Als u werkzaam bent in de financiële dienstverlening in de Verenigde Staten, bent u waarschijnlijk bekend met de Financial Industry Regulatory Authority, of FINRA.

Zo niet, dan volgt hier een korte samenvatting: FINRA is een non-profitorganisatie die zich inzet voor het handhaven van eerlijke financiële markten en het "beschermen van beleggers tegen fraude en wanpraktijken". FINRA houdt specifiek toezicht op drie soorten bedrijven:

• Makelaars-handelaren
• Makelaars in kapitaalverwerving
• Financieringsportalen

Hoewel FINRA een onafhankelijke instantie is, werkt zij onder toezicht van de Securities and Exchange Commission (SEC) om de broker-dealerindustrie te reguleren. Als zodanig heeft zij de bevoegdheid om regelgeving vast te stellen en te handhaven — en dat is een taak die zij serieus neemt. Alleen al in 2020 heeft FINRA meer dan 800 disciplinaire maatregelen genomen wegens onethisch gedrag en 57 miljoen dollar aan boetes opgelegd aan brokers en bedrijven die zich niet aan de regels hielden.

Om dergelijke gevolgen voor uw bedrijf te voorkomen, is het belangrijk om de FINRA-vereisten te begrijpen en ervoor te zorgen dat uw organisatie en de systemen waarop u vertrouwt volledig aan deze vereisten voldoen.

Een van de meest cruciale systemen is het systeem dat u gebruikt om documenten en dossiers te beheren. Maar hoe ziet FINRA-compliance er eigenlijk uit als het gaat om dossierbeheer? Voldoet uw cloudopslag aan de FINRA-normen? En hoe kunt u het proces vereenvoudigen, zodat het minder belastend is voor uw team? We leggen u uit wat u moet weten.

Wat is FINRA-compliance?

Het volledige toepassingsgebied van FINRA omvat een breed scala aan regels en richtlijnen voor effectenbedrijven en makelaars. Het is dan ook geen verrassing dat FINRA en de SEC zeer strenge eisen stellen aan de opslag van elektronische boeken en gegevens.

En geloof ons als we zeggen dat u aandacht moet besteden aan die vereisten, anders zult u daarvoor de gevolgen dragen. Neem dat maar aan van een financiële instelling die een boete van 6,5 miljoen dollar kreeg voor het niet naleven van de vereisten voor het bijhouden van gegevens:

"[Onder andere] heeft het bedrijf nagelaten elektronische gegevens in het vereiste formaat te bewaren, bepaalde elektronische gegevens te bewaren en FINRA op de hoogte te stellen voordat het elektronische opslagmedia ging gebruiken. Het verzuim van het bedrijf had gevolgen voor ten minste 87 miljoen gegevens en leidde tot het definitief verwijderen van meer dan 1,5 miljoen klantcommunicaties."

Houd ook in gedachten dat FINRA-conform documentbeheer niet alleen omwille van de naleving is. Door het bijhouden van gegevens kunt u ook aan de SEC en andere regelgevende instanties aantonen dat u aan vrijwel alle andere regels voldoet.

Het belang van goed bijgehouden gegevens kan natuurlijk niet worden onderschat.

FINRA-regels voor het bijhouden van gegevens

Wat zijn nu precies de FINRA-regels voor documenten en gegevens? De vereisten zijn te vinden in sectie 17(a)(1) van de Securities Exchange Act van 1934 ("Exchange Act" of "SEA").

