22 de octubre de 2012 - Para Hecht Solberg, las limitaciones y los costes asociados a iManage, un sistema de gestión documental basado en servidor, ya no tenían sentido desde el punto de vista financiero y el producto no satisfacía sus necesidades de recuperación de desastres y movilidad. "Tuvimos que analizarlo desde una perspectiva puramente empresarial para ver cuál sería la mejor solución a largo plazo", afirma Julie Woods, administradora de sistemas. "El sistema actual era fragmentario, en el sentido de que si se quería una mayor funcionalidad de búsqueda u otras características, había que añadir esas opciones, incluyendo un servidor adicional y costes adicionales de consultoría", dijo.

Como despacho con una única oficina en California, la empresa reconocía el riesgo inherente en caso de que un desastre afectara a su edificio o a su hardware. "Con iManage, no había continuidad empresarial ni recuperación ante desastres integradas; tampoco teníamos una solución móvil ni acceso a nuestro contenido fuera de la oficina", comentó Julie. "Así que después de investigar opciones, quedó claro que no queríamos otro sistema de gestión de documentos local. Estábamos preparados para pasarnos a la nube, que era la mejor forma de alcanzar los objetivos críticos de reducir costes, implantar un plan de continuidad empresarial y obtener la capacidad de acceder al contenido desde cualquier lugar y dispositivo."

Solución

La empresa invirtió el tiempo necesario para investigar el modelo de seguridad de NetDocuments y comparar las características y funcionalidades con iManage a través de un grupo piloto específico antes de tomar la decisión de cambiar. "Una vez que hicimos nuestra investigación y aprendimos realmente lo que NetDocuments estaba haciendo con la seguridad y la redundancia, estaba bastante claro que se atenían a un alto estándar de seguridad y cumplimiento; eliminó por completo el miedo a la nube de la ecuación." Y añadió: "Cuando se cambia de sistema de gestión de documentos, puede ser muy desconcertante, especialmente para nuestros usuarios avanzados que trabajan con documentos la mayor parte del día. Cambiar de sistema podría suponer una merma de su productividad. La implantación de NetDocuments fue muy sencilla y los usuarios pudieron empezar a trabajar rápidamente sin apenas interrupciones".

Desde el cambio de iManage a NetDocuments en 2010, Hecht Solberg ha eliminado los costes de hardware y consultoría asociados a un sistema basado en servidor. Disponen de un plan de continuidad de negocio integrado, así como de acceso móvil a sus contenidos desde cualquier lugar y en cualquier momento. "La tecnología web ha avanzado mucho y creo que las organizaciones han llegado a un punto en el que tiene sentido aprovechar una tecnología como NetDocuments para las operaciones empresariales. La gente ya hace la mayor parte de su trabajo en línea; es la dirección que están tomando las empresas de todos los tamaños para resolver sus problemas técnicos", concluye Julie.

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