Anslut till Microsoft Word, Teams, Copilot och mer
En nästa generations upplevelse med realtidsredigering på skrivbordet, prediktiv e-postarkivering, dokumentåtkomst från Microsoft Teams och mycket mer.
Upptäck hur jurister som du upplever ett bättre sätt att arbeta.
Utforska berättelser om övergången från lokal installation till molnet, integration av teknik, förbättrad samverkan och säkerhet, automatisering av arbetsflöden med AI och mycket mer.
Missa inte denna chans att komma i kontakt med en mångfaldig gemenskap av branschledare, experter, influencers och kollegor för att gemensamt dela kunskap och diskutera framtiden inom dokumenthantering och juridisk teknik.
Om du arbetar inom finanssektorn i USA är det troligt att du känner till Financial Industry Regulatory Authority, eller FINRA.
Om inte, här är en snabb uppfriskning: FINRA är en ideell organisation som bidrar till att upprätthålla rättvisa finansmarknader och "skydda investerare mot bedrägerier och oegentligheter". FINRA reglerar specifikt tre typer av företag:
Mäklare- och handelsföretag
Kapitalförvärvsförmedlare
Finansieringsportaler
Även om FINRA är ett oberoende organ arbetar det under tillsyn av Securities and Exchange Commission (SEC) för att reglera mäklarbranschen. Som sådan har FINRA befogenhet att fastställa och genomdriva regler – och det är en uppgift som man tar på stort allvar. Bara under 2020 utfärdade FINRA över 800 disciplinära åtgärder för oetiskt beteende och utdömde böter på 57 miljoner dollar mot mäklare och företag som inte följde reglerna.
För att undvika sådana konsekvenser i ditt företag är det viktigt att förstå FINRA:s krav och se till att din organisation och de system du förlitar dig på är helt kompatibla.
Ett av de viktigaste systemen är det som du använder för att hantera dokument och register. Men hur ser FINRA-efterlevnaden egentligen ut när det gäller registerföring? Är din molnlagring FINRA-kompatibel? Och hur kan du förenkla processen så att den blir mindre betungande för ditt team? Vi går igenom vad du behöver veta.
Vad är FINRA-efterlevnad?
FINRA:s fullständiga tillämpningsområde omfattar ett brett spektrum av regler och riktlinjer för värdepappersföretag och mäklare. Det är därför inte förvånande att FINRA och SEC har mycket strikta krav på lagring av elektroniska böcker och registerinformation.
Och tro oss när vi säger att du bör uppmärksamma dessa krav – annars får du ta konsekvenserna. Ta lärdom av ett finansbolag som fick böta 6,5 miljoner dollar för bristfällig dokumentation:
”[Bland annat] underlät företaget att bevara elektroniska register i erforderligt format, bevara vissa elektroniska register och meddela FINRA innan elektroniska lagringsmedier togs i bruk. Företagets underlåtenhet påverkade minst 87 miljoner register och ledde till att över 1,5 miljoner kundkommunikationer raderades permanent.”
Tänk också på att FINRA-kompatibel dokumenthantering inte bara handlar om att följa reglerna för reglernas skull. Dokumenthantering är också ett sätt för ditt företag att visa SEC och andra tillsynsmyndigheter att ni följer nästan alla andra regler.
Det behöver inte sägas att vikten av välskötta register inte kan underskattas.
FINRA:s regler för dokumentation
Så vad exakt är FINRA:s regler för dokument och register? Kraven finns i avsnitt 17(a)(1) i Securities Exchange Act från 1934 (”Exchange Act” eller ”SEA”).
Regel 17a-3 handlar om ”vad”. Den beskriver i detalj vilka typer av register som mäklare och handlare måste föra, till exempel:
Tillgångs- och skuldböcker
Kundkontoregister
Inkomstreskontra
Beställ biljetter
Värdepappersregister
Handelsregister
Handelsbekräftelser
Räkenskapsbalanser
Olika anställningsrelaterade dokument
Regel 17a-4 fokuserar på ”hur” man ska förvara dokument. För att uppfylla kraven måste ditt företags elektroniska dokumentlagring (och alla dokumenthanteringsplattformar som du använder) uppfylla vissa krav, bland annat:
Bevarande och åtkomlighet: Dokument måste bevaras i minst sex år, om inte annat anges. De ska vara lättillgängliga under minst de första två åren av denna period.
Oföränderlighet: När elektroniska register väl har skapats kan de inte ändras, modifieras eller raderas.
Oberoende åtkomst: Det måste finnas ett sätt för en oberoende tredje part att få åtkomst till och ladda ner data om så begärs.
Databackup: Företaget och/eller systemet måste lagra en kopia av data på en fysiskt separat plats under hela den erforderliga lagringstiden för dokumentet.
Det är naturligtvis upp till din organisation att granska de exakta detaljerna i FINRA:s krav för att säkerställa att ni uppfyller dem fullt ut.
NetDocuments hjälper till att förenkla dokumenthantering i enlighet med gällande regler
Det råder ingen tvekan om att elektronisk arkivering kan spara mycket tid för ditt företag – för att inte tala om utrymme – jämfört med att spara fysiska pappersdokument. Men att digitalisera ditt företags arkiv kan också vara en utmaning, särskilt om du fastnar i försöken att själv reda ut efterlevnaden av reglerna.
Vissa företag väljer att dela upp ansvaret mellan flera leverantörer. De kan till exempel välja en lösning för lagring av dokument för daglig användning och sedan använda en separat tjänst för arkivering och åtkomst för tredje part.
Men låt oss vara ärliga: Att försöka hålla reda på flera leverantörer och verktyg gör efterlevnaden till ett stort arbete... och ju svårare det är för ditt företag att följa reglerna, desto större är risken att du hamnar i trubbel med FINRA.
NetDocuments, å andra sidan, gör det enkelt att säkerställa att dina register är kompatibla – och till och med automatisera vissa av dina kompatibilitetsuppgifter.
Vår molnbaserade dokumenthanteringssystemplattform (DMS) uppfyller alla tekniska krav som ställs av SEC. Flera av våra nuvarande kunder använder NetDocuments för att säkerställa fullständig efterlevnad av FINRA och andra regleringar. Här är några exempel på hur vi kan hjälpa till:
Inom plattformen kan användare skapa ett WORM-arkiv (Write Once Read Many) som förhindrar ändringar och radering när en post har lagts till i arkivet.
Du kan definiera dokumentens livscykel så att den uppfyller den erforderliga lagringstiden, så att dokumenten raderas när de inte längre behövs. (Du kan alltid förlänga lagringstiden om det behövs, men aldrig förkorta den.)
Du kan ge NetDocuments självständig åtkomst till dina register. Med andra ord ger du oss tillstånd att ”bryta glaset” om vi får en order från en administrativ myndighet.
I slutändan erbjuder NetDocuments ett av de mest praktiska sätten för finansiella tjänsteföretag att lagra data och register på ett regelrätt sätt.
Och naturligtvis får du också alla produktivitetshöjande, samarbetsfrämjande och säkerhetsförstärkande fördelar med den ledande molnbaserade plattformen för dokument- och e-posthantering.