Regel 17a-3 gaat volledig over het 'wat'. Hierin worden de specifieke soorten documenten beschreven die makelaars-handelaren moeten bewaren, zoals:

• Activa- en passiva-grootboeken
• Klantenboekhoudingen
• Inkomstenadministratie
• Tickets bestellen
• Effectenregisters
• Handelsregisters
• Handelsbevestigingen
• Proefbalansen
• Diverse documenten met betrekking tot werkgelegenheid

Regel 17a-4 richt zich op het 'hoe' van het bijhouden van gegevens. Om aan de regels te blijven voldoen, moet de elektronische documentopslag van uw bedrijf (en alle documentbeheerplatforms die u gebruikt) aan bepaalde eisen voldoen, waaronder:

• Bewaring en terugvindbaarheid: Documenten moeten minimaal zes jaar worden bewaard, tenzij anders vermeld. Ze moeten gedurende ten minste de eerste twee jaar van die periode gemakkelijk toegankelijk zijn.
• Onveranderlijkheid van gegevens: Eenmaal aangemaakt, kunnen elektronische gegevens niet worden gewijzigd, aangepast of verwijderd.
• Onafhankelijke toegang: Er moet een manier zijn waarop een onafhankelijke derde partij op verzoek toegang kan krijgen tot gegevens en deze kan downloaden.
• Gegevensback-ups: Het bedrijf en/of systeem moet een duplicaat van de gegevens opslaan op een fysiek gescheiden locatie gedurende de volledige vereiste bewaartermijn van het document.

Het is natuurlijk aan uw organisatie om de exacte details van de FINRA-vereisten te bekijken om ervoor te zorgen dat u volledig aan de regels voldoet.

NetDocuments helpt bij het vereenvoudigen van conforme archivering

Het lijdt geen twijfel dat het elektronisch opslaan van documenten uw bedrijf veel tijd kan besparen – om nog maar te zwijgen van ruimte – in vergelijking met het bijhouden van een fysiek papieren archief. Maar het digitaliseren van de documenten van uw bedrijf kan ook een uitdaging zijn, vooral als u vastloopt bij het zelf uitzoeken van de naleving van de regelgeving.

Sommige bedrijven kiezen ervoor om de verantwoordelijkheden over meerdere aanbieders te verdelen. Ze kunnen bijvoorbeeld één oplossing kiezen voor het opslaan van documenten voor dagelijks gebruik en vervolgens een aparte dienst gebruiken voor archivering en toegang door derden.

Maar laten we eerlijk zijn: het bijhouden van meerdere leveranciers en tools maakt compliance een hele klus... en hoe moeilijker het voor uw bedrijf is om compliant te blijven, hoe groter het risico dat u in de problemen komt met FINRA.

NetDocuments daarentegen maakt het eenvoudig om ervoor te zorgen dat uw documenten aan de voorschriften voldoen — en zelfs om sommige van uw nalevingstaken op automatische piloot te zetten.

Ons cloudplatform voor documentbeheer (DMS) voldoet aan alle technische vereisten van de SEC. Een aantal van onze huidige klanten gebruikt NetDocuments om volledig te blijven voldoen aan FINRA- en andere regelgeving. Hier volgen enkele voorbeelden van hoe wij daarbij helpen:

• Binnen het platform kunnen gebruikers een WORM-repository (Write Once Read Many) aanmaken die wijzigingen en verwijderingen verhindert zodra een record aan de repository is toegevoegd.
• U kunt de levenscyclus van uw documenten definiëren om te voldoen aan de vereiste bewaartermijn, zodat documenten worden verwijderd wanneer ze niet langer nodig zijn. (U kunt uw bewaartermijn indien nodig altijd verlengen, maar nooit verkorten.)
• U kunt NetDocuments onafhankelijke toegang tot uw documenten geven. Met andere woorden, u geeft ons toestemming om 'het glas te breken' als we een bevel van een administratieve autoriteit ontvangen.

Uiteindelijk biedt NetDocuments een van de handigste manieren voor financiële dienstverleners om gegevens en documenten op een conforme manier op te slaan.

En natuurlijk profiteert u ook van alle voordelen op het gebied van productiviteit, samenwerking en beveiliging van het toonaangevende cloudgebaseerde platform voor document- en e-mailbeheer.

Wilt u meer weten over hoe NetDocuments uw bedrijf kan helpen om aan de regelgeving te voldoen zonder dat dit ten koste gaat van de productiviteit? Vraag dan vandaag nog een demo aan!