Hvis du jobber i finansnæringen i USA, er du sannsynligvis kjent med Financial Industry Regulatory Authority, eller FINRA.

Hvis ikke, her er en rask oppdatering: FINRA er en ideell organisasjon som bidrar til å opprettholde rettferdige finansmarkeder og «beskytte investorene mot svindel og dårlig praksis». FINRA regulerer spesifikt tre typer firmaer:

• Meglerfirmaer
• Kapitalkjøpsmeglere
• Finansieringsportaler

Selv om de er et uavhengig organ, jobber FINRA under tilsyn av Securities and Exchange Commission (SEC) for å regulere meglerbransjen. Som sådan har de myndighet til å etablere og håndheve forskrifter – og det er en jobb de tar på alvor. Bare i 2020 utstedte FINRA over 800 disiplinærtiltak for uetisk oppførsel og ilagt 57 millioner dollar i bøter mot meglere og firmaer som ikke overholdt regelverket.

For å unngå slike konsekvenser i firmaet ditt, er det viktig å forstå FINRA-kravene og sørge for at organisasjonen din og systemene du er avhengig av er fullt kompatible.

Et av de viktigste systemene er det du bruker til å administrere dokumenter og registre. Men hvordan ser FINRA-samsvar egentlig ut når det gjelder arkivering? Er skylagringen din FINRA-kompatibel? Og hvordan kan du forenkle prosessen slik at det blir en mindre byrde for teamet ditt? Vi vil veilede deg gjennom det du trenger å vite.

Hva er FINRA-samsvar?

FINRAs fulle omfang dekker et bredt spekter av regler og veiledning for verdipapirforetak og meglere. Det burde derfor ikke komme som noen overraskelse at FINRA og SEC har svært strenge krav til lagring av elektroniske bøker og dokumentinformasjon.

Og tro oss når vi sier at du bør følge disse kravene – ellers må du betale konsekvensene. Ta det fra et finansfirma som fikk en bot på 6,5 millioner dollar for manglende journalføring:

«[Blant annet] unnlot firmaet å oppbevare elektroniske registre i det nødvendige formatet, bevare visse elektroniske registre og varsle FINRA før de tok i bruk elektroniske lagringsmedier. Firmaets unnlatelse påvirket minst 87 millioner registre og førte til permanent sletting av over 1,5 millioner kundekommunikasjoner.»

Husk også at FINRA-kompatibel dokumenthåndtering ikke bare er samsvar for samsvars skyld. Arkivering er også måten firmaet ditt gir bevis til SEC og andre reguleringsorganer på at du overholder nesten alle andre regler .

Det sier seg selv at viktigheten av godt vedlikeholdte registre ikke kan undervurderes.

FINRA Regler for arkivering

Så hva er egentlig FINRAs regler for dokumenter og registre? Kravene finnes i paragraf 17(a)(1) i Securities Exchange Act av 1934 («Exchange Act» eller «SEA»).

Regel 17a-3 handler om «hva». Den beskriver de spesifikke typene registre som meglere må føre, for eksempel:

• Aktiva- og gjeldsregister
• Kundekontoreskontroer
• Inntektsbøker
• Bestill billetter
• Verdipapirregistre
• Handelsblottinger
• Bekreftelser på handel
• Saldobalanser
• Diverse ansettelsesrelaterte dokumenter

Regel 17a-4 fokuserer på «hvordan» man skal føre journaler. For å overholde regelverket må firmaets elektroniske dokumentlagring (og eventuelle dokumenthåndteringsplattformer du bruker) oppfylle visse krav, inkludert:

• Oppbevaring og gjenfinning: Registre må oppbevares i minst seks år, med mindre annet er angitt. De bør være lett tilgjengelige i minst de to første årene av denne perioden.
• Uforanderlighet av registrering: Når elektroniske registreringer er opprettet, kan de ikke endres, endres eller slettes.
• Uavhengig tilgang: Det må finnes en måte for en uavhengig tredjepart å få tilgang til og laste ned data på forespørsel.
• Sikkerhetskopiering av data: Firmaet og/eller systemet må lagre en duplikatkopi av dataene på et fysisk separat sted i hele den nødvendige oppbevaringsperioden for dokumentet.

Det er selvfølgelig opp til organisasjonen din å gjennomgå de nøyaktige detaljene i FINRA-kravene for å sikre at dere er fullt kompatible.

NetDocuments bidrar til å forenkle samsvarende journalføring

Det er ingen tvil om at elektronisk lagring av dokumenter kan spare firmaet ditt mye tid – for ikke å nevne plass – sammenlignet med å opprettholde et fysisk papirspor. Men å gå digitalt med firmaets dokumenter kan også være en utfordring, spesielt hvis du står fast i å prøve å finne ut av samsvar på egenhånd.

Noen firmaer velger å dele ansvaret mellom flere leverandører. De kan for eksempel velge én løsning for å lagre dokumenter for daglig bruk, og deretter bruke en egen tjeneste for arkivering og tredjepartstilgang.

Men la oss være ærlige: Å prøve å holde styr på flere leverandører og verktøy gjør samsvar til mye arbeid ... og jo vanskeligere det er for firmaet ditt å overholde regelverket, desto større er risikoen for å få problemer med FINRA.

NetDocuments, derimot, gjør det enkelt å sikre at dokumentene dine er i samsvar med regelverket – og til og med sette noen av samsvarsoppgavene dine på autopilot.

Vårt skybaserte dokumenthåndteringssystem (DMS) oppfyller alle de tekniske kravene fra SEC. En rekke av våre nåværende kunder bruker NetDocuments for å hjelpe dem med å overholde FINRA og andre forskrifter. Her er noen av måtene vi hjelper:

• Innenfor plattformen kan brukere opprette et WORM-arkiv (Write Once Read Many) som forhindrer endringer og sletting når en post er lagt til i arkivet.
• Du kan definere dokumentenes livssyklus for å oppfylle den nødvendige oppbevaringsperioden, slik at dokumenter slettes når de ikke lenger er nødvendige. (Du kan alltid forlenge oppbevaringsperioden om nødvendig, men aldri forkorte den.)
• Du kan gi NetDocuments uavhengig tilgang til dine arkiver. Med andre ord gir du oss tillatelse til å «knuse glasset» hvis vi mottar ordren fra en administrativ myndighet.

Til syvende og sist tilbyr NetDocuments en av de mest praktiske måtene for finansielle tjenesteorganisasjoner å lagre data og poster i samsvar med regelverket.

Og selvfølgelig får du også alle fordelene med produktivitetsøkning, samarbeidsfremmende og sikkerhetsstyrkende løsninger fra den ledende skybaserte plattformen for dokument- og e-posthåndtering.

For å lære mer om hvordan NetDocuments kan hjelpe bedriften din med å overholde regelverket uten at det går på bekostning av produktiviteten, be om en demonstrasjon i dag!