Los sistemas de gestión de documentos y de registros comparten muchas similitudes. De hecho, en esta era digital, si desea gestionar documentos electrónicos, entonces las características y funcionalidades necesarias para gestionar documentos electrónicos proporcionan una base sólida para la gestión de archivos. Esto quedó reflejado hace décadas, cuando los profesionales de la gestión de archivos que habían gestionado archivos de documentos físicos empezaron a hablar de EDRM (Electronic Document & Records Management). El sector ha avanzado y existen matices en la gestión de documentos y registros, por lo que es importante comprender en qué se diferencian estas disciplinas y dónde se solapan.

¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión de documentos es la práctica de dotar de estructura a los datos no estructurados utilizando diversas herramientas y estrategias. Es importante recordar que un documento es una forma de información que suele considerarse "no estructurada", a diferencia de las filas y columnas estructuradas de una base de datos. Un SGD es una herramienta clave para dotar de estructura a esos datos no estructurados.

En términos prácticos, un sistema de gestión de documentos (SGD) proporciona herramientas para ayudarle a crear, editar, almacenar, encontrar, compartir y, en general, gestionar sus documentos, que pueden ser documentos de tratamiento de textos, presentaciones, hojas de cálculo, imágenes, archivos PDF, etc.

Pero, ¿qué consigue realmente esta funcionalidad? Veamos algunos de los objetivos de la gestión de documentos para averiguarlo.

El propósito del software de gestión de documentos

A alto nivel, el objetivo principal de la gestión de documentos es organizar su información y hacer posible que las personas encuentren lo que necesitan, cuando lo necesitan; pero hay varios factores que pueden influir en su éxito.

Una estrategia sólida de gestión de documentos (y un sistema de gestión de documentos, o DMS) apoya ese objetivo ayudando a:

• Mantener el control de versiones
• Mejorar la búsqueda de documentos
• Digitalizar documentos físicos
• Evite documentos perdidos o mal archivados
• Establecer una única fuente de verdad
• Mantenga organizados los documentos y las carpetas, incluidos los documentos electrónicos

Por supuesto, para los bufetes de abogados y los equipos jurídicos, la seguridad y el cumplimiento de las normas también son prioridades importantes, especialmente cuando los equipos están dispersos. Un comportamiento malintencionado e incluso un simple error humano pueden desbaratar una estrategia de gestión de documentos y exponer a su organización a riesgos. Por eso es tan importante que disponga de un proceso empresarial y de herramientas para controlar el acceso de los usuarios a los documentos, incluidos los muros éticos, para establecer su SGD como la única fuente de verdad de su organización.

Cómo ayuda un sistema de gestión de documentos (SGD)

Como ya hemos comentado, se trata de una plataforma de software de gestión de documentos que ayuda a las organizaciones a gestionar documentos mediante un conjunto de herramientas para almacenar, organizar, modificar y compartir documentos de forma segura, y eso es sólo la punta del iceberg.

Una de las principales ventajas de un SGD es que simplifica y agiliza muchos de los procesos que podrían socavar una estrategia sólida de gestión de documentos. Puede automatizar los flujos de trabajo y ayudar a los miembros de su equipo a mantener la organización de los documentos y les permite llevar a cabo sus tareas con eficacia por muy complejos que sean sus flujos de trabajo.

Además de las herramientas y funciones que mejoran la productividad, otro aspecto increíblemente valioso de un SGD es la mejora de la seguridad de los documentos. Dado que la confidencialidad y el cumplimiento son tan vitales para el trabajo jurídico, ninguna organización puede permitirse pasar por alto la seguridad de los documentos a la hora de elegir un SGD y construir una estrategia de gestión documental.

¿Qué es la gestión de archivos?

En todo el mundo existen muchas definiciones gubernamentales y organizativas diferentes de lo que constituye un "registro", pero en 2001 la Organización Internacional de Normalización (ISO) ratificó una norma mundial para la gestión de registros, la ISO 15489. La norma ISO nos dice que

"La gestión documental es el campo de la gestión responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos de archivo, incluidos los procesos para capturar y mantener pruebas e información sobre las actividades y transacciones empresariales en forma de documentos de archivo"

Pero, ¿qué es un registro y por qué debemos tratarlos de forma diferente?

La ISO también definió lo que es un registro: "información creada, recibida y mantenida como prueba y como activo por una organización o persona, en cumplimiento de obligaciones legales o en la transacción de negocios".

Por lo tanto, no todos sus documentos pueden clasificarse como registros, y no todos sus registros serán documentos. La definición básica de un registro como un elemento que proporciona pruebas de una transacción comercial, o del cumplimiento de una obligación legal puede modificarse y completarse en función de las jurisdicciones legales en las que opere, y de cualquier normativa específica que pertenezca a su sector.

Los objetivos de la gestión de archivos

En última instancia, el propósito de mantener estos registros es cumplir con las leyes y otras normativas y proteger a su organización de los riesgos. Por ejemplo, si su empresa o compañía fuera auditada, podría enfrentarse a importantes multas u otras sanciones si los registros no se gestionan adecuadamente. La mejor defensa es contar con una estrategia de gestión de registros que incluya políticas de gestión de registros bien documentadas.

