Si vous travaillez dans le secteur des services financiers aux États-Unis, vous connaissez probablement la Financial Industry Regulatory Authority, ou FINRA.

Si ce n'est pas le cas, voici un petit rappel : la FINRA est une organisation à but non lucratif qui contribue à maintenir l'équité des marchés financiers et à « protéger les investisseurs contre la fraude et les mauvaises pratiques ». La FINRA réglemente spécifiquement trois types d'entreprises :

• Sociétés de courtage
• Courtiers en acquisition de capital
• Portails de financement

Bien qu'il s'agisse d'un organisme indépendant, la FINRA travaille sous la supervision de la Securities and Exchange Commission (SEC) pour réglementer le secteur des courtiers-négociants. À ce titre, elle a le pouvoir d'établir et d'appliquer des réglementations, une tâche qu'elle prend très au sérieux. Rien qu'en 2020, la FINRA a pris plus de 800 mesures disciplinaires pour comportement contraire à l'éthique et a infligé 57 millions de dollars d'amendes à des courtiers et des sociétés non conformes.

Pour éviter de telles conséquences au sein de votre entreprise, il est important de comprendre les exigences de la FINRA et de vous assurer que votre organisation et les systèmes sur lesquels vous vous appuyez sont entièrement conformes.

L'un des systèmes les plus critiques est celui que vous utilisez pour gérer les documents et les archives. Mais à quoi ressemble réellement la conformité FINRA en matière de conservation des archives ? Votre stockage cloud est-il conforme à la FINRA ? Et comment pouvez-vous simplifier le processus afin qu'il soit moins contraignant pour votre équipe ? Nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir.

Qu'est-ce que la conformité FINRA ?

Le champ d'application complet de la FINRA couvre un large éventail de règles et de directives destinées aux sociétés de courtage et aux courtiers en valeurs mobilières. Il n'est donc pas surprenant que la FINRA et la SEC imposent des exigences très strictes en matière de stockage des livres et registres électroniques.

Et croyez-nous quand nous vous disons que vous avez tout intérêt à respecter ces exigences, sous peine d'en subir les conséquences. Prenez l'exemple d'une société financière qui s'est vu infliger une amende de 6,5 millions de dollars pour non-conformité de sa tenue de registres :

« [Entre autres choses], la société n'a pas conservé les enregistrements électroniques dans le format requis, n'a pas préservé certains enregistrements électroniques et n'a pas informé la FINRA avant d'utiliser des supports de stockage électroniques. La défaillance de la société a affecté au moins 87 millions d'enregistrements et a entraîné la suppression définitive de plus de 1,5 million de communications avec les clients. »

Gardez également à l'esprit que la gestion des documents conforme à la FINRA n'est pas seulement une question de conformité pour la conformité. La conservation des documents permet également à votre entreprise de prouver à la SEC et à d'autres organismes de réglementation que vous respectez presque toutes les autres règles.

Il va sans dire que l'importance d'une bonne tenue des registres ne peut être sous-estimée.

Règles de conservation des documents de la FINRA

Quelles sont donc exactement les règles de la FINRA en matière de documents et d'archives ? Les exigences figurent à la section 17(a)(1) du Securities Exchange Act de 1934 (« Exchange Act » ou « SEA »).

La règle 17a-3 traite exclusivement du « quoi ». Elle détaille les types spécifiques de registres que les courtiers-négociants doivent tenir, tels que :

• Grands livres des actifs et des passifs
• Grands livres des comptes clients
• Registres des revenus
• Commander des billets
• Registres des titres
• Registres commerciaux
• Confirmations de transaction
• Balances de vérification
• Divers documents liés à l'emploi

La règle 17a-4 porte sur les modalités de conservation des documents. Pour rester en conformité, le système de stockage électronique des documents de votre entreprise (et toutes les plateformes de gestion documentaire que vous utilisez) doit répondre à certaines exigences, notamment :

• Conservation et accessibilité : les documents doivent être conservés pendant au moins six ans, sauf indication contraire. Ils doivent être facilement accessibles pendant au moins les deux premières années de cette période.
• Immuabilité des enregistrements : une fois créés, les enregistrements électroniques ne peuvent être ni modifiés, ni changés, ni supprimés.
• Accès indépendant : Il doit exister un moyen permettant à un tiers indépendant d'accéder aux données et de les télécharger sur demande.
• Sauvegardes des données : L'entreprise et/ou le système doit conserver une copie des données dans un emplacement physiquement distinct pendant toute la durée de conservation requise du document.

Bien sûr, il appartient à votre organisation d'examiner les détails exacts des exigences de la FINRA afin de vous assurer que vous êtes en totale conformité.

NetDocuments aide à simplifier la conservation conforme des documents

Il ne fait aucun doute que le stockage électronique des documents peut faire gagner beaucoup de temps à votre entreprise, sans parler de l'espace, par rapport à la conservation physique des documents papier. Mais la numérisation des documents de votre entreprise peut également représenter un défi, surtout si vous vous retrouvez bloqué en essayant de comprendre seul les règles de conformité.

Certaines entreprises choisissent de répartir les responsabilités entre plusieurs fournisseurs. Elles peuvent par exemple choisir une solution pour stocker les documents utilisés au quotidien, puis recourir à un service distinct pour l'archivage et l'accès par des tiers.

Mais soyons honnêtes : essayer de gérer plusieurs fournisseurs et outils rend la mise en conformité très laborieuse... et plus il est difficile pour votre entreprise de rester conforme, plus vous courez le risque d'avoir des problèmes avec la FINRA.

NetDocuments, quant à lui, vous permet de garantir facilement la conformité de vos dossiers, voire d'automatiser certaines de vos tâches de conformité.

Notre plateforme de gestion documentaire dans le cloud (DMS) répond à toutes les exigences techniques requises par la SEC. Un certain nombre de nos clients actuels utilisent NetDocuments pour les aider à rester en totale conformité avec la FINRA et d'autres réglementations. Voici quelques-unes des façons dont nous pouvons vous aider :

• Au sein de la plateforme, les utilisateurs peuvent créer un référentiel WORM (Write Once Read Many) qui empêche toute modification ou suppression une fois qu'un enregistrement a été ajouté au référentiel.
• Vous pouvez définir le cycle de vie de vos documents afin de respecter la période de conservation requise, de sorte que les documents soient supprimés lorsqu'ils ne sont plus nécessaires. (Vous pouvez toujours prolonger la période de conservation si nécessaire, mais jamais la raccourcir.)
• Vous pouvez donner à NetDocuments un accès indépendant à vos dossiers. En d'autres termes, vous nous autorisez à « briser le verre » si nous recevons l'ordre d'une autorité administrative.

En fin de compte, NetDocuments offre l'un des moyens les plus pratiques pour les organismes de services financiers de stocker leurs données et leurs dossiers en toute conformité.

Et bien sûr, vous bénéficiez également de tous les avantages liés à l'amélioration de la productivité, à la collaboration et au renforcement de la sécurité offerts par la principale plateforme de gestion de documents et d'e-mails basée sur le cloud.

Pour en savoir plus sur la manière dont NetDocuments peut aider votre entreprise à rester conforme sans compromettre sa productivité, demandez une démonstration dès aujourd'hui !