstrategi och utsätta din organisation för risker. Därför är det så viktigt att du har en affärsprocess och verktyg på plats för att kontrollera användarnas åtkomst till dokument, inklusive etiska barriärer, så att ditt DMS blir den enda källan till sanning för din organisation.

Hur ett dokumenthanteringssystem (DMS) hjälper till

Som vi redan har diskuterat är en dokumenthanteringsplattform ett verktyg som hjälper organisationer att hantera dokument med hjälp av en uppsättning verktyg för säker lagring, organisering, modifiering och delning av dokument – och det är bara toppen av isberget.

En av de viktigaste fördelarna med ett DMS är att det förenklar och effektiviserar många av de processer som kan undergräva en solid dokumenthanteringsstrategi. Det kan automatisera arbetsflöden och hjälpa dina teammedlemmar att hålla ordning på dokumenten och göra det möjligt för dem att utföra sina uppgifter effektivt, oavsett hur komplexa dina arbetsflöden är.

Förutom produktivitetshöjande verktyg och funktioner är en annan otroligt värdefull aspekt av ett DMS förbättrad dokumentsäkerhet. Eftersom sekretess och efterlevnad är så viktigt för juridiskt arbete kan ingen organisation bortse från dokumentsäkerhet när man väljer ett DMS och utformar en strategi för dokumenthantering.

Vad är dokumenthantering?

Runt om i världen finns det många olika definitioner från myndigheter och organisationer av vad som utgör en ”handling”, men 2001 ratificerade Internationella standardiseringsorganisationen (ISO) en global standard för dokumenthantering, ISO 15489. ISO-standarden säger att:

”Dokumenthantering är det område inom förvaltningen som ansvarar för effektiv och systematisk kontroll av skapande, mottagande, underhåll, användning och bortskaffande av dokument, inklusive processer för att samla in och bevara bevis och information om affärsaktiviteter och transaktioner i form av dokument.”

Men vad är en post, och varför måste vi behandla dem annorlunda?

ISO definierade också vad en handling är: ”information som skapats, mottagits och bevarats som bevis och som en tillgång av en organisation eller person, i syfte att uppfylla lagliga skyldigheter eller i samband med affärstransaktioner”.

Det är alltså inte alla dina dokument som kan klassificeras som register, och inte alla dina register är dokument. Den grundläggande definitionen av ett register som ett objekt som utgör bevis för en affärstransaktion eller fullgörandet av en rättslig skyldighet kan modifieras och kompletteras beroende på de rättsliga jurisdiktioner inom vilka du bedriver verksamhet och eventuella specifika regler som gäller för din bransch.

Syftet med dokumenthantering

I slutändan är syftet med att bevara dessa handlingar att följa lagar och andra regler och skydda din organisation från risker. Om ditt företag eller din organisation skulle bli föremål för en revision kan det till exempel leda till betydande böter eller andra påföljder om handlingarna inte hanteras på rätt sätt. Det bästa försvaret är att ha en strategi för dokumenthantering som inkluderar väl dokumenterade riktlinjer för dokumenthantering.

Utöver god dokumenthantering kan arkivhantering kräva ytterligare åtgärder, såsom att utarbeta tydliga riktlinjer och rutiner för lagring (att bevara dokument under en viss tid) och gallring (slutlig förstöring av dokument). En strategi för arkivhantering kan vara till hjälp genom att tillhandahålla processer för:

• Genomdrivande av obligatoriska lagringstider för lagrade register
• Ställa in åtkomstkontroller för användare och förhindra redigeringar av posten
• Hjälpa till med e-discovery eller tillämpa juridiska spärrar när det behövs
• Förvara en revisionsspår som dokumenterar hur dokumentet hanterades från deklaration till avyttring.
• Skapa en registerförteckning för att hålla reda på vilka register som finns, ibland kallat deklaration och registrering.
• Hantering av fysiska och elektroniska dokument (t.ex. arkivering, radering eller förstöring av inaktiva dokument vid slutet av deras livscykel)
• Tillämpa arkiveringsscheman baserade på dokumentets juridiska, ekonomiska, administrativa eller historiska värde.

Hur hjälper programvara för dokumenthantering?

Programvara för dokumenthantering (RM) gör det möjligt för dig att effektivt registrera, identifiera, lagra och kassera affärsdokument i enlighet med nödvändiga policyer, procedurer och regler.

