22 de octubre de 2012 - Para Hecht Solberg, las limitaciones y los costes asociados a iManage, un sistema de gestión documental basado en servidor, ya no tenían sentido desde el punto de vista financiero y el producto no satisfacía sus necesidades de recuperación de desastres y movilidad. "Tuvimos que plantearnos desde una perspectiva puramente empresarial cuál sería la mejor solución a largo plazo de cara al futuro", declaró Julie Woods, administradora de sistemas. "El sistema actual era poco sistemático, en el sentido de que si querías una mayor funcionalidad de búsqueda u otras características, significaba que tenías que añadir esas opciones, incluyendo un servidor adicional y costes adicionales de consultoría", dijo.

Como despacho con una única oficina en California, el bufete reconocía el riesgo inherente si un desastre afectaba a su edificio o a su hardware. "Con iManage, no había continuidad empresarial ni recuperación ante desastres integradas; además, carecíamos de una solución móvil y de acceso a nuestro contenido fuera del despacho", comentó Julie. "Así que después de investigar las opciones, quedó claro que no queríamos otro sistema de gestión de documentos in situ. Estábamos preparados para pasarnos a la nube, que era la mejor forma de alcanzar los objetivos críticos de reducir costes, implantar un plan de continuidad empresarial y obtener la capacidad de acceder al contenido desde cualquier lugar y dispositivo."

Solución

La empresa invirtió el tiempo necesario para investigar el modelo de seguridad de NetDocuments y comparar las características y funcionalidades con iManage a través de un grupo piloto específico antes de tomar la decisión de cambiar. "Una vez que hicimos nuestra investigación y aprendimos realmente lo que NetDocuments estaba haciendo con la seguridad y la redundancia, estaba bastante claro que se atenían a un alto estándar de seguridad y cumplimiento; eliminó por completo el miedo a la nube de la ecuación." Y continuó: "Cuando se cambia de sistema de gestión de documentos, puede ser muy desconcertante, especialmente para nuestros usuarios avanzados que trabajan con documentos la mayor parte del día. Cambiar de sistema podría suponerles un golpe en su productividad. La implantación de NetDocuments fue muy fluida y los usuarios pudieron ponerse en marcha rápidamente sin apenas interrupciones."

Desde el cambio de iManage a NetDocuments en 2010, Hecht Solberg ha eliminado los costes de hardware y consultoría asociados a un sistema basado en servidor. Disponen de un plan de continuidad empresarial integrado, así como de acceso móvil a sus contenidos desde cualquier lugar y en cualquier momento. "La tecnología web ha llegado tan lejos y creo que las organizaciones están ahora en un punto en el que simplemente tiene sentido aprovechar la tecnología como NetDocuments para las operaciones empresariales. La gente ya está haciendo la mayor parte de su trabajo en línea: es la dirección que están tomando las empresas de todos los tamaños para resolver sus retos técnicos", concluyó Julie.

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