Se trabalha no sector dos serviços financeiros nos Estados Unidos, é provável que esteja familiarizado com a Financial Industry Regulatory Authority, ou FINRA.

Se não, aqui está uma atualização rápida: A FINRA é uma organização sem fins lucrativos que ajuda a manter mercados financeiros justos e a "proteger o público investidor contra fraudes e más práticas". A FINRA regula especificamente três tipos de empresas:

• Empresas de corretagem
• Corretores de aquisição de capital
• Portais de financiamento

Embora seja um organismo independente, a FINRA trabalha sob a supervisão da Securities and Exchange Commission (SEC) para regular o sector dos corretores. Como tal, eles têm autoridade para estabelecer e fazer cumprir os regulamentos - e é um trabalho que levam a sério. Somente em 2020, a FINRA emitiu mais de 800 ações disciplinares por comportamento antiético e cobrou US $ 57 milhões em multas contra corretores e empresas não conformes.

Para evitar tais consequências na sua empresa, é importante compreender os requisitos da FINRA e certificar-se de que a sua organização e os sistemas em que confia estão totalmente em conformidade.

Um dos sistemas mais críticos é o que utiliza para gerir documentos e registos. Mas o que é realmente a conformidade com a FINRA no que diz respeito à manutenção de registos? O seu armazenamento na nuvem está em conformidade com a FINRA? E como pode simplificar o processo para que a sua equipa não tenha de se preocupar tanto com ele? Vamos mostrar-lhe o que precisa de saber.

O que é a conformidade com a FINRA?

O âmbito completo da FINRA abrange uma vasta gama de regras e orientações para empresas e corretores de valores mobiliários. Por isso, não é de surpreender que a FINRA e a SEC tenham requisitos muito rigorosos para o armazenamento de informações de livros e registos electrónicos.

E acredite em nós quando dizemos que deve prestar atenção a esses requisitos - ou pagará as consequências. Veja o exemplo de uma empresa financeira que recebeu uma multa de 6,5 milhões de dólares por não cumprir os requisitos de manutenção de registos:

"Entre outras coisas, a empresa não conservou os registos electrónicos no formato exigido, não preservou determinados registos electrónicos e não notificou a FINRA antes de utilizar meios de armazenamento electrónicos. A falha da empresa afectou pelo menos 87 milhões de registos e levou à eliminação permanente de mais de 1,5 milhões de comunicações de clientes."

Tenha também em mente que a gestão de documentos em conformidade com a FINRA não é apenas conformidade pela conformidade. A manutenção de registos é também a forma como a sua empresa fornece provas à SEC e a outras entidades reguladoras de que está em conformidade com quase todas as outras regras.

Escusado será dizer que a importância de registos bem conservados não pode ser subestimada.

Regras de manutenção de registos da FINRA

Então, quais são exatamente as regras da FINRA para documentos e registos? Os requisitos encontram-se na Secção 17(a)(1) do Securities Exchange Act de 1934 ("Exchange Act" ou "SEA").

A Regra 17a-3 tem tudo a ver com o "quê". Detalha os tipos específicos de registos que os corretores devem manter, tais como:

• Livros de registo de activos e passivos
• Registos de contas de clientes
• Livros de registo de receitas
• Encomendar bilhetes
• Registos de títulos
• Blotters comerciais
• Confirmações de transacções
• Balancetes
• Vários documentos relacionados com o emprego

A Regra 17a-4 centra-se no "como" manter os registos. Para manter a conformidade, o armazenamento eletrónico de documentos da sua empresa (e quaisquer plataformas de gestão de documentos que utilize) deve cumprir determinados requisitos, incluindo:

• Conservação e possibilidade de recuperação: Os registos devem ser conservados durante um período mínimo de seis anos, salvo indicação em contrário. Devem ser facilmente acessíveis durante, pelo menos, os primeiros dois anos desse período.
• Imutabilidade dos registos: Uma vez criados, os registos electrónicos não podem ser alterados, modificados ou eliminados.
• Acesso independente: Deve existir uma forma de um terceiro independente aceder e descarregar dados, se solicitado.
• Cópias de segurança dos dados: A empresa e/ou o sistema devem conservar uma cópia duplicada dos dados num local fisicamente separado durante todo o período de conservação exigido para o documento.

Naturalmente, cabe à sua organização rever os detalhes exactos dos requisitos da FINRA para garantir que está totalmente em conformidade.

A NetDocuments ajuda a simplificar a manutenção de registos em conformidade

Não há dúvida de que armazenar registos eletronicamente pode poupar muito tempo à sua empresa - para não falar de espaço - em comparação com a manutenção de um registo físico em papel. No entanto, a digitalização dos registos da sua empresa também pode ser um desafio, especialmente se ficar bloqueado a tentar descobrir a conformidade por si próprio.

Algumas empresas optam por dividir as responsabilidades entre vários fornecedores. Por exemplo, podem escolher uma solução para armazenar documentos para utilização quotidiana e, em seguida, utilizar um serviço separado para arquivo e acesso de terceiros.

Mas sejamos honestos: tentar manter vários fornecedores e ferramentas em ordem torna a conformidade muito trabalhosa... e quanto mais difícil for para a sua empresa manter a conformidade, maior é o risco de ter problemas com a FINRA.

A NetDocuments, por outro lado, facilita a garantia de que os seus registos estão em conformidade - e até coloca algumas das suas tarefas de conformidade em piloto automático.

A nossa plataforma de sistema de gestão de documentos (DMS) na nuvem cumpre todos os requisitos técnicos exigidos pela SEC. Vários dos nossos clientes actuais utilizam o NetDocuments para os ajudar a manterem-se em total conformidade com a FINRA e outros regulamentos. Eis algumas das formas como o ajudamos:

• Na plataforma, os utilizadores podem criar um repositório Write Once Read Many (WORM) que impede alterações e eliminações quando um registo é adicionado ao repositório.
• Pode definir o ciclo de vida dos seus documentos para cumprir o período de retenção necessário, de modo a que os documentos sejam eliminados quando já não forem necessários. (Pode sempre prolongar o período de retenção, se necessário, mas nunca reduzi-lo).
• Pode dar à NetDocuments acesso independente aos seus registos. Por outras palavras, dá-nos autorização para "partir o vidro" se recebermos a ordem de uma autoridade administrativa.

Em última análise, o NetDocuments oferece uma das formas mais convenientes para as organizações de serviços financeiros armazenarem dados e registos em conformidade.

E, claro, também obtém todas as vantagens de aumento de produtividade, colaboração e segurança da plataforma líder de gestão de documentos e correio eletrónico baseada na nuvem.

Para saber mais sobre como o NetDocuments pode ajudar a sua empresa a manter-se em conformidade sem comprometer a produtividade, solicite uma demonstração hoje mesmo!