22 de outubro de 2012 - Para a Hecht Solberg, as limitações e os custos associados ao iManage, um sistema de gestão de documentos baseado em servidor, já não faziam sentido em termos financeiros e o produto não estava a satisfazer as suas necessidades de recuperação de desastres e de mobilidade. "Tivemos de analisar puramente do ponto de vista comercial qual seria a melhor solução a longo prazo para o futuro", afirmou Julie Woods, Administradora de Sistemas. "O sistema atual era fragmentado, na medida em que, se se pretendesse aumentar a funcionalidade de pesquisa ou outras caraterísticas, era necessário acrescentar essas opções, incluindo um servidor adicional e custos de consultoria adicionais", afirmou.

Sendo um escritório único na Califórnia, a empresa reconheceu o risco inerente se uma catástrofe afectasse o seu edifício ou hardware. "Com o iManage, não havia continuidade de negócios ou recuperação de desastres incorporados; também não tínhamos uma solução móvel e acesso ao nosso conteúdo fora do escritório", comentou Julie. "Assim, depois de pesquisar opções, tornou-se claro que não queríamos outro sistema de gestão de documentos no local. Estávamos prontos para mudar para a nuvem, que era a melhor forma de atingirmos os objectivos críticos de redução de custos, implementação de um plano de continuidade do negócio e obtenção da capacidade de aceder a conteúdos a partir de qualquer lugar e em qualquer dispositivo."

Solução

A empresa investiu o tempo necessário para pesquisar o modelo de segurança da NetDocuments e comparar as caraterísticas e funcionalidades com o iManage através de um grupo piloto específico antes de tomar a decisão de mudar. "Assim que fizemos a nossa pesquisa e aprendemos realmente o que a NetDocuments estava a fazer em termos de segurança e redundância, ficou bastante claro que eles estavam a cumprir um elevado padrão de segurança e conformidade; isso tirou completamente o medo da nuvem da equação." Ela continuou: "Quando se muda o sistema de gestão de documentos, pode ser muito enervante, especialmente para os nossos utilizadores avançados que trabalham com documentos a maior parte do dia. Mudar o sistema pode potencialmente causar-lhes uma quebra de produtividade. A implementação do NetDocuments foi muito tranquila e os utilizadores puderam começar a trabalhar rapidamente com muito poucas interrupções."

Desde a mudança do iManage para o NetDocuments em 2010, a Hecht Solberg eliminou os custos de hardware e consultoria associados a um sistema baseado em servidor. Dispõem de um plano de continuidade do negócio integrado, bem como de acesso móvel aos seus conteúdos a partir de qualquer lugar e a qualquer momento. "A tecnologia Web evoluiu muito e penso que as organizações estão agora num ponto em que faz sentido aproveitar tecnologias como o NetDocuments para as operações comerciais. As pessoas já estão a fazer a maior parte do seu trabalho online - é a direção que as empresas de todas as dimensões estão a seguir para resolver os seus desafios técnicos", concluiu Julie.

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Mudar para a potência. Mudar para a simplicidade.