När ett företag eller en organisation hanterar stora mängder dokument är det ofta bra att ha ett särskilt system som kan stödja dokumenthanteringsaktiviteter – från att säkra begränsade filer till att upprätthålla en dokumentförteckning och hantera begäranden om gallring. Ett specialiserat dokumenthanteringsverktyg är särskilt användbart när du behöver hantera fysiska dokument (faktiska pappersfiler) såväl som elektroniska dokument, särskilt när dessa dokument kan hanteras utanför anläggningen av en specialiserad tjänsteleverantör.

Varför vi behöver olika verktyg

Ett DMS kan tillhandahålla mycket av den funktionalitet som krävs för att implementera din strategi för hantering av elektroniska dokument, oavsett om det rör sig om Word-filer, e-postmeddelanden, presentationer etc.

Ett DMS kan konfigureras och organiseras så att arbetsytor eller mappar återspeglar arkivhanteringsfilplanen. Referenser till filplanen och etiketter för lagringsscheman kan lagras som metadata för varje dokument i DMS. Det kan också tillhandahålla funktioner för lagring och gallring, även om dessa vanligtvis inte är lika sofistikerade eller flexibla som de som finns i ett specialiserat dokumenthanteringssystem. Denna DMS-funktion kan vara särskilt användbar om din dokumenthanteringsstrategi inkluderar ett krav på att ”hantera på plats” – det vill säga att du inte vill kopiera eller flytta (ofta kallat arkivering) dina dokument till ett separat system.

Men när du börjar öka volymen av dokument, komplexiteten i din filplan eller lagringsschema, eller när du behöver hantera fysiska dokument och elektroniska dokument i flera olika system som omfattar både strukturerade data och ostrukturerad information, då behöver du verkligen ett specialiserat RM-system. Ett sådant system kommer att erbjuda ytterligare funktioner utöver dem som DMS erbjuder för att undvika:

• Ofullständiga revisionsspår
• Osäkra dokument och filer
• Ineffektiv sökning och hämtning av filer
• Bristande efterlevnad av lagkrav
• Svårigheter att komma åt och samarbeta kring dokument
• Oavsiktliga ändringar av poster efter slutförandet
• Tidskrävande manuella dokumenthanteringsprocesser
• Dyrt lagringsutrymme när filer sparas längre än deras lagringstid
• Duplicerat innehåll och/eller förvirring kring arbetsdokument kontra register
• … och mycket mer.

Komplexiteten i dina affärsbehov, dina juridiska och regulatoriska krav samt många av de andra faktorer som nämns ovan avgör om ett DMS kan hjälpa dig att förverkliga din strategi för dokumenthantering eller om du behöver ett separat dokumenthanteringssystem.

För att lära dig mer om fördelarna och nackdelarna med olika juridiska mjukvarulösningar, samt hur de överlappar och kompletterar varandra, kolla in vårt Legal Technology Cheat Sheet.

Hur NetDocuments kan hjälpa till

Som den ledande molnbaserade dokumenthanteringslösningen är NetDocuments-plattformen utformad för att hjälpa jurister att maximera produktiviteten med en serie robusta verktyg för informationshantering och informationsstyrning som gör det möjligt att skapa, redigera, lagra, hitta och samarbeta kring dokument – var som helst, på vilken enhet som helst, med prisbelönta säkerhetsfunktioner.

NetDocuments erbjuder funktioner som kan tillämpas på dina dokumenthanteringspolicyer för dokument i vårt system, inklusive flexibla lagringspolicyer, funktioner för juridisk arkivering, säker radering och en extremt flexibel metadatamodell som kan mappas till en filplan eller ett lagringsschema.

Vi anser att du alltid ska ha tillgång till det bästa som tekniken har att erbjuda, och därför integreras NetDocuments med flera ledande leverantörer av elektronisk dokumenthantering. Detta säkerställer att dina processer förblir effektiva och säkra utan att du behöver kompromissa med funktioner eller expertis. NetDocuments är inte ett dokumenthanteringssystem, men vi stöder bästa praxis för dokument- och arkivhantering genom att låta användarna definiera policyer för dokumentlagring och arkivering i plattformen. Detta gör att du kan radera och rensa filer permanent utifrån kriterier som du själv väljer.

Genom att koppla ihop ditt dokumenthanteringssystem med ett kraftfullt, säkert och flexibelt DMS som NetDocuments kan du se till att ditt team har de bästa verktygen för att göra sitt bästa arbete.

Läs mer om hur NetDocuments kan stödja dina strategier för dokumenthantering och arkivhantering genom att boka en konsultation idag.