22 de outubro de 2012 - Para a Hecht Solberg, as limitações e os custos associados ao iManage, um sistema de gerenciamento de documentos baseado em servidor, não faziam mais sentido do ponto de vista financeiro e o produto não estava atendendo às suas necessidades de recuperação de desastres e mobilidade. "Tivemos que analisar puramente do ponto de vista comercial qual seria a melhor solução de longo prazo para o futuro", declarou Julie Woods, administradora de sistemas. "O sistema atual era fragmentado, no sentido de que se o você quisesse aumentar a funcionalidade de pesquisa ou outros recursos, teria que adicionar essas opções, incluindo um servidor adicional e custos adicionais de consultoria", disse ela.

Como um escritório único na Califórnia, a empresa reconheceu o risco inerente caso um desastre afetasse seu prédio ou hardware. "Com o iManage, não havia continuidade de negócios ou recuperação de desastres integrados; também não tínhamos uma solução móvel e acesso ao nosso conteúdo fora do escritório", comentou Julie. "Então, depois de pesquisar as opções, ficou claro que não queríamos outro sistema de gerenciamento de documentos no local. Estávamos prontos para migrar para a nuvem, que era a melhor maneira de atingirmos as metas essenciais de redução de custos, implementação de um plano de continuidade de negócios e obtenção da capacidade de acessar o conteúdo de qualquer lugar e em qualquer dispositivo."

Solução

A empresa investiu o tempo necessário para pesquisar o modelo de segurança da NetDocuments e comparar os recursos e a funcionalidade com o iManage por meio de um grupo piloto focado antes de tomar a decisão de mudar. "Assim que fizemos nossa pesquisa e realmente aprendemos o que a NetDocuments estava fazendo em termos de segurança e redundância, ficou bastante claro que eles estavam seguindo um alto padrão de segurança e conformidade; isso tirou completamente o medo da nuvem da equação." Ela continuou: "Quando o você muda seu sistema de gerenciamento de documentos, isso pode ser muito enervante, especialmente para nossos usuários avançados que trabalham com documentos a maior parte do dia. Mudar o sistema pode fazer com que eles sofram uma queda na produtividade. A implementação do NetDocuments foi muito tranquila e os usuários puderam começar a trabalhar rapidamente com pouquíssimas interrupções."

Desde a mudança do iManage para o NetDocuments em 2010, a Hecht Solberg eliminou os custos de hardware e consultoria associados a um sistema baseado em servidor. Eles têm um plano de continuidade de negócios integrado, além de acesso móvel ao conteúdo de qualquer lugar, a qualquer momento. "A tecnologia da Web avançou muito e acho que as organizações chegaram a um ponto em que faz sentido aproveitar a tecnologia como o NetDocuments para as operações comerciais. As pessoas já estão fazendo a maior parte de seu trabalho on-line - é a direção que as empresas de todos os tamanhos estão tomando para resolver seus desafios técnicos", concluiu Julie.

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