22 oktober 2012 – Voor Hecht Solberg waren de beperkingen en kosten van iManage, een servergebaseerd documentbeheersysteem, financieel niet langer verantwoord en voldeed het product niet aan hun behoeften op het gebied van noodherstel en mobiel gebruik. "We moesten puur vanuit zakelijk oogpunt kijken naar wat op de lange termijn de beste oplossing zou zijn", aldus Julie Woods, systeembeheerder. "Het huidige systeem was fragmentarisch, in die zin dat als je meer zoekfunctionaliteit of andere functies wilde, je die opties moest toevoegen, inclusief een extra server en extra advieskosten", zei ze.

Als eenmanszaak in Californië was het bedrijf zich bewust van het inherente risico als hun gebouw of hardware door een ramp zou worden getroffen. "Met iManage was er geen ingebouwde bedrijfscontinuïteit of noodherstel; we hadden ook geen mobiele oplossing en geen toegang tot onze content buiten kantoor", aldus Julie. "Na onderzoek naar de mogelijkheden werd het duidelijk dat we geen ander lokaal documentbeheersysteem wilden. We waren klaar om over te stappen naar de cloud, wat voor ons de beste manier was om de cruciale doelstellingen te bereiken: kostenbesparing, implementatie van een bedrijfscontinuïteitsplan en de mogelijkheid om overal en op elk apparaat toegang te hebben tot content."

Oplossing

Het bedrijf nam de tijd om het beveiligingsmodel van NetDocuments te onderzoeken en de functies en functionaliteit te vergelijken met iManage via een gerichte pilotgroep, voordat het besluit werd genomen om over te stappen. "Toen we ons onderzoek hadden gedaan en echt begrepen wat NetDocuments deed op het gebied van beveiliging en redundantie, was het vrij duidelijk dat ze zich aan hoge normen voor beveiliging en compliance hielden; dat nam alle angst voor de cloud weg." Ze vervolgt: "Als je je documentbeheersysteem verandert, kan dat erg zenuwslopend zijn, vooral voor onze power users die het grootste deel van de dag met documenten werken. Het overschakelen naar een ander systeem zou hun productiviteit kunnen schaden. De implementatie van NetDocuments verliep erg soepel en gebruikers konden snel aan de slag zonder veel onderbrekingen."

Sinds de overstap van iManage naar NetDocuments in 2010 heeft Hecht Solberg de hardware- en advieskosten voor een servergebaseerd systeem kunnen elimineren. Ze hebben een ingebouwd bedrijfscontinuïteitsplan en mobiele toegang tot hun content, altijd en overal. "Webtechnologie heeft een enorme ontwikkeling doorgemaakt en ik denk dat organisaties nu op een punt zijn gekomen waarop het logisch is om technologie zoals NetDocuments in te zetten voor bedrijfsactiviteiten. Mensen doen het grootste deel van hun werk al online – het is de richting die bedrijven van elke omvang inslaan om hun technische uitdagingen op te lossen", concludeerde Julie.

Plan een live demo om te zien hoe NetDocuments een revolutie teweegbrengt in de manier waarop u met documenten werkt.

1-866-638-3627 sales@netdocuments.com of op Twitter @netdocuments

Schakel over naar kracht. Schakel over naar eenvoud.