Si trabaja en el sector de los servicios financieros en Estados Unidos, lo más probable es que esté familiarizado con la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera, o FINRA.

Si no es así, aquí tiene un rápido repaso: FINRA es una organización sin ánimo de lucro que ayuda a mantener unos mercados financieros justos y a "proteger al público inversor contra el fraude y las malas prácticas". FINRA regula específicamente tres tipos de empresas:

• Empresas de corretaje
• Corredores de adquisición de capital
• Portales de financiación

Aunque es un organismo independiente, la FINRA trabaja bajo la supervisión de la Comisión del Mercado de Valores (SEC) para regular el sector de los corredores-agentes. Como tal, tiene autoridad para establecer y hacer cumplir la normativa, y es un trabajo que se toma muy en serio. Sólo en 2020, la FINRA dictó más de 800 medidas disciplinarias por comportamiento poco ético e impuso 57 millones de dólares en multas a corredores y empresas que no cumplían las normas.

Para evitar estas consecuencias en su empresa, es importante comprender los requisitos de la FINRA y asegurarse de que su organización y los sistemas en los que se basa cumplen plenamente la normativa.

Uno de los sistemas más críticos es el que utiliza para gestionar documentos y registros. Pero, ¿cómo es realmente el cumplimiento de la FINRA en lo que respecta al mantenimiento de registros? ¿Cumple la FINRA su almacenamiento en la nube? ¿Y cómo puede simplificar el proceso para que sea una carga menor para su equipo? Le guiaremos a través de lo que necesita saber.

¿Qué es el cumplimiento FINRA?

El ámbito completo de la FINRA abarca una amplia gama de normas y orientaciones para las empresas de valores y los corredores de bolsa. Por lo tanto, no debería sorprendernos que la FINRA y la SEC tengan requisitos muy estrictos para almacenar la información de los libros y registros electrónicos.

Y créanos cuando le decimos que debe prestar atención a esos requisitos, o pagará las consecuencias. Hágale caso a una empresa financiera que recibió una multa de 6,5 millones de dólares por no cumplir con el mantenimiento de registros:

"[Entre otras cosas,] la empresa no conservó los registros electrónicos en el formato requerido, no preservó ciertos registros electrónicos y no notificó a FINRA antes de emplear medios de almacenamiento electrónico. El fallo de la firma afectó al menos a 87 millones de registros y provocó el borrado permanente de más de 1,5 millones de comunicaciones de clientes."

Tenga en cuenta también que la gestión de documentos conforme a la FINRA no es sólo el cumplimiento por el cumplimiento. El mantenimiento de registros es también la forma en que su empresa proporciona pruebas a la SEC y a otros organismos reguladores de que cumple con casi todas las demás normas.

Ni que decir tiene que no se puede subestimar la importancia de unos registros bien mantenidos.

Normas FINRA de mantenimiento de registros

Entonces, ¿cuáles son exactamente las normas de la FINRA en materia de documentos y registros? Los requisitos se encuentran en la Sección 17(a)(1) de la Ley de Intercambio de Valores de 1934 ("Exchange Act" o "SEA").

La Regla 17a-3 trata del "qué". Detalla los tipos específicos de registros que los corredores-agentes deben mantener, tales como:

• Libros de activo y pasivo
• Libros de cuentas de clientes
• Libros de ingresos
• Pedir entradas
• Registros de valores
• Papel secante
• Confirmaciones de operaciones
• Balances de comprobación
• Diversos documentos relacionados con el empleo

La Norma 17a-4 se centra en el "cómo" mantener los registros. Para mantener el cumplimiento, el almacenamiento electrónico de documentos de su empresa (y cualquier plataforma de gestión de documentos que utilice) debe cumplir ciertos requisitos, entre ellos:

• Conservación y recuperabilidad: Los registros deben conservarse durante un mínimo de seis años, a menos que se indique lo contrario. Deben ser fácilmente accesibles durante al menos los dos primeros años de ese periodo.
• Inmutabilidad de los registros: Una vez creados, los registros electrónicos no pueden alterarse, cambiarse ni borrarse.
• Acceso independiente: Debe existir una forma de que un tercero independiente pueda acceder a los datos y descargarlos si así se solicita.
• Copias de seguridad de los datos: La empresa y/o el sistema deben almacenar una copia duplicada de los datos en un lugar físicamente separado durante todo el periodo de conservación requerido del documento.

Por supuesto, depende de su organización revisar los detalles exactos de los requisitos de la FINRA para asegurarse de que cumple todos los requisitos.

NetDocuments ayuda a simplificar el mantenimiento de registros conforme a la normativa

No hay duda de que almacenar los registros electrónicamente puede ahorrar a su empresa mucho tiempo -por no mencionar espacio- en comparación con el mantenimiento de un rastro físico en papel. Pero digitalizar los registros de su empresa también puede ser un reto, sobre todo si se queda atascado tratando de averiguar el cumplimiento por su cuenta.

Algunas empresas optan por dividir las responsabilidades entre varios proveedores. Por ejemplo, pueden elegir una solución para almacenar los documentos de uso cotidiano y, a continuación, utilizar un servicio independiente para el archivado y el acceso de terceros.

Pero seamos honestos: tratar de mantener en orden a múltiples proveedores y herramientas hace que el cumplimiento sea mucho trabajo... y cuanto más difícil sea para su empresa mantener el cumplimiento, mayor riesgo corre de meterse en problemas con FINRA.

NetDocuments, por otro lado, facilita la tarea de garantizar que sus registros cumplen la normativa, e incluso pone algunas de sus tareas de cumplimiento en piloto automático.

Nuestra plataforma de sistema de gestión de documentos (DMS ) en la nube cumple todos los requisitos técnicos exigidos por la SEC. Varios de nuestros clientes actuales utilizan NetDocuments para ayudarles a cumplir plenamente con la FINRA y otras normativas. Estas son algunas de las formas en las que les ayudamos:

• Dentro de la plataforma, los usuarios pueden crear un repositorio Write Once Read Many (WORM) que impide los cambios y el borrado una vez que se ha añadido un registro al repositorio.
• Puede definir el ciclo de vida de sus documentos para cumplir con el periodo de retención requerido, de forma que los documentos se eliminen cuando ya no sean necesarios. (Siempre puede alargar el periodo de conservación si es necesario, pero nunca acortarlo).
• Puede conceder a NetDocuments un acceso independiente a sus expedientes. En otras palabras, nos da permiso para "romper el cristal" si recibimos la orden de una autoridad administrativa.

En definitiva, NetDocuments ofrece una de las formas más cómodas para que las organizaciones de servicios financieros almacenen datos y registros de forma conforme.

Y, por supuesto, también obtendrá todas las ventajas de aumento de la productividad, mejora de la colaboración y refuerzo de la seguridad de la plataforma líder de gestión de documentos y correo electrónico basada en la nube.

Para obtener más información sobre cómo NetDocuments puede ayudar a su empresa a cumplir la normativa sin comprometer la productividad, solicite una demostración hoy mismo.