22. oktober 2012 – For Hecht Solberg ga begrensningene og kostnadene knyttet til iManage, et serverbasert dokumenthåndteringssystem, ikke lenger økonomisk mening, og produktet oppfylte ikke deres behov for katastrofegjenoppretting og mobilbruk. «Vi måtte se på det utelukkende fra et forretningsperspektiv for å finne ut hva som ville være den beste langsiktige løsningen fremover», uttalte Julie Woods, systemadministrator. «Det nåværende systemet var stykkevis, ved at hvis du ønsket økt søkefunksjonalitet eller andre funksjoner, betydde det at du måtte legge til disse alternativene, inkludert en ekstra server og ekstra konsulentkostnader», sa hun.

Som et enkeltstående kontor i California, anerkjente firmaet den iboende risikoen dersom en katastrofe skulle påvirke bygningen eller maskinvaren deres. «Med iManage var det ikke innebygd forretningskontinuitet eller katastrofegjenoppretting; vi manglet også en mobil løsning og tilgang til innholdet vårt utenfor kontoret», kommenterte Julie. «Så etter å ha undersøkt alternativer, ble det klart at vi ikke ønsket et annet lokalt dokumenthåndteringssystem. Vi var klare til å gå over til skyen, som var den beste måten for oss å nå de kritiske målene om å redusere kostnader, implementere en forretningskontinuitetsplan og få muligheten til å få tilgang til innhold fra hvor som helst og på hvilken som helst enhet.»

Løsning

Firmaet investerte tiden som trengtes for å undersøke NetDocuments' sikkerhetsmodell og sammenligne funksjoner og funksjonalitet med iManage gjennom en fokusert pilotgruppe før de tok beslutningen om å bytte. «Da vi hadde gjort researchen vår og virkelig lært hva NetDocuments gjorde med sikkerhet og redundans, var det ganske tydelig at de overholdt en høy standard for sikkerhet og samsvar. Det fjernet frykten for skyen fullstendig fra ligningen.» Hun fortsatte: «Når du bytter dokumenthåndteringssystem, kan det være veldig urovekkende, spesielt for våre avanserte brukere som jobber med dokumenter mesteparten av dagen. Å bytte system kan potensielt føre til at de mister produktiviteten. Implementeringen av NetDocuments gikk veldig smidig, og brukerne kunne komme raskt i gang med svært lite forstyrrelser.»

Siden overgangen fra iManage til NetDocuments i 2010 har Hecht Solberg eliminert maskinvare- og konsulentkostnader knyttet til et serverbasert system. De har en innebygd plan for forretningskontinuitet, samt mobil tilgang til innholdet sitt fra hvor som helst og når som helst. «Webteknologi har kommet så langt, og jeg tror organisasjoner har nådd et punkt der det bare gir mening å utnytte teknologi som NetDocuments til forretningsdrift. Folk gjør allerede mesteparten av arbeidet sitt på nett – det er retningen bedrifter i alle størrelser vender seg mot for å løse sine tekniske utfordringer», konkluderte Julie.

Planlegg en live demonstrasjon for å se hvordan NetDocuments vil revolusjonere måten du jobber med dokumenter på.

1-866-638-3627 sales@netdocuments.com eller på Twitter @netdocuments

Bytt til strøm. Bytt til enkelhet.