Se o você trabalha no setor de serviços financeiros nos Estados Unidos, é provável que conheça a Financial Industry Regulatory Authority (Autoridade Reguladora do Setor Financeiro), ou FINRA.

Se não, aqui está uma rápida atualização: A FINRA é uma organização sem fins lucrativos que ajuda a manter mercados financeiros justos e a "proteger o público investidor contra fraudes e más práticas". A FINRA regulamenta especificamente três tipos de empresas:

• Empresas de corretagem
• Corretores de aquisição de capital
• Portais de financiamento

Embora seja um órgão independente, a FINRA trabalha sob a supervisão da Securities and Exchange Commission (SEC) para regulamentar o setor de corretoras. Como tal, ela tem autoridade para estabelecer e aplicar regulamentos - e é um trabalho que leva a sério. Somente em 2020, a FINRA emitiu mais de 800 ações disciplinares por comportamento antiético e aplicou US$ 57 milhões em multas contra corretores e empresas que não estavam em conformidade.

Para evitar essas consequências em sua empresa, é importante entender os requisitos da FINRA e certificar-se de que sua organização e os sistemas dos quais depende estejam totalmente em conformidade.

Um dos sistemas mais importantes é o que o você usa para gerenciar documentos e registros. Mas como é a conformidade com a FINRA no que se refere à manutenção de registros? Seu armazenamento em nuvem está em conformidade com a FINRA? E como o você pode simplificar o processo para que seja menos trabalhoso para a sua equipe? Nós o orientaremos sobre o que o você precisa saber.

O que é conformidade com a FINRA?

O escopo completo da FINRA abrange uma ampla gama de regras e orientações para empresas e corretores de valores mobiliários. Portanto, não é de se surpreender que a FINRA e a SEC tenham requisitos muito rigorosos para o armazenamento de informações de livros e registros eletrônicos.

E acredite em nós quando dizemos que o você deve prestar atenção a esses requisitos, caso contrário, arcará com as consequências. Veja o exemplo de uma empresa financeira que recebeu uma multa de US$ 6,5 milhões por não manter registros em conformidade:

"Entre outras coisas, a empresa não reteve registros eletrônicos no formato exigido, não preservou determinados registros eletrônicos e não notificou a FINRA antes de usar mídia de armazenamento eletrônico. A falha da empresa afetou pelo menos 87 milhões de registros e levou à exclusão permanente de mais de 1,5 milhão de comunicações de clientes."

Lembre-se, também, de que o gerenciamento de documentos em conformidade com a FINRA não é apenas conformidade pela conformidade. A manutenção de registros também é a forma pela qual sua empresa fornece prova à SEC e a outros órgãos reguladores de que o você está em conformidade com quase todas as outras regras.

Não é preciso dizer que a importância de registros bem mantidos não pode ser subestimada.

Regras de manutenção de registros da FINRA

Então, quais são exatamente as regras da FINRA para documentos e registros? Os requisitos encontram-se na Seção 17(a)(1) do Securities Exchange Act de 1934 ("Exchange Act" ou "SEA").

A Regra 17a-3 trata do "o quê". Ela detalha os tipos específicos de registros que as corretoras devem manter, tais como:

• Livros contábeis de ativos e passivos
• Registros de contas de clientes
• Livros de registro de rendimentos
• Encomendar ingressos
• Registros de títulos
• Blotters comerciais
• Confirmações de negociação
• Saldos de balancetes
• Diversos documentos relacionados ao emprego

A Regra 17a-4 concentra-se no "como" manter os registros. Para manter a conformidade, o armazenamento de documentos eletrônicos da sua empresa (e quaisquer plataformas de gerenciamento de documentos que o você utilize) deve atender a determinados requisitos, incluindo:

• Retenção e possibilidade de recuperação: Os registros devem ser mantidos por um período mínimo de seis anos, salvo indicação em contrário. Eles devem ser facilmente acessíveis pelo menos durante os dois primeiros anos desse período.
• Imutabilidade dos registros: Uma vez criados, os registros eletrônicos não podem ser alterados, modificados ou excluídos.
• Acesso independente: Deve haver uma maneira de um terceiro independente acessar e fazer download dos dados, se solicitado.
• Backups de dados: A empresa e/ou o sistema deve armazenar uma cópia duplicada dos dados em um local fisicamente separado durante todo o período de retenção exigido do documento.

É claro que cabe à sua organização analisar os detalhes exatos dos requisitos da FINRA para garantir a conformidade total.

NetDocuments ajuda a simplificar a manutenção de registros em conformidade

Não há dúvida de que armazenar registros eletronicamente pode economizar muito tempo - sem falar no espaço - em comparação com a manutenção de uma trilha física de papel. No entanto, a digitalização dos registros da sua empresa também pode ser um desafio, especialmente se o você ficar preso ao tentar descobrir a conformidade por conta própria.

Algumas empresas optam por dividir as responsabilidades entre vários provedores. Por exemplo, elas podem escolher uma solução para armazenar documentos para uso diário e, em seguida, usar um serviço separado para arquivamento e acesso de terceiros.

Mas sejamos honestos: tentar manter vários fornecedores e ferramentas em ordem faz com que a conformidade dê muito trabalho... e quanto mais difícil for para sua empresa manter a conformidade, maior o risco de ter problemas com a FINRA.

A NetDocuments, por outro lado, facilita a garantia de que seus registros estejam em conformidade - e até mesmo coloca algumas de suas tarefas de conformidade no piloto automático.

Nossa plataforma de sistema de gerenciamento de documentos (DMS) em nuvem atende a todos os requisitos técnicos exigidos pela SEC. Vários de nossos clientes atuais usam o NetDocuments para ajudá-los a manter a conformidade total com a FINRA e outras regulamentações. Aqui estão algumas das maneiras pelas quais ajudamos:

• Na plataforma, os usuários podem criar um repositório WORM (Write Once Read Many) que impede alterações e exclusões depois que um registro é adicionado ao repositório.
• O você pode definir o ciclo de vida dos documentos para atender ao período de retenção exigido, de modo que os documentos sejam excluídos quando não forem mais necessários. (O você sempre pode aumentar o período de retenção, se necessário, mas nunca reduzi-lo).
• O você pode conceder à NetDocuments acesso independente aos seus registros. Em outras palavras, o você nos dá permissão para "quebrar o vidro" se recebermos a ordem de uma autoridade administrativa.

Por fim, o NetDocuments oferece uma das maneiras mais convenientes para que as organizações de serviços financeiros armazenem dados e registros em conformidade.

E, é claro, o você também obtém todos os benefícios de aumento de produtividade, colaboração e segurança da principal plataforma de gerenciamento de documentos e e-mails baseada na nuvem.

Para saber mais sobre como o NetDocuments pode ajudar sua empresa a manter a conformidade sem comprometer a produtividade, solicite uma demonstração hoje mesmo!