Más allá de las buenas prácticas de gestión de documentos, la gestión de archivos puede requerir elementos adicionales, como el desarrollo de una política y unos procedimientos claros de conservación (mantener los archivos durante un periodo determinado) y disposición (destrucción final del archivo). Una estrategia de gestión de archivos puede ayudar proporcionando procesos para:

• Aplicación de los periodos de conservación exigidos para los registros almacenados
• Establecer controles de acceso de los usuarios e impedir la edición del registro
• Ayudar con el e-discovery o aplicar retenciones legales cuando sea necesario
• Mantener un registro de auditoría que documente cómo se ha gestionado el expediente desde su declaración hasta su eliminación
• Creación de un inventario de registros para llevar un control de los registros que se conservan, lo que a veces se denomina declaración y registro.
• Gestionar la eliminación de documentos físicos y electrónicos (por ejemplo, archivar, eliminar o destruir los registros inactivos al final de su ciclo de vida)
• Aplicar calendarios de conservación de registros basados en el valor legal, fiscal, administrativo o histórico de un registro

¿Cómo ayuda el software de gestión documental?

El software de gestión de registros (GR) le permite capturar, identificar, almacenar y eliminar eficazmente los registros empresariales de acuerdo con las políticas, los procedimientos y las normativas necesarias.

Cuando una empresa o corporación maneja un gran volumen de registros, a menudo resulta útil contar con un sistema especializado que pueda respaldar las actividades de gestión de registros, desde la protección de los archivos restringidos hasta el mantenimiento de un inventario de registros o la gestión de las solicitudes de disposición. Una herramienta especializada en la gestión de archivos es especialmente útil cuando se necesita gestionar archivos físicos (archivos reales llenos de papel) así como archivos electrónicos, sobre todo cuando estos archivos pueden ser gestionados fuera de las instalaciones por un proveedor de servicios especializado.

Por qué necesitamos herramientas diferentes

Un SGD puede proporcionar gran parte de la funcionalidad necesaria para poner en práctica su estrategia de gestión de documentos electrónicos que se conservan en forma de documentos, ya sean archivos de Word, correos electrónicos, presentaciones, etc.

Un SGD puede configurarse y organizarse de forma que sus espacios de trabajo o carpetas reflejen el plan de archivos de la gestión documental. Las referencias del plan de archivos y las etiquetas del calendario de retención pueden almacenarse como metadatos para cada documento dentro del SGD. También puede proporcionar funcionalidad de retención y disposición, aunque no suele ser tan sofisticada ni tan flexible como la que se encuentra en un sistema de gestión de archivos especializado. Esta funcionalidad del SGD puede ser especialmente útil si su estrategia documental incluye el requisito de "gestionar in situ", es decir, si no desea copiar o trasladar (lo que a menudo se denomina archivar) sus documentos a un sistema independiente.

Sin embargo, cuando empieza a aumentar el volumen de registros, la complejidad de su plan de archivos o calendario de retención, o necesita gestionar registros físicos y registros electrónicos a través de múltiples y diversos sistemas que abarcan tanto datos estructurados, como información no estructurada, entonces realmente necesita un sistema de GR especializado. Un sistema de este tipo proporcionará una funcionalidad adicional por encima y más allá de la proporcionada por el SGD para garantizar que:

• Registros de auditoría incompletos
• Documentos y archivos no protegidos
• Búsqueda y recuperación ineficaces de archivos
• Incumplimiento de los requisitos legales
• Dificultad para acceder a los documentos y colaborar en ellos
• Cambios accidentales realizados en los registros tras su finalización
• Procesos manuales de disposición de documentos que consumen mucho tiempo
• Almacenamiento costoso cuando los archivos se conservan más allá de su periodo de retención
• Contenido duplicado y/o confusión en torno a los documentos de trabajo frente a los expedientes
• ... y mucho más.

La complejidad de las necesidades de su empresa, sus requisitos legales y de cumplimiento normativo y muchos de los demás factores mencionados anteriormente determinarán si un SGD puede ayudarle a hacer realidad su estrategia de gestión de archivos o si necesita un sistema de gestión de archivos independiente.

Para saber más sobre las ventajas y desventajas de las distintas soluciones de software jurídico, además de cómo se solapan y complementan entre sí, consulte nuestra hoja de trucos sobre tecnología jurídica.

Cómo puede ayudar NetDocuments

Como solución líder de gestión de documentos basada en la nube, la plataforma NetDocuments está diseñada para ayudar a los profesionales del derecho a maximizar la productividad con un conjunto de sólidas herramientas de gestión y gobierno de la información que permiten crear, editar, almacenar, localizar y colaborar en documentos, en cualquier lugar y dispositivo, con unas capacidades de seguridad galardonadas.

NetDocuments proporciona funciones para aplicar sus políticas de gestión de archivos a los documentos dentro de nuestro sistema, incluidas políticas de retención flexibles, capacidades de retención legal, eliminación segura y un modelo de metadatos extremadamente flexible que puede asignarse a un plan de archivos o a un programa de retención.

Creemos que siempre debe tener acceso a lo mejor que la tecnología puede ofrecer, por lo que NetDocuments se integra con numerosos proveedores líderes de gestión de expedientes electrónicos. Esto garantiza que sus procesos sigan siendo ágiles y seguros sin renunciar a las funciones ni a la experiencia. Y aunque NetDocuments no es un sistema de gestión de registros, sí apoyamos las mejores prácticas de gestión de documentos y registros al permitir a los usuarios definir políticas de retención y archivo de documentos en la plataforma. Esto le permite eliminar y purgar archivos de forma permanente en función de los criterios que elija.

Si combina su sistema de gestión de expedientes con un DMS potente, seguro y flexible como NetDocuments, podrá asegurarse de que su equipo dispone de las mejores herramientas para realizar su mejor trabajo.

Obtenga más información sobre cómo NetDocuments puede apoyar sus estrategias de gestión de documentos y gestión de registros mediante programando una consulta hoy mismo.